新形勢下人事檔案管理信息化的建設(shè)研究

劉婕

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新形勢下人事檔案管理信息化的建設(shè)研究

劉婕

新疆興農(nóng)網(wǎng)信息中心，新疆 烏魯木齊 830002

科學(xué)技術(shù)的進步推動了社會經(jīng)濟的發(fā)展，給人們的生活和社會生產(chǎn)方式帶來了較大的影響。目前，已經(jīng)成為人們生產(chǎn)生活中必不可少的動力之一。尤其是計算機技術(shù)的普及和應(yīng)用，改變了整個社會大環(huán)境，已經(jīng)成為社會經(jīng)濟發(fā)展的重要標(biāo)志。在機關(guān)、事業(yè)單位中，人事檔案管理是一項非常重要的工作，對單位的發(fā)展也有較大的影響，所以，在新的社會環(huán)境之下，工作人員必須要能夠利用計算機的優(yōu)勢，加強對人事檔案的信息化建設(shè)，實現(xiàn)人事檔案管理模式的新的突破。主要闡明了人事檔案管理的重要意義，以及人事檔案在信息化建設(shè)過程中的問題，并提出相應(yīng)的解決措施。

科學(xué)技術(shù)；社會經(jīng)濟；計算機技術(shù)；人事檔案；信息化建設(shè)

1 人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1 實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理模式

目前，社會正處于信息時代，信息資源的增加和其自身的價值日漸的顯現(xiàn)出來，因此，人事檔案管理應(yīng)借此機會加快信息化建設(shè)，從而實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理模式。工作人員必要跟上社會發(fā)展的趨勢，將實體化的人事檔案管理模式向信息化方向轉(zhuǎn)變，提高人事檔案的管理效率[1]。

1.2 能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案信息的共享

處于信息時代，信息作為一項重要的資源來源，目前已經(jīng)成為社會和經(jīng)濟發(fā)展中重要的組成部分，所以加強對人事檔案信息化建設(shè)的工作，有利于實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享，加快現(xiàn)代化建設(shè)的進程，從而促進社會的進步和經(jīng)濟的發(fā)展，加快民族的振興。

1.3 能夠方便人事檔案信息資料的查閱

建設(shè)人事檔案管理信息化是為了將人事檔案信息資料轉(zhuǎn)化為電子化和數(shù)字化。能夠利用計算機技術(shù)將人事檔案資料和信息進行收集和歸類以及加工。最終能夠達到人事檔案信息的數(shù)字化的儲存，方便人們對人事檔案的查閱過程，使其能夠發(fā)揮出更大的作用。

1.4 有利用開發(fā)和利用檔案資源

建立人事檔案的主要意義是為了服務(wù)人事工作，因此，為了能夠滿足工作的需求，就要建設(shè)和開發(fā)多種人事檔案資源管理的模式。把計算機技術(shù)引進到人事檔案管理工作中，使人事檔案管理工作突破了原有的管理模式，信息化人事檔案管理模式的出現(xiàn)增大了檔案信息資料的利用效率，為社會經(jīng)濟的發(fā)展做出了貢獻。

2 人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施不完善

做好人事檔案信息化管理工作需要基礎(chǔ)的設(shè)備，比如，計算機、掃描儀以及網(wǎng)絡(luò)硬件等作為技術(shù)支持，才能夠保證人事檔案信息良好的傳輸，但是目前，有些單位存在著基礎(chǔ)設(shè)施不完善的問題，從而制約了人事檔案信息的現(xiàn)代化建設(shè)。

2.2 缺乏統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

在人事檔案管理的信息建設(shè)過程中，需要建立統(tǒng)一的信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)作為參考依據(jù)，來保證人事檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和統(tǒng)一性。在實際的人事檔案管理信息化建設(shè)的工作中，很多單位太過于注重自身的利益，缺乏統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，致使檔案信息網(wǎng)絡(luò)不通暢，不能更好的實現(xiàn)檔案資源的共享，人事檔案管理的意義和作用沒有充分的發(fā)揮。

2.3 工作人員的綜合素質(zhì)有待提升

目前，人事檔案的管理工作主要通過工作人員進行，因此，人事檔案管理的效果的質(zhì)量在很大與工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平有著很大的關(guān)系。但是根據(jù)目前人事檔案管理的情況，依舊缺乏高素質(zhì)的管理人才。人事檔案管理人員的專業(yè)技能較低，不能夠滿足人事檔案信息化管理工作的要求，使檔案的信息化管理面臨著較大的安全隱患。一些工作人員因為粗心等原因使人事檔案的信息失真，給人事檔案資源的使用帶來比較大的風(fēng)險[2]。

3 新形勢下人事檔案管理信息化的建設(shè)對策

3.1 為其配備先進的技術(shù)設(shè)備

人事檔案的信息化管理不能夠離開完善的技術(shù)設(shè)備，健全的硬件設(shè)施是進行人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)，也是開發(fā)或者利用信息資源的主要方式。所以，在新形勢下發(fā)展人事檔案管理的信息化建設(shè)必須要大力的引進先進的技術(shù)設(shè)備，實現(xiàn)技術(shù)設(shè)備的快速更新，建立完善的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，提高認識檔案信息化管理工作的效率。

3.2 實現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)據(jù)化

當(dāng)前有些人事檔案存在著紙質(zhì)材料和電子文件。工作人員要對其進行收集和管理，把工作的重心轉(zhuǎn)移到信息的存儲和二次開發(fā)上。做好以上工作，需要人事檔案管理部門建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，采用科學(xué)管理模式，設(shè)置合理的人事檔案信息化系統(tǒng)，通過信息維護系統(tǒng)把原始檔案信息和檔案資料錄入到計算機中，最終建立一個全國范圍的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化，方便信息的共享。

3.3 增強人事檔案管理工作的服務(wù)水平

人事檔案管理工作的主要目的是為了滿足人們對檔案信息資料的需要，因此，提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平是提高工作質(zhì)量的重要條件。這就需要工作人員能夠利用計算機技術(shù)將文字、聲音以及視頻等檔案信息資料進行分類和加工，并通過不同的載體來實現(xiàn)人事檔案信息資料的數(shù)字化存儲，在通過計算機網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案信息資源的遠距離傳輸和交流，提高人事檔案管理工作等的服務(wù)水平。

[1]宋琳，曹文成，王艷，等.打造精品注重創(chuàng)新認真做好新形勢下企業(yè)信息工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（8）：41-42.

[2]姜以敏，于霞.加強人事檔案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江檔案，2008（3）：67.

劉婕（1982—），女，漢族，甘肅武威人，本科學(xué)歷，工程師，新疆興農(nóng)網(wǎng)信息中心，從事辦公室行政工作。

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