科研院所科研項目管理信息系統的建設與實施

摘 要：科研管理是對整個科研或科技活動的組織、協調和管理的總稱，涉及到科研管理活動中的方方面面，是一項非常復雜的系統性工程。文章圍繞科研院所的科研項目管理信息系統的建設與實施，在詳細分析國內外發展現狀的基礎上，根據研究院所科研管理工作特點，結合項目管理的理論，以軟件工程思想為主線，論述了開發科研項目管理信息系統的重要作用。同時，結合具體科研管理系統案例，提出保證科研項目管理信息系統穩定、有效運行的建議。

關鍵詞：項目管理；項目管理系統；信息化

科研項目是提升科研院所科研能力、提供公益性社會服務和產品的重要基礎，高效的科研項目管理則是科研項目質量的有力保證?？蒲泄芾硎菍φ麄€科研或科技活動的組織、協調和管理的總稱，涉及到科研管理活動中的方方面面，是一項非常復雜的系統性工程。隨著研究機構業務方向的不斷拓展、承擔項目的數量、能力和水平的不斷提升，加強對科研項目的組織統籌和協同管理，是提升項目過程和成果質量的必要條件，將信息化技術應用于科研管理已刻不容緩、勢在必行。文章將以作者所在單位的科研管理信息系統（Project Management Information System，以下簡稱PMIS）建設經驗為切入點，從科研項目管理信息系統的總體目標、實施必要性，以及開發和實施中遇到的問題等方面，對如何加強和推進項目管理系統建設提出可供其他同類院所參考的建議。

1 系統建設的目標和內容

1.1 建設總目標

PMIS建設的總目標是將信息化手段和工具應用于科研項目的管理過程，實現數據的自動化采集和整合管理，從而提升科研管理部門的工作效率和管理水平，同時建立科研項目基礎數據庫，完善科研人員和技術專家資源，為全面實現科研項目文件無紙化、科研文件簽批網絡化奠定基礎。同時以此為契機，著手開展電子數據資源的分析與匯總，對科研項目進行橫向（按照部門）、縱向（按照年度）對比，為完善科研項目管理措施和制度提供“實驗基地”，為研究所領導進行管理決策提供依據和參考。

1.2 系統建設的主要內容

作者所在單位是公安部直屬的綜合性大型研究所，從事公共安全行業相關的產品研發、生產、銷售及服務，多年來始終堅持服務公安業務、服務公安一線、服務社會公共安全的宗旨，堅持走為公安業務部門和社會公共安全領域提供產品、系統解決方案，工程實施和技術支撐服務之路?？蒲许椖渴强蒲性核軌虺掷m發展的核心業務，而高質量的科研項目管理是研究所能夠保持生命力的有力保障。

立足研究所的科研工作、科研管理部門的職能，PMIS應覆蓋所有科研項目的各個環節，包括項目的計劃、人員、預算、質量、技術成果等，并能夠初步實現項目的全過程監控與管理。

1.3 系統需要關注的主要問題

（1）滿足靈活多變的檢索方式。項目信息是項目過程管理的靈魂，如果該系統不能靈活地進行查詢與檢索，就無法為項目的管理決策提供依據。本系統建成后應可按照不同類別進行縱向、橫向的查詢、檢索以及信息匯總。（2）簡單易用的操作方式，突出人性化要求。系統應著重于項目管理的實際業務，操作貼近實際，簡單易用，無需繁復的培訓和記憶。（3）方便快捷的導入導出功能。研究所科研管理部門在日常工作中需要編制大量的，包括項目信息統計報表在內的文檔。因此，系統的各個模塊均應具備導入導出的功能，以便于為項目管理的決策提供及時有效的依據，為后續的數據積累提供真實有效的素材。（4）系統需要具有較高的安全等級。研究所是公安部直屬的研究所，其中承擔的一部分項目涉及國家秘密，因而該系統必須具有較高的安全等級。（5）兼容研究所已建成業務系統的文件格式。目前，研究所內部已獨立運行的系統有所級OA系統、財務管理系統、人事管理系統等，為保證數據的有效流動和不同部門資源的互通共享，需要兼容已有系統的相關文件格式。

