淺談檔案數據庫在檔案管理中的作用

摘 要：檔案數據庫顧名思義就是以檔案本體為基礎，利用數據庫設計及發展應用對檔案進行有效的管理與維護。它能將檔案信息、管理信息、數據信息以及應用環境等信息進行很好地對比與分析，然后將不同種類的檔案資源進行有效整合，為檔案管理提供可靠的技術支持。檔案數據庫作為檔案管理的重要組成部分之一，對檔案管理建設有著不可替代的影響，下面進行詳細的分析與總結，為其相關工作人員提供參考。

關鍵詞：檔案數據庫；全宗原則；指導作用

1 檔案分類理論對檔案數據庫建設的導向作用

從某種意義上而言，任何一項管理工作都要按照相應地順序以及管理活動進行有目的性的管理與創新。檔案管理也不例外，實施有效的管理規范是為了更好地將檔案信息進行整合，分類并加以充分利用，使其檔案有序化。這種有序化的管理方式不僅僅體現在檔案實體的管理上，更加注重其檔案實體的信息化建設與管理。將檔案信息從繁雜的諸多類別中加以區分，具體到每一種檔案信息的大小及種類上，依據不同的大小、層次實施分類管理。

檔案分類理論作為檔案數據庫建設的影響因素之一，對整個檔案的發展也有著不可估量的重要作用。在實際檔案理論分類中邏輯主義分類方式和歷史主義分類方式是比較常見的兩種理論形式。具體來講，邏輯主義就是將檔案通過一般的分類標準進行嚴格地分類，如按照歷史管理年限或是檔案密集管理程度等。而歷史主義的分類形式多以現實存在發生的某種事物狀態進行界定來對檔案進行有效的分類。這種分類形式相對比較客觀，完全接近于檔案發展的現狀，能夠真實地反映出檔案的發展狀態。具體以全宗原則的方式對檔案實體進行管理，可以將檔案進行全方位的全宗分類。兩種分類方式各有其特點：邏輯主義分類思想主要是借助于某一事物形態的具體特征進行分類，相比較而言，靈活性比較大。而歷史主義分類方式完全強調的是檔案最原始的屬性特征，將其進行數據庫的整合分類，這種方式的分類方法有助于對檔案的理解與認識。事實上，從檔案自身發展需要而言，這兩種分類方式在檔案數據庫建設中都被相互使用，彼此互補，其目的就是為了更好地推動檔案建設事業的發展。

2 檔案數據庫在檔案管理中的應用現狀

隨著經濟建設的不斷創新與發展，檔案事業在建設發展中的地位越來越突出，傳統的檔案發展模式已經很難適應時代社會發展的需要，所以必須加以創新，利用現代信息技術對檔案進行管理與維護。現階段而言，數據庫的建設是比較常用的一種管理方式，它能將傳統的紙質檔案信息轉化為存數字化信息的管理模式，即將檔案實現虛擬化，從而使檔案信息與實體相分離，從這個層義上來講就是將檔案信息更好地實現網絡共享，便于使用者進行復制、收集、整理以及使用，一定程度上促進了檔案管理事業的發展。

但與此同時，還要注重檔案管理人員業務素質的提升以及管理水平能力的有效發揮。現階段檔案管理工作人員結構相對老化，缺少對信息技術的了解與掌握，不能將檔案信息進行很好地錄用以及管理，一些操作人員在檔案登記過程中往往因為對計算機的不熟悉而導致輸入錯誤、或是缺失，數據庫的建立不能很好地發揮效用，當檔案信息頻繁增加時，傳統的分類管理方式難以適應其發展，所以，檔案管理者必須加強對數據庫建設的使用與掌握，能夠將多種檔案信息進行合理的分類，規劃。

3 全宗原則及其理論發展對檔案數據庫建設的指導作用

第一，全宗原則作為檔案分類的主要方法之一，對整個檔案數據庫建設有著極其重要的影響和作用，是人們通常長時間的經驗總結得出來的一種切實有效的分類原則。它能為檔案數據庫的建立提供一個良好的信息記錄，確保其檔案數據的真實。

