淺談國有企業行政管理信息化
——防城港務集團推行行政管理信息化

黃雪春

（防城港北部灣港務有限公司 廣西防城港 538001）

淺談國有企業行政管理信息化
——防城港務集團推行行政管理信息化

黃雪春

（防城港北部灣港務有限公司 廣西防城港 538001）

信息化的發展已經不是最近發生的事情了，但是信息化的應用在某些企業卻是剛剛起步或者在試建設階段。本文將結合本人近幾年在防城港務集團有限公司參與信息化建設的心得和運用行政管理相關知識來談談國有企業行政管理信息化。

國有企業；行政管理；信息化；防城港務集團

1 引言

近年來，在北部灣三港經濟區掀起了信息化建設的熱潮，由廣西北部灣國際港務集團總組織，先在防城港務集團有限公司試行推行信息化建設。在推行期間，信息化建設投入大、周期長、見效慢，在企業中會有部分干部職工仍然存在對信息化建設不愿參與、等待觀望、停滯不前、甚至回避排斥等現象。筆者認為，只有正確認識信息化建設對企業行政管理工作的作用才能澄清種種模糊認識和錯誤觀點，從而更好地推動信息化建設加快發展。本文將結合本人近幾年在防城港務集團有限公司參與信息化建設的心得和運用行政管理相關知識來談談國有企業行政管理信息化。

2 防城港務集團信息化前之狀況

在推行信息化之前，防城港務集團的管理很多都是手工化，管理觀念陳舊、管理基礎薄弱、管理手段和方式落后，決策隨意、制度不嚴、紀律松弛管理水平低下等。信息技術部門沒有得到重視，多年來在集團里，信息化部門只是被認為是修電腦的，維修的，卻沒有人認識到信息發展的重要性，以致信息手段一直被埋沒。員工們用手工作業不亦樂乎，再累都加班加點，但他們卻不知道要是使用信息化，他們的工作將輕松很多，效率會高很多。

3 推行企業行政管理信息化的重要性

如今社會科學技術在突飛猛進的發展，國家也在宣傳互聯網加的思想，說明信息化是當今多么多么主流的建設。企業的行政管理工作也需要適應社會的信息化發展要求，實現信息化管理。隨著市場經濟下企業間競爭的加劇，企業對信息化的要求和依賴度越來越高，企業中管理信息系統逐漸成為企業的主導。企業信息化對企業行政管理也有重要的影響，首先就是企業信息化可以促進企業行政組織結構的扁平化。管理信息系統能向企業各類管理人員和各個組織提供企業內外部信息和各種經營分析和管理決策功能。許多決策也不必完全依賴中層和基層管理人員提供信息，促使企業的行政組織結構由原來的金字塔形向組織結構扁平化發展。企業信息化能夠提高行政組織結構的靈活性和有效性。現代企業要求其經營管理具有靈活應變的能力，能夠靈活應對隨時產生的變化。在網絡方便的管理信息系統的支持下，企業的行政管理效率進一步提升，這也是企業適應時代發展要求的客觀體現。信息化的好處有：①信息化可實現企業行政管理的現代化；②信息化可提高企業行政管理的效率；③信息化可推動企業行政管理的變革；④信息化可提高企業市場競爭力。

4 防城港務集團推行企業行政管理信息化的成效

經過幾年的磨合、推進，防城港務集團的信息化工作有了明顯的成效。信息部門得到集團更多人的關注，信息人才得到更好的待用。企業各部門的聯系更加緊密，處理問題更加有效率了！下面將從推進的幾個信息化項目為例講述防城港務集團這幾年推行企業行政管理信息化的成效。

4.1 企業行政管理信息化的要求和內容

首先，我們要學習《中共中央關于制定國民經濟和社會發展第十一個五年規劃的建議》中明確指出的要義：政府行政管理、社會公共服務、企業生產經營要運用數字化、網絡化技術，加快信息化步伐，積極推進電子政務的建設。

即，我們企業應以業務需求為導向，重塑企業管理的業務流程，提高行政效率電子政務在企業部門間的應用，加快信息傳遞速度，簡化行政運作的環節和程序，縮減甚至取消了中間管理層。中間管理層的存在容易使信息傳遞速度降低，并且易造成信息失真。現代信息技術使執行層與決策層直接溝通，這樣不僅提高了信息傳遞的速度和效率，而且優化了行政管理的組織結構，降低了行政運作成本，極大地提高了企業管理效率，“信息化”僅僅是手段，而“行政管理”才是目的。

4.2 防城港務集團行政管理信息化推行后的變化

（1）辦公自動化。在集團內全面使用OA辦公自動化系統，實現對集團內部文件（收發文）進行擬辦、審核、領導批辦、領導簽發（會簽）、審核文稿、打印文稿等在計算機上完成，真正做到了無紙化辦公，縮短了公文處理周期。并且還可以發布單位公共信息，使集團在獲取、傳遞、宣傳報道、利用信息資源方面，更加靈活、快捷和開放。