2 完善系統建設、推動系統應用的意見和建議

科研項目管理信息系統真正能夠落地并起到實際作用，不僅僅取決于軟件開發的優劣，更關鍵的因素是在系統之外的軟環境，如何能夠調動相關人員的積極性，搬開使用障礙門前的第一塊磚，至關重要。從實踐過程中發現，解決以下幾方面問題，直接關系到系統的穩定運行和有效應用。

2.1 要緊緊圍繞核心業務開展功能設計，杜絕給系統建設項目“鍍金”

PMIS系統設計的核心就是解決如何管項目的問題，因此在此之外的其他功能都屬于項目任務范圍的蔓延。在系統需求分析階段確實要下大力氣做好現有管理職能的梳理，既不能一味的將現有的業務流程搬到系統上，也不能理由現有的MIS系統直接照貓畫虎，而是應該立足項目管理的核心工作，去粗取精、刪繁就簡，只有這樣才能讓系統的使用者愿意使用。

2.2 與系統匹配的管理制度是系統生命力的保護傘、助推劑

多年來，研究所已經形成了較為完善科研管理制度，并與財務、資產、產品生產等相關制度一起形成了完整的科研、生產、服務體系。但是，為了促進PMIS系統的應用，應該同步對現有的管理制度進行一定的修訂，以使其能夠配合系統的使用，使科研管理的效用最大化。舉例而言，在科研項目的管理辦法中應該涵蓋對系統的使用要求，并明確提出獎懲措施。與此同時在于科研項目相關的獎勵和人事晉升等方面，也必須以系統內的信息為評價依據，方能從根本上促進系統的應用。

2.3 堅持以人為本，以科研人員的實際需求為系統建設的出發點

科研人員是科技活動的核心驅動力，發揮著非常重要的作用。在前期需求分析和系統架構設計上不僅應重視上層領導的指導意見，還應該充分考慮最廣泛的使用者，即基層科研人員的使用習慣和實際需求，在各個子系統的具體開發、在用戶界面的設計的細節上，不能只考慮管理部門的業務流程和使用習慣，而是應該換位思考，多征求科研人員的意見和建議，通過反復試用、改進，才能保證使用者愿意用、長期用，最終推進科研管理信息化。

2.4 “少說話、多使用”，避免PMIS進入越改越難用的“死循環”

PMIS項目通常在正式上線后，需要開發公司派員駐場測試及維護，在試運行期間，由于缺乏大規模的實際試用，測試和發現的問題是非常有限的。一旦正式上線，系統維護方將會遇到大量的使用問題。通常情況下，開發公司對于用戶上報的問題是來者不拒、來了就改，對于實際用戶而言，可能短期內解決了當前的問題，但是隨著頻繁的改動，系統往往會出現更多的問題，甚至之前正常的功能出現問題。因此，在對系統進行調整，對軟件進行更新時，系統使用方一定要慎重提出修改意見，而且系統的改進一定要分階段進行，保證系統能夠有效、文檔的運行。

3 結束語

科研項目是研究所發展的核心動力，提高科研管理的質量是保證項目成功率的必要條件，如何建立有效、可行的科研項目管理信息系統是提高科研院所科研項目質量的必由之路。因此，不能僅僅停留在系統建設層面，更要深入到系統的應用層面，充分爭取上層領導對科研管理信息化工作的重視，充分調動管理人員、研發人員及其他相關人員使用科研管理系統的積極性，重視系統的維護、確保數據的鮮活性，才能真正提升科研管理的水平、提高科研項目的質量。

參考文獻

[1]左麗娟，劉欣然.淺談工程項目管理軟件及其應用[J].經濟研究導刊，2010.

[2]張清林，李繼寶，等.科研管理信息化的理論研究與實踐[J].消防科學與技術，2010.

[3]胡景榮.科技計劃項目管理系統構建的研究分析[J].科技管理研究.

[4]劉立焱.淺談科研管理信息化的實踐及其管理創新[J].電子技術與軟件工程，2013.