公共圖書館讀者活動檔案的收集與管理——以古田縣圖書館讀者活動檔案的收集管理為例

李 芳 （古田縣圖書館 352200）

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公共圖書館讀者活動檔案的收集與管理——以古田縣圖書館讀者活動檔案的收集管理為例

李 芳 （古田縣圖書館 352200）

摘要：讀者活動，是公共圖書館活動的重要內容。讀者活動中形成的許多檔案，真實記錄了圖書館讀者的活動過程，包含了讀者服務工作的內容和特點，有極其重要作用。然而這部分檔案資料經常被忽視。本文結合古田縣圖書館讀者活動檔案的收集、管理和利用，談一些體會。

關鍵詞：公共圖書館；讀者；活動；檔案

一、讀者活動檔案的重要作用

1.為確定讀者活動主題提供參考。通過對以往讀者活動檔案的分析、總結，可以歸納出讀者喜聞樂見的活動主題，進而確定好本次活動的主題內容。比如，古田縣圖書館曾經通過對多年讀者活動情況的分析，發現少兒類活動最受歡迎，近年來舉辦的“六一節少兒現場繪畫比賽”“六一節少兒作文演講比賽”“文化共享繪出夢想”“迎六一少兒繪畫比賽”等，從報名到參賽的整個過程，少兒及家長都積極參與，收到了良好的社會效果。

2.為制定讀者活動方案提供借鑒。讀者活動方案包括時間、地點、內容、規模以及宣傳、組織等各方面因素。在制訂方案時，有必要對以往的活動檔案進行深入分析、研究，吸取成功的做法和經驗，以取得事半功倍的效果。如在確定活動的規模時，通過對以往讀者括動檔案的分析，進而確定本次活動的規模大小；在組織宣傳方面，通過分析以往的檔案資料，可以取長補短，制訂出更為科學、合理的活動方案。

3.為更好開展讀者活動提供保證。讀者活動檔案如實地記錄了圖書館舉辦每項活動的思路、方法和過程。通過了解這些檔案，有利于分析圖書館讀者工作的情況，掌握他們的需求和愛好，為今后的讀者活動及圖書館工作提供正確的方向，更好地為讀者服務。

二、古田縣圖書館讀者活動檔案管理的特點

根據每年開展的豐富多樣的活動進行分類歸檔管理，主要有以下幾類：

1.全民讀書閱讀活動檔案

為營造全民“多讀書、讀好書”的良好風氣，積極推動全民閱讀活動的廣泛開展，古田縣圖書館每年都開展“書香八閩”全民讀書月系列活動。包括“數字資源閱讀推廣”“經典國學圖書展銷”“你讀書我買單”“少兒閱讀輔導”專題講座、“讀書與人生”專題講座活動、“讀有益書、做文明人”活動、“書香伴我成長”少兒讀書征文活動、“美文誦讀活動”等，這些活動內容豐富、形式多樣、創意新穎，我們就把歷年來的閱讀活動歸類成檔。

2.翠屏講壇活動檔案

為豐富讀者精神文化生活，發揮縣圖書館的社會教育職能，古田縣圖書館每年開展6—8次翠屏講壇活動，這些講壇內容豐富多彩；包含留英博士姚麗云的《“互聯網+”時代的電子商務》講座、臺灣著名兒童文學作家子魚的《親子閱讀—簡單事情重復做》、廈大金融系大學生的《數列知識大串講》、福建省老子研究會會長李德建作了《共享和諧智慧互聯網—老子文化啟迪下的互聯網思維》、藍田書院教席江貽旭作了題為《為往圣繼絕學——認識我們先賢》的國學講座等等都按時間先后作了全面、整齊、完整的歸檔。使查檔時一目了然。對圖書館今后開展活動起了很大參考和借鑒作用。