（2）預算管理準確、及時。全面預算管理作為一種重要的管理控制手段，日益得到國內眾多企業的重視。如何根據所處行業特色和自身管理特點，建立適合自己的全面預算管理體系，以及如何利用成熟的信息化工具提高預算管理的效率，改善預算管理的效果，是我們企業關心的問題。全面預算管理涉及內容廣、部門多、預算指標之間的鉤稽關系復雜，涵蓋生產、業務、材料、資金、收入和成本等數據。需要的數據多、細且要求實時、準確，而數據間的聯系復雜，手工難以掌握這些數據。傳統的預算編制數據所反映的角度較單一，難以滿足管理上精細化的要求；公司部門多，預算編制過程中需要的協調工作量比較大，以致預算管理數據不準確、效率低，效果不理想。從船舶預報，進港，受理，卸船、裝船、汽車火車進貨、提貨計劃，作業到理貨匯報等，各種資料通過作業人員操作錄入系統，系統可以自動產生船舶在港動態表、單船裝卸進度表、貨物日進出庫表、作業票等報表，使各部門能即時掌握內部作業、資源運轉的信息，給預算管理提供了重要的基礎數據。為全面預算管理工作提供更細化、準確、及時的數據資源，提高預算管理效率。

（3）采購工作公開、合理、高效率。廣西北部灣國際港務集團有限公司電子招標采購平臺的推進，使集團的采購（含物資采購、基建工程采購、機電設備采購）、計劃提報、詢價采購、招標采購、合同管理、結算管理、倉儲管理等業務流程重組并公開透明化、信息化；管理、負責人員在熟悉掌握在平臺上做申請、審批等工作，方便和高效的實現集團各部門所需物資的采購工作的落實。

（4）監控系統的應用，領導層不再累！近幾年，集團廣泛應用監控系統辦公平臺，大大提高了管理監督效果、降低了管理成本、提高企業管理的效率。監控系統通過各個架設在不同生產現場的攝像機，將現場的視頻集中傳送到監控室，管理人員不用親臨現場，在監控室中或通過上網就能同時對多處生產現場實施監督和管理，大大提高了監督效率，及時發現生產過程中存在的違規現象，及時糾正，降低重大生產事故的發生的可能性。提高生產現場的文明和安防狀況，有效的監督生產現場工作環境和生產秩序，減少不文明行為，做好防盜工作。作為企業的管理層，越來越多的時間被業務處理和常規工作所拖累，因此他們往往很少能抽出時間去生產現場、了解生產現場情況、掌握生產現場第一手的資料，視頻監控攝像頭作為一種對生產一線的實時反映的工具，在一定程度上緩解了管理人員的工作時間，使得他們在出差的過程中也能夠隨時了解生產區的情況，大大提高了其對生產現場的了解程度，提高了工作的管理效率。

4.3 關于國有企業推行行政管理信息化的建議

綜上對防城港務集團推行企業行政管理信息化的案例分析，本人對國企推行行政管理信息化總結出幾點建議：

（1）人才的聘用。信息化的建設，人才是根本。要培養更多的掌握信息化、熟悉業務的才人，不僅能在技術上給予分析，還能結合集團業務給予技術上的可行性建議。更加順利的推進信息化的應用。

（2）設備的準備。信息化，是先進的，是不斷發展的，先進的硬件設備是必須的。

（3）新舊人才的調配。合理調配新型人才、舊老員工，能使企業的信息化推進更加順利進行。

（4）部門間的溝通。信息化，每個信息化系統都不是單一部門使用的，而是涉及多個部門，環環相扣的。若不加強部門間的溝通，信息化系統是使用不起來的，是推行不下去的。

（5）成立信息化推進小組。一個信息化推進小組，可別小看，小組里都是重要人物，各部門的一把手、決策者、信息化技術人才。一把手參與進來了，重視了，員工自然積極學習使用，一把手傳遞二把手，二把手再往下傳，信息化就這樣一傳十，十傳百的開展起來了，應用起來了。

（6）及時、合理應對不可預估的困難。萬事開頭難，但總有辦法去解決去應對，要的是積極的態度去應對，闖過去了，事情就繼續下去了。

5 結語

新事物，人們都需要一個時間去了解它、接受它。通過防城港務集團信息化試點，可以發現系統推進過程中存在的問題及找到相應的對策，信息化實施后哪些管理規章制度需要完善和補充，哪些要優化流程的。其他港區在總結防城港務集團信息化推進的經驗和教訓，建立健全企業的信息化推行制度，完善企業信息化的管理規則，修正信息化系統對需求的實現偏差，為更高效的推進企業信息化的實施奠定基礎。

企業信息化建設、實施和不斷的深化應用，不僅激發了企業的生機和活力，使企業的管理水平得到提高，企業的核心競爭力得到了增強，也為踐行“兩化融合”以及行業信息化示范做出了應有的社會貢獻。防城港務集團決心將在推進企業信息化建設的道路上繼續探索，不懈努力，為提升管理水平做出更大的貢獻。相信，欽州、北海港也會在信息化建設的道路上走順并為廣西北部灣的發展做出更大的經濟效益。

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F203.9

A

1004-7344（2016）25-0001-02

2016-8-18

黃雪春（1986-），女，漢族，廣西貴港人，助理工程師，研究生，主要從事信息化系統管理工作。