淺析如何提高高校內勤工作能力

張連君

摘要：高校辦公室是高校教育團體中領導班子的輔助部門，在行政管理組中溝通上下、協調左右，是較重要的一級，在校、系、師、生的聯系中起到紐帶與中樞作用。科教興國戰略背景下，高校為適應社會主義市場經濟體制教育不斷進行創新管理。高校辦學規模呈現擴大趨勢，不同高校根據自身的辦學理念，不斷改善科研教學設施、強化辦學特色，同時還要隨著人們生活水平的提高，不斷改善高校師生的生活和學習條件，提升高校辦公室服務能力勢在必行。本文結合自身經歷和工作經驗，分析了高校院系辦公室在行政管理工作中的作用。

關鍵詞：高校；辦公室；內勤工作；辦公效率；管理水平

中圖分類號：G451.2 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）40-0027-02

高校的院、系辦公室部門的職能，集管理與服務于一體，在高校的行政管理與教學管理中發揮著溝通和橋梁紐帶作用。內勤則是辦公室的內部勤務人員，主要的任務為：負責管理辦公室內部事務、起草文件、處理文書、填寫報表等日常工作，是辦公室工作的直接組織者和承擔者，保證高校各項的教學管理工作能夠按照計劃順利落實。本人在吉首大學辦公室工作崗位工作多年，深諳高校辦公室工作的職能和特點，高校教師與其他行政職能部門對于辦公室崗位的依賴性較強。因此，提高高校辦公室與辦公室內勤工作的辦公效率和管理水平，既是順應高校發展的需要，又可以保證高校教學順利開展。

一、著眼于工作實踐，提高自身業務素質

辦公室工作繁而雜，包括“上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務”。作為一名辦公室內勤工作人員，需要不斷學習，不僅要學習相關的學校規章制度和相關的政策和法規，而且要不斷挖掘自己的潛在的能力，使自己在決策和服務能力上有較大的提升。筆者在從事辦公室的內勤工作中，不斷學習先進的政治理論知識、文化專業知識，為提高自己的管理水平，經常下院系基層中，了解學生和教師和相關部門工作人員的訴求，聽取他們對本校工作上的意見和建議，將本院校教職工的建議和智慧進行總結和歸納，結合當前提出的黨的群眾路線教育實踐活動，把“照鏡子、正衣冠、洗洗澡、治治病”的總要求，貫穿在自己的工作實踐中來。在實踐中學習，認真做好每項政策出臺前的調查研究，在每項決策做出前進行立體多維度比較，保證為領導提供準確的一手信息。在日常工作中，需要自己找好占位，只有擺正自己的位置，才能為學校做好參謀。在工作中，不斷學習相關的業務知識，時刻提醒自己根據“參謀、助手、協調、服務、把關、督辦”等幾大職能展開工作，做到不越權，自己的任務是提出建議而不是做出最后的決策。

二、延伸工作視角，提升自己的辦事能力

作為辦公室的內勤人員，在落實院校領導的決策過程中，需要找出決策的著力點，找出問題的癥結點，明確工作中存在的空白點。遇到問題不能怕，要根據自己的責任范圍，延伸督查視角，主動落實領導決策，既要落實全面，又要落實準確，打通問題的梗阻點。辦公室工作無小事，需要每位工作人員強化責任意識，尤其是對一些群眾的來訪，需要自己在工作中拿出耐心、熱情聽取來訪者的意見，想問題于領導之前，善于將工作中出現的新情況、新問題化解在萌芽狀態之中。高校的教學工作的正常開展，需要高校辦公室出臺一些文件來保證，對于文書的處理，就可以顯示出一個辦公室工作人員的基本技能高低和是否合格。如今，這個信息社會，辦公室工作需要運用現代化技術手段對信息進行駕御處理，提高信息寫作水平，保證信息反饋的全面、準確、真實、及時，保證信息的時效性的生命力。開發利用局部信息與全局信息，抓住重點，書寫的文字要能夠經得起實踐操作，要能夠經得住院校師生的檢驗。在面對本校出現的新情況與新問題時，做到實事求是，把這些新出現的矛盾和本校的突發事件，原原本本地向領導如實地反映，不能只報喜不報憂。在領導決策過程中，做到“三快”，即耳聰目明反應快，分秒必爭節奏快，跟蹤督察反饋快，提供有針對性的信息。