3.歷年圖片展活動檔案

每年的重大紀念日我們都舉辦一些圖片展例如：建國60周年舉辦了《倡導閱讀、喜游世博》圖片展、舉辦《盛世中華——建國六十周年》圖片展、建國65周年舉辦了《走向復興——慶祝中華人民共和國成立65周年圖片展》《抗日戰爭圖片展》等。這些內容檔案有很大的保存價值。

4.共享工程展播活動檔案

古田縣圖書館共享工程多媒體播放廳每年在節假日和服務宣傳周期間都開展節目展播活動，例如《童心向黨、快樂成長》《文化共享心向黨 》《中華勤學故事》《中國典籍與文化系列講座》《中國霸王花》等等系列優秀節目展播活動，還有《開國英雄》《抗日小奇兵》系列動畫片展播活動等。同時利用共享工程資源下鄉到平湖、鶴塘、大橋、大甲等鄉鎮演播節目等。

5.其他活動檔案

其他不定時、不定期開展的一些活動另建立一個檔案。例如：軍民共建活動、暑期為未成年人開展“健康網絡、遠離網癮”活動、舉辦“文化共享工程青少年網頁設計競賽”培訓班、《數字資源檢索方法與技巧》培訓講座、“文化共享杯”攝影作品征集等。

三、如何加強讀者活動檔案的收集、整理

1.提高讀者活動檔案的歸檔意識

讀者活動過程中形成眾多的材料，主要包括活動方案、活動內容、參加人員、照片、總結、活動征文、演講文稿、智力競賽試題等。應重視對這些材料的收集和整理，多渠道宣傳檔案工作，增強職工的檔案意識，加強培訓，提高歸檔意識，為讀者活動檔案的收集整理工作打下扎實的基礎。

2.認真建立讀者活動檔案

為了保證檔案文件的完整性，通常從活動開始之初就要認真進行收集，以確保材料的齊全和完整。特別是照片檔案，它是活動過程的真實性記錄．每次舉辦活動時，應該安排專人負責攝影，抓好讀者活動照片的收集、整理工作，并根據照片檔案管理規范進行整理和建檔。

3.制定讀者活動檔案收集標準

檔案人員要在充分了解讀者活動檔案的基礎上，要制定可行性的檔案收集標準，明確不同類別讀者活動檔案的收集內容，把 活動方案、活動總結、活動照片、媒體報道、簽名記錄等材料 按標準地收集完整。

4.積極主動收集讀者活動檔案

圖書館檔案人員在讀者活動檔案的收集中，要充分發揮主觀能動性，積極主動參加讀者活動，才能全面掌握讀者活動檔案的形成情況，以便及時地、有效的地做好檔案收集工作。

5.加強讀者活動檔案管理現代化建設

實現讀者活動檔案管理的現代化是提高檔案管理水平的重要手段，圖書館應該安裝檔案管理軟件，建立數據庫，從而提高檔案管理工作。

6.建立和健全讀者檔案管理規范化制度

檔案管理工作在進行時一定要有相應的制度，這樣才能使檔案管理工作形成規范化，要完善檢索體系，編制案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄等，避免在工作中出現矛盾和沖突，才能在服務工作中實現檔案的真正價值。

7.加強檔案信息安全管理

在信息化時代，信息的安全工作要引起足夠重視。隨著檔案信息化進程的深入，必須建立嚴格的管理制度、負責的管理人員，管理好軟件資產，以防引入潛在的安全漏洞。

總之，加強讀者活動檔案的收集和管理，在圖書館工作中起了舉足輕重的作用，因此，除了要重視讀者活動檔案的收集、管理外，還要不斷學習、探討，確保圖書館讀者活動檔案收集更加完整、準確，以促進讀者活動工作的順利開展。

參考文獻：

[1]郭海嵐.做好圖書館檔案管理工作之淺見[J].黑龍江檔案，2014（03）.

[2]馮子直.積極實現由傳統檔案工作向信息化檔案工作的轉變.檔案學研究，2002（3）.

李芳，大學本科，檔案館員。福建省檔案館學會會員。

作者簡介：