新形勢下如何提高醫院文書檔案的電子化管理水平

摘 要：在當前的信息時代下要充分認識醫院文書檔案電子化管理工作的重要性，采取科學有效的管理手段，提高醫院文書檔案電子化管理水平。文章結合自己對醫院檔案管理工作的實際感受，提出了一些看法和建議。

關鍵詞：醫院 文書檔案 電子化管理

中圖分類號：G275

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）-12-281-02

隨著社會科技網絡的迅猛發展，電子信息化不斷普及，電子文件已成為醫院信息資源必不可少的組成部分，檔案電子化管理是醫院信息化建設的一項非常重要的內容。當前醫院文書檔案管理現狀已不能滿足人們對檔案使用的要求，管理水平與檔案使用需求之間矛盾日益突顯，文書檔案管理水平亟待進一步提高。

一、醫院電子文件歸檔管理的現狀及重要性

（一）目前大多數醫院電子文件歸檔管理工作的現狀

1.領導層面不夠重視。大部分領導對新形勢下檔案管理工作的認識不足，文書檔案工作基本停留在紙質文檔保管狀態，對于電子檔案的管理任其自然，僅滿足于能應付查檔，而沒有認識到醫院文書檔案在醫院的管理、運作中貫穿始終的重要作用。意識不到紙質文檔保存管理已不適應新形勢下的管理需求，在資金投入、人員配備上同樣體現出重視不夠。

2.當前文書檔案的管理。當前文書檔案管理大多還只是停留在紙質的檔案管理，將材料整理后裝訂成冊歸檔，如需調閱檔案資料，首先要翻閱卷宗目錄，還要逐柜逐本查找，極為繁瑣，費時費力。需要復印時還得將裝訂線拆掉，印完再裝訂回去。這樣重復的折騰不僅對原始資料造成損傷，影響檔案資料的美觀、整潔及完整，而且極易變為孤本。

3.文書檔案管理水平與手段跟不上新形勢的發展與要求。比較突出的問題是管理工作人員素質參差不齊，除年齡老化外，還有技能老化問題，有的甚至不會使用計算機，即便是勉強會用也只是簡單地操作，因素質所限而力不從心，對電子檔案進行科學的分類、提取、分析、加工、排列、索引等深層次的管理無法勝任，嚴重影響了檔案電子信息化的建設、使用質量和管理水平，使工作效率嚴重滯后。

（二）充分認識醫院文書檔案電子化管理的重要性

醫院文書檔案包括黨群類、行政類、業務類的檔案，包含大量信息，這些檔案可以為追溯、查找和解決醫院日常行政管理活動中遇到的問題提供依據或線索，這些檔案的信息量龐大，查找費時費力，僅靠傳統人工處理，幾乎無法完成，只有使用檔案電子化管理，才可以快速地從中找出各種有用信息，制定可選對策和應急預案，妥善解決已出現的問題并杜絕類似問題再次發生。可見，文書檔案的電子化管理對醫院的運作、發展有著至關重要的作用。

二、實現醫院文書檔案電子化管理要狠抓兩個關鍵

（一）提高認識

檔案的現代化管理意識要加強，要與時俱進，隨著社會科學進步而不斷變化發展。醫院要加強對文書檔案管理利用，提高管理水平，從領導到具體管理人員，都要樹立明確的目標，從思想到行動，從硬件到軟件，從制度到技能都必須為實現科學的文書檔案電子化管理服務，以適應文書檔案管理工作的新常態。

（二）實行現代化管理

醫院文書檔案的重要性僅從認識上提高還不夠，如何提高文書檔案的管理水平，妥善保管、有效地利用檔案，為當前的工作提供幫助，才是醫院文書檔案管理的重要內容和目的。隨著信息技術的發展，辦公自動化系統的普及和使用已是必然趨勢，日常辦公逐步向無紙化方向發展，不僅可以節省文件用紙、文件分發等過程的物質消耗，降低碳排放，保護生態環境，而且通過建立信息共享的統一格式的數據庫系統，把文書檔案的各種資料逐步電子化，按統一格式錄入管理系統，實現文書檔案電子化管理，從而實現智能化管理。

三、開展和做好醫院文書檔案電子化管理的幾點建議

（一）建立文書電子檔案管理制度

建立合理的電子檔案管理制度，必須體現合理化、科學化。建立起來的規章制度必須根據醫院工作實際情況，結合工作實際要求，制訂出的電子檔案管理制度既簡明扼要又實用，同時具有可操作性，便于更好地發揮醫院文書電子文件檔案的作用及規范。堅持執行制度的規范性、嚴肅性、保密性，充分體現制度的權威性。

