淺談檔案信息自動化系統的建設與管理

摘 要：21世紀，是科學技術與經濟全球化的時代，信息資源成為人們生產生活中不可或缺的活動內容。在此時，檔案信息自動化系統的建設占據的地位也越來越重要。文章主要針對檔案信息自動化系統的建設的應用技術、建立數據庫、提高整體水平，以及提高檔案信息自動化管理等相關內容做出了介紹，希望可以為檔案信息自動化建設的相關工作人員提供幫助，僅供參考。

關鍵詞：檔案信息；自動化系統的建設與管理；計算機；網絡；數據庫

前言

近年來，隨著網絡通訊技術的迅猛發展，人們的生活、學習、工作等活動對信息資源的需求日益明顯。檔案信息自動化系統的建設有助于人們的工作內容簡單便捷化，它可以把大量復雜分散的信息資料規整成清晰有序、便于用戶訪問的信息，使檔案信息自動化的管理水平在很大程多上得到了明顯提高。檔案信息自動化系統的建設是一項復雜的任務，是需要多個部門、專業進行學科知識交流的發展過程，在建設過程中，要循序漸進地進行，避免盲目地追求速率的現象發生。因此，在建設檔案信息自動化系統時，相關工作人員必須具有認真謹慎的工作態度，時刻提升自身的專業素養和職業道德觀，只有這樣，才能設計搭建出一個專業的、科學合理的檔案信息管理自動化平臺。

1 選擇好檔案信息自動化系統建設的應用技術

伴隨著高新科技和經濟全球化的到來，我國也進入到了信息化時代，計算機、智能通訊設備等隨處可見。檔案信息自動化系統建設離不開計算機等網絡通訊技術的支撐，還需要性能較高的服務設備。計算機技術在檔案管理中的作用主要是檔案的收集處理、檢索記錄、借閱標記等等。因此，相比于傳統的檔案管理方法而言，利用計算機進行檔案管理，具有占用空間小、儲存信息量大、傳輸速率快等優點。計算機技術的應用使檔案工作有了質的飛躍，便于相關工作人員的管理和利用。新世紀曙光初露，以知識、科技和信息的產生、創新、流通、分配，以及應用為基礎的知識經濟正向我們走來，全球性的競爭日益激烈。對于檔案信息自動化系統的建設來說，選擇好應用技術是至關重要的，要同時考慮到技術的現實意義和經濟效益，充分了解應用技術的現狀，以便于檔案信息自動化系統地建設的良好發展。

2 有重點、有針對性地建設數據庫

以同一組織方式將相關數據組織在一起，并存放在計算機存儲器上的，能夠為多個用戶所共享，與應用程序彼此相互獨立的一組相關數據的組合。這就是數據庫的含義，簡而言之，數據庫就是用來儲存用戶數據的一個容器。檔案信息自動化系統在建設過程中，關鍵之處就是建設數據庫，其是自動化系統地核心內容，占有主導作用。數據庫的建立是一項復雜的、長期的系統工程。因此，在建設數據庫時要有針對性，根據系統建設的方向有重點地改變數據庫內容，使數據庫方便用戶的使用，建立健全完善的數據庫系統可以提高檔案信息自動化系統的使用效率。

3 依托計算機網絡提高檔案信息自動化系統的整體水平

隨著計算機系統功能的日益完善和速度的不斷提高，檔案信息自動化系統對計算機網絡的需求也不斷地擴大。為了工作方便，每個工作部門的內部都建立了局域網，并充分利用計算機網絡的優勢設計適合本部門的網站，上傳相應的檔案信息和數據，最終實現檔案信息自動化系統的檢索功能。相關部門的工作人員要利用已有的專業技術水平，依據網站的特點，加快建設檔案信息資源數據庫的進程，重點重視電子文件數據庫的建設，需要注意的是，檔案信息自動化系統是由多個環節內容組成的，通過計算機網絡技術而連接起來的，所以要保證系統中各個環節內容要在同一水平線上，只有這樣，才能保障系統整體的優勢。如果其中一個環節出現問題和故障，就會導致系統無法運行，從而降低系統的整體性功能。因此，在自動化系統網站建成之后，相關工作人員要高度重視局域網的安全控制，這就需要工作人員具有較高的網絡技術水平、認真負責的工作態度，在系統出現故障時，能及時發現，并迅速做出反應，利用計算機網絡提高檔案信息自動化系統的整體水平，爭取為檔案信息資源數據庫的建設作出應有的貢獻。

