淺談檔案電子化管理和保存

侯春花

摘要：檔案電子化是檔案管理的方向，是科學規范管理和保存檔案的重要途徑，這能提高檔案利用率，提高檔案信息的時效性，一次投入多次產出，擴大了社會影響，拓寬了服務范圍。這要求我們必須做好檔案電子化的存儲軟硬件工作，做好歸檔整理電子文件和保護電子檔的工作，加強網絡資源化建設，充分利用信息高速路的優越性，更健全、更高效地做好檔案管理工作。

關鍵詞：檔案管理；檔案保存；管理

中圖分類號： G270 文獻標識碼：A 文章編號1672-3791（2015）08（b）-0000-00

檔案電子化是以館（室）藏檔案資料為基礎，以紙質或機讀形式為對象，對檔案文獻應用計算機這一科技手段進行收集、篩選和加工，使之轉化為方便人們利用的二次文獻信息，供利用者使用得過程。隨著數字化、網絡化和信息技術的迅猛發展，電子檔案已被我們廣泛應用。因此，檔案電子化管理和保存工作較為重要。

1電子檔案管理和保存的重要性和益處

1.1重要性

科學規范管理檔案，重視和支持檔案工作，是單位的一項重要工作。檔案的歸檔包括紙質檔案歸案和文件電子化歸檔兩個方面。檔案電子化的特性決定了在保存與維護方面較為復雜，不同于傳統的紙質檔案。如何保存、維護值得為子孫后代留存的電子檔案，幫助后人發現且獲得國家歷史上任何時期的電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態。本著對科學、對歷史、對社會高度負責的態度，要聽取檔案工作人員的意見，切實加強檔案管理和保存的重視性，及時解決工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展提供必要的物質條件。同時增強檔案干部隊伍人員的生機和活力、不斷提高檔案工作人員素質、不斷地更新檔案管理觀念、勇敢探索和嘗試電子檔案管理手段、不斷地提高管理效率對檔案管理和保存工作具有深遠的影響。

1.2益處

檔案電子化后形成的二次信息有利于提高檔案的利用率，這需要充分利用計算機在檔案管理中的作用。目前，大多數基層檔案館、室只是單一應用計算機，使現代化設備不能充分發揮其作用。

二次文獻信息加工時間得到降低，檔案信息時效性得到提高。檔案電子化后形成的數字化信息，有利于利用者直接利用檔案信息。完成信息加工工作程序要充分利用計算機功能，快捷地加工出相應二次文獻信息。

檔案電子化形成的信息為一次投入，多次產出。手工編研檔案信息需要的經費較多，這可避免由于編研經費緊張對檔案信息加工工作的不利影響。但在相當長的時期內，檔案管理部門難以從國家或地方或自籌獲得更多的經費用于檔案信息編研工作，這需要相關領導和管理部門認識到投入充足經費的關鍵所在。

檔案電子化后可多份拷貝相應的信息成果，在相關管理部門和領導中進行廣泛傳播可擴大社會影響力，拓寬服務范圍，檔案部門在經濟社會發展中的重要地位自然可以得到提高。

檔案電子化可使檔案信息順利地與最新技術接軌。

2做好檔案電子化的存儲軟硬件工作

完善的技術條件是檔案電子化管理的重要前提和關鍵。實際工作中，應根據保存電子檔案具體情況，配置計算機軟硬件平臺，并著眼遠期發展，配制相應的數據庫系統、網絡設備及相關的軟硬件。電子檔案是數字化的，存儲在計算機外存儲器上，傳遞在計算機網絡上，它的歸檔屬于無紙形式，應在一定技術環境和一系列技術保障措施下進行并高質量完成，才能使歸檔的電子檔案具有紙質檔案的功能。電子檔案運用一般有直接運用、通信傳輸等方法。由于電子檔案在工程建設、生產部門等單位多樣化的運用，因此它的運用遠比紙質檔案復雜。因此，加強對電子檔案運用的存儲，就顯得特別重要。