（二）加強檔案人員隊伍建設，推動信息化管理

電子文件的形成、處理，都是在電子計算機軟、硬件平臺支持下完成的，因此除了配備電子文件管理所需設備外，電子文件的整理、保管、鑒定、統計和提供利用都要由電子文件管理人員負責實施完成。因此應加強檔案人員隊伍建設，對檔案管理人員要進行定期培訓，除檔案業務知識和電子信息技術方面的培訓，還要重視外語水平的提高，這樣才能使管理水平始終跟上形勢的發展和需要。

（三）統一電子文件歸檔格式

沒有標準的制約，任何工作都會帶有隨意性。電子文件管理系統應建立一系列標準，構成檔案信息資源有文本文件、數據庫文件、圖形、圖像文件和視頻文件等。這些種類的文件又有多種不同的格式，僅文本型文件就有諸如DOC、TXT、PDF等格式。多種格式的存在對各個立檔單位電子文件的歸檔工作造成了很多的困擾，也使檔案室對所接收電子文件因格式不同而造成混亂，如內容重復、缺失或不一致等問題。因此，應統一電子文件歸檔格式。電子文件的數據類型、種類、編號、著錄，電子文件光盤的信息組織、刻錄、標識等都應盡力保證歸檔的電子文件齊全、完整、真實、有效，便于長久利用。

（四）建立醫院文書檔案電子數據庫

將醫院檔案集中統一管理，對原有的紙質檔案數字化，現有的電子檔案規范化，建立一個高效實用的電子檔案庫。首先，要實行檔案綜合管理，設置專門的檔案儲存室，依照檔案管理相關規定的文件分類組卷辦法將各類檔案統一保管；其次，要在檔案室配備除濕機和空調及驅蟲藥、消防裝備，保證檔案不出現損壞；最后，要開發行政檔案管理信息系統，把所有紙質資料，全部掃描進入計算機服務器的數據庫。自定義電子檔案庫，對各檔案建立文件夾，文件夾對應卷庫和案卷的名稱、屬性、檔案編號等分門歸類，還可以添加備注說明信息，以及檔案調閱情況管理。努力做好電子文件檔案科學的管理，積極探索新形勢下的管理模式，使電子檔案管理工作更加科學化、實用化，實現檔案信息化的跨越發展。

（五）文書電子檔案資料的及時收集入庫

規范醫院電子文件檔案資料的管理工作好與壞，在一定程度上取決于檔案工作人員的責任與素質。作為醫院檔案工作人員，不僅要注重自身專業水平的素質提高，而且更加要通過參加專業知識培訓、自學等渠道，提高電子文件檔案管理工作水平，使檔案工作有更加科學的管理方法。進一步豐富醫院電子文件檔案的內涵，多方收集電子文件檔案資料，主動加強與各職能科室互動，不煩不燥，及時收集資料，而不是等別人交檔案，使其記錄內容動態、客觀、準確、全面。這樣才能提高電子文件檔案的質量，提高收集電子文件檔案工作效率。作為檔案管理者，還要不斷探索新的管理理念與模式，促使電子檔案能在日常工作中，更好發揮其有效作用。

（六）要加強網絡的安全管理，及時做好數據備份恢復工作

通過驗證用戶信息、輸入調閱口令和限制訪問、閱讀權限，安裝先進的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。備份技術也是確保電子檔案信息安全的一個非常重要的安全策略和技術手段。針對網絡的不安全性，要建立數據備份和恢復系統，確保關鍵信息能在計算機和網絡發生災難性故障后得以及時恢復。

（七）電子文件檔案的開發與利用

新形勢下檔案部門職能應從純粹保管檔案轉變為檔案綜合信息服務，利用檔案信息化手段，為社會提供有價值的信息資源。因此，對檔案信息資源不能僅限于收集、保管，更重要的是利用好這些檔案信息資源，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工、管理，做好對檔案的科學分類、排列、索引和編研等基礎工作，利用檔案信息資源服務于大眾，從而達到檔案信息資源的共享和有效利用。拓展檔案信息的深層次加工，做好信息檢索、匯總分析和專題跟蹤等編研工作，對檔案信息資源按專題和類別進行二次甚至三次加工、提煉和深層開發，拓寬提供信息資源服務的渠道，實現醫院內部各部門之間的資源共享和綜合利用。同時使與患者密切相關的信息通過醫院檔案信息管理系統的服務渠道向大眾公開，做到公正、透明，成為人民滿意的醫院。

參考文獻：

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[2] 卿華.CAD電子文件歸檔管理的幾點建議.湖北職業技術學院學報，2014（12）

[3] 龍紅.對電子文件歸檔的思考.廣西電業，2011（11）

（作者單位：福建省漳州市醫院 福建漳州 363000）

[作者簡介：孫秀貞（1976—），女，福建省漳州市人，大學本科畢業，現任福建省漳州市醫院辦公室助理館員，從事檔案管理工作。]

（責編：若佳）