信息化在科技檔案管理中的應用研討

霍燕紅

（陜西省延安市延長石油集團管道運輸公司716000）

信息化在科技檔案管理中的應用研討

霍燕紅

（陜西省延安市延長石油集團管道運輸公司716000）

當下經濟、政治體制改革的不斷深化，我國企業管理體制發生了深刻的變化。作為企業、科技事業單位管理基礎的科技檔案管理工作，只有根據企業、科技管理體制的變化，從管理體制上作相應的調整，才能適應企業生產經營、技術進步的需要，推動科技檔案事業自身的發展。在現代化企業中，信息傳輸已經涉及到檔案管理的各個環節，其中科技檔案管理的信息化建設顯得特別重要。如何做好企業科技檔案信息化工作，利用好科技檔案為企業發展服務，成為企業急需解決的問題。本文闡述了檔案事業應與時俱進，并論述了如何加強和完善企業的檔案管理工作，建立健全信息化的檔案管理理念，利用好檔案這種企業經濟和發展的重要戰略資源。

網絡環境；企業檔案；信息化建設

1 采用檔案信息化系統的效果

企業檔案信息化，是指企業在檔案管理活動中全面采用現代信息技術，以網絡作為基本平臺，將檔案管理模式從傳統的以檔案實體保管為重點，轉向對檔案實體資源進行數字化管理和開發，從而實現為企業生產、經營和管理活動提供優質高效的數字化服務的過程。本公司通過幾年的努力和摸索，檔案信息化取得了較好的成果：

（1）建立了檔案管理平臺，統一規范了檔案信息資源管理系統。

（2）建立了集中存儲的電子文件目錄數據庫、電子檔案數據庫，實現了數據提取、辦公自動化管理、檔案管理的無縫對接，提高了電子文件歸檔的及時性、完整性、正確性。

（3）實現了檔案收集、整編、統計、檢索、利用的業務流程自動化、數字化管理。既提高了查找速度，又減輕了檔案人員的工作量。

（4）建立了檔案目錄數據庫，實現了項目的檢索、查詢、利用，提高了圖紙的查準率。

2 科技檔案信息化在實施中遇到的問題

（1）查詢功能需加強。①在同一產品設備中，若圖號不同，不同圖號的圖紙歸檔在同一產品設備中，造成系統不能自動識別，要靠檔案人員自己識別。②在同一產品設備中，若專業建立重復，不能自動識別?？赡軐е峦划a品設備中創建了兩個同樣的專業。圖紙的輸入也會發生錯誤。當設計人員利用檔案信息化平臺查詢圖紙時，會發現不同的產品設備圖紙歸檔在同一產品設備下，或同一產品設備中有兩個相同的專業。降低了圖紙查閱工作效率。

（2）識別功能需改進。①同一套產品設備圖紙中，零部件名稱不統一，不能自動識別。可能造成把別的產品設備圖紙歸檔在這一設備圖紙中。②帶有二級目錄的設備圖紙的排序不能自動生成，必須由檔案人員手動排序。但設備圖紙一般都有上百張，僅靠檔案人員手動排序既浪費時間，也不利于圖紙張數和圖號的核對。

3 加強科技檔案信息化管理工作的主要措施

我公司是一個技術密集型企業，在形成的科技文件材料中涉及的技術標準和規范較多?？萍嘉募牧喜捎玫臉藴适欠裼行?，需要設計利用者的科學判斷，還要做好標準的管理工作。

（1）科技檔案標準化管理。我公司在實施科技文件材料標準化過程中，經歷了一個認識和再認識的階段，主要解決了CAD制圖標準化。統一使用制圖軟件、線型、漢字支持文件和圖樣等。認真貫徹執行（ISO 90001-2000）質量管理體系文件中的有關規定，科技文件材料必須嚴格按程序進行簽署，以便明確責任。每個階段的設計文件需要設計人、校核人、復核人、專業負責人、項目負責人、總工程師審核簽署，做到責任到人，規范了設計文件的審核程序。

（2）科技檔案數字化管理。①做好已歸檔紙質科技檔案的數字化工作；②做好數字科技檔案的管理工作。結合實際，選用了掃描成像方式。掃描成像具有速度快、真實度高、人員需求量小、資金投入高的特點。數字科技檔案的管理工作主要是對數字技術檔案信息進行處理、存儲、保管、提供利用和鑒定，以實現科技檔案信息資源共享及科技檔案信息的存儲海量化、檢索便捷化、網絡傳輸化。

（3）科技檔案系統化管理?？萍紮n案具有系統性和成套性特點。我公司主要采取按照設備產品進行編號，來實現同一臺設備在不同項目中的系統化管理。

（4）科技檔案網絡化管理。我公司實現科技檔案在形成、接收、整理、保管、利用和鑒定全流程的一體化網絡管理，科技檔案信息管理貫穿于科技檔案的形成、管理全過程。利用網絡實現科技檔案信息在線式歸檔、管理和提供利用。采用強大的數據庫系統，進行多種備份措施，既實現了檔案數據的管理、查詢，又確保了檔案數據的安全?？萍紮n案管理通過局域網，只要有授權，公司員工就可以遠程查詢數據，科技檔案管理人員也只需要通過網絡將提交或記載的科技檔案信息進行分類、整理、最大化地共享科技檔案信息。

（5）加強檔案法律法規宣傳教育。公司檔案室通過內部宣傳平臺，定期貫徹相關檔案法規，增強全員法律意識。宣傳新頒布的法律、法規，組織統一學習。

（6）責權分明。公司加強統籌規劃，分類指導，對設計人員、出圖人員和檔案管理人員制定各自相應的規范，明確各類人員之間的責任和管理辦法，做到職責明確，各盡其職。樹立了清晰的權責觀念，以免造成歸檔圖紙出現問題時互相推諉的現象，保證了歸檔圖紙的完整、及時和規范。

（7）保障檔案信息的安全和可靠性。利用權限設置，嚴格控制檔案管理員和用戶的不同權限，對檔案進行分類。對圖紙、文件進行加密。嚴格控制檔案管理員或用戶訪問所用檔案類型。每個用戶都有一個權限級別與密級對應。

[1]姚芳南.論施工企業的檔案信息化管理[J].管理觀察，2010（6）.

[2]孟世恩.對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J].檔案學通訊，2004（5）.

[3]夏振華.積極推進企業檔案信息化建設[J].浙江檔案，2009（09）.

[4]路宜慶.論企業檔案信息化標準規范體系的建設[J].山東檔案，2008（02）.

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1004-7344（2016）24-0014-01

2016-8-5