三、加強溝通協作，提升自己的協調能力

任何一項工作的圓滿完成，都離不開集體的智慧和力量。在開展辦公室工作過程中，筆者注重發揚民主、協調、溝通精神，尤其是對院校一些大事、棘手的事項的處理，筆者都會主動與大家商討和協調，既做到領導布置的事情按時、保質、保量地完成，又能夠讓急文不積壓，在辦理中不出絲毫錯誤，提高高校在上級、師生和校外群眾中的良好的影響。領導提出的信息需求，要盡可能地及時滿足。明確時間就是效益，時間就是我校的聲譽，為院長騰出時間精力抓全局、謀大事。辦公室人員時刻要樹立既然工作就要認真負責，勤勤懇懇、任勞任怨為院校服務、為師生服務的思想。高校辦公室是協調院校各部門、連接校領導和師生基層的樞紐，辦公室的服務受眾也很多，應酬無處不在。在日常的工作中，要保證基礎工作扎實，不斷開拓創新，發揮辦公室的整體效能，采用互聯網辦公手段、利用多媒體等現代技術整合辦公業務，提高高校的辦公室的工作效率；與各院校部門做好協調和溝通，推進本校各項工作健康有序地進行。在工作中不怕艱苦，甘當無名英雄，為全校教職工和廣大學生提供全方位的服務。

四、把握度的標準，處理好工作中的矛盾

高校的辦公室，是學校的一個服務性性質的綜合部門，內勤工作的出發點和落腳點是“服從大局，服務大局”。在院校的局部利益與本院校大的全局利益出現分歧時，高校辦公室的內勤工作人員需要做好矛盾的處理，在合理范圍內，既要維護大部分人的利益，還要讓小部分人能夠服從本院校的大局利益，最終使局部服從集體利益。在符合高校領導工作思路基礎上，把問題想在前，靈活機動的把矛盾解決掉，保證本校健康有序地發展。辦公室工作一是政務，即決策參謀、研究調查、政務信息、處理政務文電、督促檢查政務、保密等工作；一是事務，即，接待應酬，處理吃住行、安全衛生的行政后勤工作。如果事務工作搞得出色，政務工作才能有效開展。政務好不好，要看事務處理的怎么樣。高校的辦公室內勤工作，沒有層次的高度之分，事無巨細，哪一項任務都是不能疏忽，更不能懈怠的。在高校辦公室問題的處理中，需要工作人員把握好“度”，注意過與不及，處理好兩者之間的矛盾，既要能夠想在領導之前，又千萬不能越俎代庖，該屬于自己職責范圍的就主動積極地去做，如果不屬于職責范圍內的事，可以積極建言獻策，但是不能指指點點。

五、與時俱進，不斷加強作風建設

學院辦公室部門是院系和教職員工的紐帶，在學院的發展建設中，承擔學院黨務、行政、教學、科研、學生管理等重要職能。為高校師生服務，就是要提高辦公室的工作效率和服務質量。因此，在學院辦公室日常工作的開展中，需要動手動腦地去做，需要在宗旨意識、工作作風、廉潔自律上，查找是否存在“理想信念動搖，宗旨意識淡薄，精神懈?。回潏D名利，弄虛作假，不求實效；脫離群眾，脫離實際，不負責任；鋪張浪費，奢靡享樂，甚至以權謀私、腐化墮落”的現象。作風是一個人在思想、工作、學習、生活等方面表現出來的態度和行為，以黨章為鏡，結合黨的紀律、全校師生的期盼、結合身邊的先進典型對照自己找不足，擺問題。辦公室人員首先要不遲到，不早退，嚴肅辦公室紀律，嚴格遵守辦公室的各項制度。院里的指示要謹慎認真地付諸于實際，在向院領導匯報材料時，要做到嚴謹不啰嗦；在日常工作中禮貌待人，同事之間出現小的意見分歧在所難免，但是要學會坦誠包容；工作期間，不管紀委部分是否查，都做到不聊天、不玩游戲、與工作無關的事回家做；高標準的嚴格要求自己，以領導為榜樣，學習其為人處事的方法；積極維護本院校在社會上的形象，維護自己作為院校辦公室人員在師生中的良好形象，提升高校文明與進步程度。辦公室工作全力以赴從事的是培養高素質現代化社會所需人才的教育教學服務的保障工作。辦公室工作人員要掌握最基本的服務技能，牢固樹立為學院發展服務的意識，為本院校師生員工服務地意識，通過服務意識來推動內勤工作方式和工作方法的轉變。

總之，高校辦公室工作人員要認真學習新的管理知識、業務知識，認真學習當前新出臺的政策法律法規；完善管理理念，探索創新管理方式；進一步增強服務意識，為本校的長遠發展務實清廉；在本部門的職權范圍內，要著力解決突出問題。辦公室工作的細節服務，可以體現出本院校的特色。每位辦公室工作人員都做到“從自己做起、從小事做起”，自覺接受廣大師生的監督，積極維護高校辦公室服務到位的良好形象。全院校教職工團結主動、爭先創優、眾志成城，才能創建和諧的校園。

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