新媒體背景下檔案管理工作的開展思路解讀

畢大鵬南陽醫學高等專科學校

新媒體背景下檔案管理工作的開展思路解讀

畢大鵬
南陽醫學高等專科學校

摘要：隨著科技不斷的發展，我國進入了新媒體時代。新媒體時代的到來對我國檔案管理工作的開展，既是機遇也是挑戰。而傳統的檔案管理工作開展過程中的問題也日漸的顯現出來，需要檔案管理人員進行合理的調整與優化。檔案管理是一項處理大信息量的工作，具有繁雜和瑣碎的特點，在正常的工作中難免會出現問題，新媒體為我國的檔案管理工作帶來了新的工作模式，分析傳統檔案管理工作中存在的問題，并對如何在新媒體背景下開展檔案管理工作進行了闡述。

關鍵詞：新媒體；檔案管理；開展工作

檔案管理是各企事業單位的重要工作內容，主要保證檔案數據的完整性和真實性。各種資料和數據的分門類別整理和保管是檔案管理工作中的難點。

一、檔案管理工作開展中存在的問題

隨著社會發展，我國現在的檔案管理工作中存在的問題也顯示了出來，影響著檔案管理工作的順利開展[1]。

（一）檔案管理工作人員的素質有待加強

檔案管理是一項比較繁雜的工作，也是對工作人員素質要求較高的工作。我國現在的檔案管理人員素質還有待加強。新媒體背景下，不僅要求檔案管理工作人員要具有相關的檔案管理專業能力，還要適合現在信息化網絡的發展，并能很好的適應其中，以熟練的操作技能進行檔案管理。受到傳統檔案管理工作開展模式的影響，我國現在的檔案管理工作人員，具有傳統檔案管理工作要求的管理能力，但是對新媒體背景下的一些新知識與技術的了解不足，對于先進的管理手段和操作方式掌握不全面，導致檔案管理工作的展開受到了一定的阻礙。除了對于新技術等的接受方面，工作人員自身缺乏責任感也是檔案管理工作中的一個問題，很多工作人員沒有意識到檔案管理工作的重要性，所以在實際的工作中沒有激情，使得檔案管理工作管理模式的革新無法順利的進行。

（二）對于新媒體背景下的挑戰，沒做出積極應對

新媒體下的檔案管理工作應該是以電子檔案管理為主，但是有些單位的檔案管理部門對于電子檔案管理有些顯得力不從心。新媒體背景下的電子檔案管理，主要通過在網絡上進行檔案的存儲與整理，而有些不法分子通過科技技術的運用，竊取一些重要的數據，導致數據的丟失，為相關單位帶來了很大的損失。這些都是由于，檔案管理部門沒有對新媒體背景下的檔案管理管理工作，做出科學有效的管理，導致檔案管理工作在新的挑戰下屢屢受挫。而且新媒體背景下的檔案管理方式方法還不成熟，存在著很大的漏洞，容易被非法分子入侵。

（三）檔案管理制度不完善

在我國很多的單位檔案管理制度都不完善，導致檔案管理工作出現了比較混亂的狀況。我國一些檔案管理單位，在檔案的借閱和歸還的管理上不嚴格，導致很多被借出的檔案資料的借出和歸還記錄模糊，有時候連工作人員都不清楚檔案是否被借閱。很多的檔案管理沒有完善的借閱管理制度，對于借閱人的限制，借閱日期的長短等都沒有明確的規定。

二、新媒體背景下如何開展檔案管理工作

（一）加強相關工作人員隊伍的建設

對于檔案管理工作來說最重要的便是檔案的完整和安全。在新媒體的背景下，檔案管理部門應該加強檔案管理人員隊伍的建設，提高工作人員的綜合素質和專業管理技能。檔案管理部門應該定期的為工作人員進行培訓，如：為工作人員講授先進的檔案管理方法，教檔案管理人員如何應用網絡和數字化技術。除此之外還應該對檔案管理工作人員進行思想教育，讓工作人員了解檔案管理工作的重要性，提高工作人員的工作熱情。針對一些重要的檔案進行特別的管理方式，如：光盤類的檔案應該單獨存放并保證存放地方的干燥，不影響光盤的播放質量。還可以將重要的檔案制成電子檔案保管。

（二）將新型的科技技術融入到檔案管理工作中

在發達的今天，進行檔案管理工作時，可以將一些先進的技術等融入其中，以便更好的開展檔案管理工作。新媒體背景下的檔案管理工作應該跟上時代發展的步伐，將新型的技術與檔案管理工作相結合，如：大數據，互聯網、數字化等。檔案管理工作可以利用大數據和互聯網，創新檔案的管理方法，運用大數據可以儲存海量信息的特點，將檔案放到大數據檔案數據庫中，這樣不僅解決了因為檔案越來越多導致的儲存空間不足問題，而且還方便了工作人員的管理，還可以對一些重要的檔案進行加密保管，以防不法分子的盜竊。

（三）完善檔案管理制度

將檔案進行大數據管理以后，檔案管理部門應該完善檔案管理制度，對借閱進行嚴格的管理，了解檔案的借出和歸還情況，以免出現檔案丟失。對于紙質版的檔案借閱應該嚴格按照規定的借閱步驟進行，并規定借閱的時間，半個月到一個月不等。而對于電子版的檔案進行借閱時，應該事先辦一張檔案借閱卡，通過刷卡，密碼輸入，用戶登錄，等步驟進行檔案的借閱。這樣有利于檔案管理工作的順利開展。

除此之外，在新媒體背景下的檔案管理工作中還要做好檔案的備份。檔案管理中有很多的重要資料，需要相關的工作人員做好整理和保存工作，但是受到很多不確定因素的影響可能會導致資料的丟失，所以檔案管理人員應該運用新媒體下的技術，對重要的資料做好備份，以備不時之需。對于進出檔案管理室的人員做好嚴格的核查，想要進入檔案管理室進行資料和數據的查閱，必須出示相關的證件，或身份證明，以防不法分子進入檔案室導致數據的丟失。對于不同檔案資料的整理和保存分配給不同的檔案管理人員負責，每個工作人員都應該管理好自己負責的區域，進行明確的責任制，哪個部分的檔案管理出現問題就由該部分的工作人員負責，這樣有利檔案管理工作內容的清晰化。

三、結束語

檔案管理部門是一個工作單位的“數據庫”，所有的資料都歸于檔案管理部門整理，所以相關工作人員應該負責好分內的工作，為公司單位的整體運作做好檔案保障。檔案管理工作在各單位中有著特殊的地位，是單位數據資料真實性和完整的保證。檔案管理工作部門應該在新媒體背景下對檔案管理工作進行創新，以便更好的管理方案。

參考文獻:

[1]鄭愛軍.新媒體視角下高校檔案管理工作探究[J].山西檔案,2015(5):102-105.

[2]魏紅.新媒體背景下檔案管理工作職業發展研究[J].辦公室業務,2014(17):211,213.

作者簡介：畢大鵬（1982-），女，漢族，河南省南陽市人，助理館員，本科，學士，研究方向：檔案管理與服務。