淺析事業單位檔案管理的現代化和電子化

張衛國青州市人力資源管理服務中心

淺析事業單位檔案管理的現代化和電子化

張衛國
青州市人力資源管理服務中心

摘要：伴隨互聯網時代的到來和發展，事業單位的檔案管理工作得到了不同程度的提高。但是受原有模式和管理思想的束縛以及事業單位自身的性質，事業單位的檔案管理存在一些問題。想要解決這些問題，需要根據時代發展需要，加快事業單位檔案管理的現代化和電子化發展。文章在闡述檔案管理現代化和電子化特點及優勢的基礎上，著重分析我國現階段事業單位檔案管理現狀及不足，并為如何實現事業單位檔案管理現代化和電子化進行策略分析。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現代化；電子化

在信息技術的不斷發展下，事業單位的檔案管理工作急需實現現代化和信息化的發展，同時，這也是我國事業單位改革需要面對的重要任務之一。事業單位檔案管理工作對事業單位其他工作的開展具有重要意義，時代的快速發展表明原有的檔案管理模式和方法不再適應新的時代發展要求。為此，要求有關人員加強對檔案管理方式的更新，加強對現代化、電子化信息管理方式的應用。

一、現代化和電子化檔案管理體現的特征和優勢

事業單位發展的各個方面需要相關檔案進行記錄，同時檔案在提升事業單位工作人員的工作效率方面發揮了重要的作用。基于檔案在事業單位發展中的重要作用，需要加強對檔案的管理，在新時代的發展背景下，加強推進檔案的電子化和現代化發展進程，從而提升事業單位檔案管理的水平。

隨著時代的發展，現在的檔案管理不再采用原有的紙質媒體，而是加強了對多種檔案管理方式的應用。其中，現代化是檔案管理水平體現的重要方面，在檔案的收集、檢索以及應用等方面發揮了不可比擬的作用。電子化檔案管理是指在計算機和多媒體的支持下實現事業單位的檔案管理，是針對紙質檔案管理不便而產生的一種管理方式。

現代化和電子化檔案管理體現的優勢主要體現在以下幾方面：第一，在信息收集上。現代化和電子化檔案更容易接受和存儲檔案的信息，且不會造成空間上的浪費，能夠對各種類型的人事檔案進行統一的管理。第二，在對檔案的處理和選擇方面。現代化和電子化檔案比原有的紙質檔案更加方便、快捷。現代化和電子化檔案能夠隨時被調用，隨時被有需要的人使用，同時在信息的選擇上只需要點擊相應的功能就能實現對大批量數據的處理。第三，在數據信息加工方面。現代化和電子化檔案能夠隨之被處理和更新信息。

二、現階段人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理制度不完善

現階段，人事單位的檔案管理不具備與之相對應完善的制度。在制度的缺乏下導致檔案的內容不全面，甚至很容易導致檔案的流失。同時，也沒有相應對檔案的保護制度。雖然，一些事業單位制訂了相關的檔案管理制度，但是在實際中沒有完全落實，存在執行和計劃的落差。一些人事單位檔案管理工作人員對外人事檔案管理工作是應付的心態，將時間用來做一些面子工程，沒有體現檔案管理工作的重要意義。

（二）對人事檔案內容查詢方式較為傳統

在計算機網絡技術逐漸普及到各行各業發展中時，人事單位的檔案管理工作仍沒有完全實現電子化和現代化發展。一些事業對檔案管理采用的方式仍是傳統的人工查詢法，甚至一些事業單位對于檢索工具存在錯誤的認知，這些單位為了實現檢索工作的又好又快發展，投入了大量的人力、物力和財力來完成檔案管理工作，但最終的結果往往卻是適得其反。

（三）對檔案的利用率不高

由于事業單位檔案管理人員對檔案管理工作缺乏科學的認識，導致他們利用計算機網絡只會進行簡單的檔案存儲。事業單位的檔案對于在事業單位工作的人員能夠幫助他們對以往的工作經驗進行總結，從而歸納出適合自己發展方向，是充當記錄者和見證人的作用。但是由于事業單位檔案管理人員的認識不夠，沒有充分發揮出檔案的這些作用。

（四）檔案管理人員水平不高

事業單位檔案管理人員的選拔和考核機制不完善，在對檔案管理人員需求的同時，事業單位會從企業內部隨意調動人員來進行檔案的管理。這些人員不了解檔案管理的工作細則，因而就很難保障檔案管理工作的有效性。

三、實現事業單位檔案管理現代化和電子化的策略

（一）建立健全完善的檔案管理制度

在事業單位的不斷改革發展下，其管理水平和管理手段都在一定水平上得到提高。為此，在管理水平提高的同時需要完善的管理制度與之相匹配。

（二）利用計算機對檔案庫房進行管理

利用計算機管理檔案室實現檔案現代化發展的重要方式。在檔案管理制度的不斷完善下，利用計算機技術加強對檔案資料庫房的管理，不僅能夠方便工作人員對檔案保存階段的資料管理，而且能夠實現對檔案庫房的安全保護。

（三）保證人事電子檔案信息和數據的安全

電子設備和傳統的紙質媒介相比，更加的方便、快捷。但是一旦電子設備出現故障，就會對所有的人事檔案信息數據帶來毀壞。因此，安全性是檔案信息的首要發展目標。檔案信息的安全需要提升檔案管理人員的安全素質和意識。首先，加強對檔案管理人員電腦安全應用技術培訓，加強他們對各種網絡黑客的識別，提升他們對數據信息的綜合分析能力。其次，提升電子檔案存儲設備的時效性。

（四）加強對檔案管理人員的組織培訓

第一，事業單位決策管理人員在明確現代化、電子化檔案管理方法重要性的基礎上，要提升檔案管理人員對現代化、電子化檔案管理方法的認識，提升檔案管理人員對管理數據的處理和分析能力。第二，事業單位要加強對檔案管理人員的組織培訓，在培訓中向檔案管理人員滲透最新檔案管理的思想和方法，提升檔案管理人員的管理水平。

四、總結

綜上所述，檔案管理工作對事業單位的發展意義重大，基于檔案管理工作自身的特點，在具體的檔案管理方面存在繁瑣的問題，檔案管理工作人員的工作負擔沉重。隨著現代化和電子信息技術的不斷發展，為檔案管理工作提供了便利條件。因此，為了促進檔案管理工作的高效發展，事業單位必須提高電子化檔案管理和分析處理的能力，提高檔案管理人員的綜合素質，從而保障檔案管理數據信息的有效性和安全性。促進檔案工作穩步進行。

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