第二，全宗原則在檔案數據庫建立中有著不可替代的重要作用，它能最大限度地保障檔案數據的真實性。從全宗的定義我們可以了解到，它不僅僅可以作為一個單獨的個體存在于檔案管理中，還能作為檔案信息的整體對其檔案進行管理規劃，突出的主要特點就是最大限度地保護了檔案信息的真實性。這也是它不同于其他圖書、資料、情報等文獻的根本原因。檔案數據庫的建立是檔案管理發展的必然趨勢，也是檔案信息進行管理的有效手段，所以必須引起足夠的重視。檔案數據庫的建立可以充分體現全宗原則的宗旨，實現管理層次上的分級管理與維護。

第三，通常情況下，檔案數據庫的建立不僅僅涉及到建設者、管理者、擁有著與維護者之間的利益，更要與整體檔案管理目標保持一致。全宗原則的理論原則更是這種目標的集中體現，它有助于協調檔案數據庫各方面之間的關系，更能為其提供強有力的理論支持，使其資金、作用得到良好的發揮。

4 電子文件管理理論為檔案數據庫的未來發展提供技術支持

電子文件檔案管理是檔案數據庫建設發展的主要趨勢，從某種意義上而言，電子文件管理具有真實、完整、實用的意義。其生命周期從形成到保管，再到銷毀都將是一個完整的運動過程，對其檔案進行全方位監控與管理，通過這種形式對其檔案信息進行管理可以實現動態查詢。在檔案數據庫中如何將電子文件管理進行有效的發揮及使用，是當前數據庫檔案管理亟待解決的重要問題。

電子文件管理與傳統檔案管理不同，電子文件檔案管理側重于事前對其文件進行管理與規劃，依據整個電子文件管理的特點進行目標管理與維護，然后將檔案信息進行有效整合，充分發揮每個檔案信息在管理中的重要作用。這不僅僅要充分考慮到文件數據的結構優化，更要考慮到對整個檔案管理活動的影響。從電子文件檔案管理的特征來看，為了保證數據的真實有效，必須做好事前數據信息的控制與管理。換句話而言，就是檔案數據庫不能像傳統的紙質檔案管理那樣，自檔案信息接收開始，就要對電子文件進行管理，然后定期進行審查檢閱，將各個環節的檔案數據進行歸檔，為該文件提供一個可靠的存檔環境。

美國當代著名的電子文件管理專家戴維·比爾曼指出“必須根據文件保管系統的功能需求、文件種類以及業務活動的證據性需求，提前界定著錄信息。在電子文件環境中，對元數據予以明確規定，有助于設計和實施在文件生成之際自動截獲元數據的系統，確保文件在轉載、傳輸過程中相伴產生的元數據的完整。”元數據通過描述信息資源的屬性，用于識別、評價、追蹤資源，從而實現對信息資源一體化的組織和有效管理。根據對電子資源管理的需要，元數據可以分為描述型、管理型、技術型和使用型、保存型。事實上，電子文件是多種不同類型信息的一個集合概念，對于不同類型的信息形式，其描述、管理、保存方式都具有不同的屬性集。元數據最基本的功能通過數據元素集定義資源對象的各類屬性，這些屬性的大量實例可以表達為關系型數據庫中的表，或者以XML等形式進行置標，從而能夠利用數據庫系統或各類應用軟件進行管理。可見，以元數據為中間對象，可以利用數據庫實現電子文件的有效管理。

參考文獻

[1]張輯哲.維系之道——檔案與檔案管理[M].北京：中國檔案出版社，1995.

[2]戴維·比爾曼.電子證據——當代機構文件管理戰略[M].王健，等譯.北京：中國人民大學出版社，1999.

[3]趙海峰.淺析數字檔案信息長期安全保管策略[J].蘭臺世界，2009（22）.