3電子文件歸檔整理

符合歸檔條件的電子文件應按照檔案管理要求，將其存儲到可長期脫機保存的磁帶、光盤、磁盤、硬盤等載體上。至少應有2套或3套（第一套用作封存，第二套用作利用者閱讀，第三套作異地保存）歸檔電子文件材料，因為在其利用過程中可造成損壞等現象，可以永久保存。

3.1檔案移交

以年度、組織機構、保管期限等分類方法對內部文件進行組盤。組盤方式有兩種，一是按上述分類方法將檔案資料統一組盤，二是按上述分類方法將檔案資料分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，歸檔電子文件的保管壽命得到最大化的程度。在同一盤上集中同一歸檔部門的文件，可以方便利用。贏統一規范完成文書電子文件組盤，檔案部門集中完成接收歸檔文件并組盤，檔案人員應按照檔案管理要求，以統一的數據庫結構和規范命題，建立文書檔案盤內文件目錄，這有利于利用者查找計算機盤內文件，提高利用效率。

外來文件應以一定的設備，掃描成影像后進入局域網絡，在局域網內完成各類公文的傳遞、批辦、督辦等一系列工作。業務部門掌握電子文件的歸檔工作，承辦部門根據相關規定將處理完畢后文件的重要性，合理確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，經過管理人員審查后，加上分類號、檔案號等檔案檢索信息，然后將其納入到檔案數據庫中。在其權限范圍內，可以通過各網絡終端查詢。歸檔電子文件收集齊全后，把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案管理部門移交，方便利用和查詢。

3.2整理電子文件

文件接收歸檔時，檔案部門應集中完成。為便于計算機查找盤內文件，設定的數據庫結構和命題應統一規范，建立檔案盤內文件目錄。相關人員必須按照要求格式，將其存儲到符合保管期限的脫機載體上。

4電子檔案的保護

除了對電子檔案的環境要求外，應采取積極有效的措施加強對電子檔案文件保護。正確使用才能保存并有效地延長其壽命。在實際使用中，可用存貯載體光盤保存電子文件。因為光盤有利于長期保存歸檔電子文件，抗干擾能力和結構穩定性良好。應將歸檔電子文件轉儲到光盤上。

4.1加強病毒防范

要采取各種措施，確保保存電子文件的盤不帶病毒。

4.2把握存儲介質（主要是光盤、硬盤）質量關

質量直接影響到信息的保存壽命，而低質量盤使用時間相對較短，使用壽命過后不能讀取相應數據。目前市場所售存儲介質的質量良莠不齊，選購盤時要認真把好質量關。

4.3定期檢測和拷貝

對所保存的電子檔案載體，為確保電子檔案信息的可靠性，必須進行定期檢測和拷貝。定期檢測應采取隨機抽樣的方式進行，頻次為每年1次，抽取的樣品數量應在10%以上。

4.4規范保管條件

在理想的溫濕度環境中，光盤或磁帶在規定的期限內倒帶一次。倒帶后要保持在標準的讀寫狀態。

4.5掌握信息修復技術

信息一旦被破壞和污染后的恢復和搶救措施。如殺計算機病毒技術、數據庫修復技術、保持電子信息長期可讀性技術等物質載體破損的修復技術等。

為保證電子檔案的安全性，防止丟失檔案所致的損失，要同時保存電子檔案與紙質檔案，在當日檔案當日網上物理歸檔以及年終光盤刻錄保存的同時，要將電子檔案轉化成為紙質檔案，將其按照要求分類、立卷和保管，盡量做到萬無一失。但是，以年度為單位所刻錄的電子檔案光盤必須與實存紙質檔案完全一致，對于不能在網上處理的涉密檔案，相關部門或人員應在處理完畢后，及時將其移交給檔案部門，由檔案部門負責提供給辦公網絡中心，按電子檔案歸檔要求掃描，保證電子檔案的齊全和完整。

檔案電子化是檔案管理的方向。在實際工作中要不斷創新和優化，不斷提高工作的簡易性和穩定性。在這個高度信息化的時代，繼續采用傳統的手工方式已經無法滿足檔案事業的發展需要，只有把工作重點放在電子化和信息化管理上，強化網絡資源化建設，充分利用電子科學技術的優越性，才能促進檔案電子化管理工作的順利開展。

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