4 檔案信息自動化系統的安全控制

隨著21世紀的到來，人類也隨之進入了網絡化時代，信息技術融入到了各個領域之中，從政治到經濟；從管理到社會。網絡讓我們更好地了解社會，展示自我個性，廣泛地參與社會，滿足人們的娛樂需求。然而，如果網絡使用不當也會導致病毒或者用戶非法侵入等危險。為了防止檔案信息自動化系統受到威脅和侵害，檔案管理人員要建立安全機制，避免非本系統的用戶訪問、使用數據庫系統的信息和程序，防止外來業務人員更改、查詢記憶使用本部門的業務功能和數據。針對這種情況，可以采取用戶賬號管理及用戶權限設定等措施來保障系統的安全。

4.1 系統用戶賬號管理

一般來講，系統用戶分為系統管理員與一般用戶。系統管理員具有對用戶的賬號進行修改、刪除或增加的功能。系統管理員可對一般用戶賬號進行的設置有：為使用系統的相關工作人員設置一個帶有口令的賬號，且口令是由工作人員本人設置的。而對于公共查詢子系統，只需要設置一個沒有口令的賬號即可。在處理數據過程中，系統自動記載每條記錄的創建時間和用戶賬號，以及最后一次修改記錄的用戶賬號和修改時間，不僅可以明確每個工作人員的責任，還有助于系統的監督和管理。

4.2 系統用戶權限的設定

管理員根據系統功能對系統設定嚴謹用戶訪問權限，通過系統自動識別功能辨別用戶身份，這樣每個用戶就只能更改自己創建文件的數據和記錄，以此保證其他用戶數據不被篡改和刪除，繼而使整個檔案信息自動化系統的始終處于安全狀態。

5 提高檔案管理的標準化、規范化水平

21世紀以來，隨著科技國際化的發展趨勢，我國也逐漸邁入了信息化時代，越來越多的高科技產品出現在人們的視野之中。檔案工作是行業可持續發展的前提條件，所以必須要提高檔案管理水平。檔案信息自動化系統是以計算機技術為核心、以規范標準化的管理方式為基礎的原則進行建設的，其最大的優勢是便于檔案人員的操作和利用。除此之外，由于檔案人員是檔案管理工作的主體，其自身的職業素養和專業水平與檔案工作密切相關，所以為了提高檔案管理的水平，相關部門要定期進行教育培訓，各部門人員之間要隨時交流心得，總結經驗，有利于技術水平的提升。因此，要想建設出具有特色的、符合檔案工作發展趨勢的檔案信息自動化系統，就必須要提高檔案管理的標準化、規范化水平。

6 結束語

通過文章的綜合分析可知，建立檔案信息自動化系統是提高檔案管理工作的重要途徑，然而，建設健全的自動化系統工程是一項錯綜復雜的工作內容，分為多個環節，不可能速戰速決，要循序漸進地進行，各部門之間要努力協作，善于溝通，共同向著實現檔案信息自動化管理的目標前進。在檔案信息管理過程中，改變傳統的管理模式，利用計算機等先進技術科學合理地規劃檔案信息，便于用戶的查找和使用。總而言之，建設和管理好檔案信息自動化系統，不僅是檔案工作人員義不容辭的責任，也是檔案工作能夠朝氣蓬勃發展的重要前提。

參考文獻

[1]薛四新.檔案信息化應用系統建設[M].機械工業出版社，2006.

[2]安小米，鄭向陽.21世紀城市建設文件檔案信息管理的優化與創新[M].中國建筑工業出版社，2006.

[3]卞昭玲.網絡環境檔案信息管理服務研究[M].中國檔案出版社，2007.