淺談電力勘測設(shè)計企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的問題

深圳供電規(guī)劃設(shè)計院有限公司 廣東深圳 518054

摘要：1999年國家檔案局發(fā)布了行政規(guī)章《電子文件歸檔及電子檔案管理辦法》，2000年國家檔案局提出了推進檔案信息化建設(shè)的任務(wù)，2002年11月國家檔案局頒布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，2005年發(fā)布了《關(guān)于加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見》，進一步推動檔案管理向以信息化建設(shè)為重點發(fā)展的歷史新階段。為進一步規(guī)范數(shù)字檔案館的建設(shè)，2010年6月國家檔案局發(fā)布了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》。在此背景下，各行各業(yè)都在積極探索新形勢下檔案信息化建設(shè)的新模式。中國電力規(guī)劃設(shè)計協(xié)會作為電勘測設(shè)計企業(yè)的全國性行業(yè)組織，2009年起相繼發(fā)布了《電力勘測設(shè)計行業(yè)檔案工作2009-2011年發(fā)展規(guī)劃》、《開展電力設(shè)計院數(shù)字檔案館建設(shè)工作計劃》和《電力勘測設(shè)計行業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)指導(dǎo)意見》，進一步明確了數(shù)字檔案館建設(shè)目標，確定了建設(shè)推進工作組，規(guī)定了主要工作內(nèi)容和工作進度等。本文旨在分析電力勘測設(shè)計企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)時存在的問題，并結(jié)合當前行業(yè)實際，對如何解決這些問題做一個初步的探討。

關(guān)鍵詞：電力勘測設(shè)計企業(yè)；數(shù)字檔案館；檔案館建設(shè)面臨的問題；探討

1數(shù)字檔案館

1.1數(shù)字檔案館的概念

數(shù)字檔案館（Digital Archives）：指各立檔單位為適應(yīng)本單位檔案和資料信息管理發(fā)展需要，運用信息技術(shù)及其網(wǎng)絡(luò)平臺建立的，具有“收集、管理、保存、利用”等基本功能，實現(xiàn)資源數(shù)字化、結(jié)構(gòu)合理化、形式多樣化、技術(shù)標準化、管理科學(xué)化、信息社會化、業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的目標，能夠保證館藏檔案和資料信息真實、完整、可用的信息管理系統(tǒng)。

電子文件（electronic records）：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，可被捕獲和搜集的數(shù)據(jù)或信息，這些數(shù)據(jù)和信息需要依賴文件管理系統(tǒng)才能呈現(xiàn)和理解，是以電子化方式生成、保存和提供利用的檔案和資料。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息組成。

數(shù)字化（digitalization）：將硬拷貝檔案和資料轉(zhuǎn)化成電子文件，以方便電腦存儲和使用的過程。

元數(shù)據(jù)（metadata）：是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。

1.2 數(shù)字檔案館的建設(shè)內(nèi)容

數(shù)字檔案館建設(shè)主要包括三平臺：數(shù)字檔案館管理平臺、數(shù)字檔案信息資源平臺、數(shù)字檔案館安全保障平臺。

（1）數(shù)字檔案館管理平臺

數(shù)字檔案館管理平臺是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)。數(shù)字檔案館管理平臺主要包括兩個方面：一是以數(shù)字檔案館功能要求為指導(dǎo)，開發(fā)滿足電力勘測設(shè)計企業(yè)各門類、各載體檔案和資料的收集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、統(tǒng)計等全過程管理功能的平臺，滿足檔案和資料日常管理業(yè)務(wù)的需要；二是依靠網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)平臺以及與之相配套的硬件設(shè)施。

（2）數(shù)字檔案信息資源平臺

建設(shè)數(shù)字檔案信息資源平臺是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容，主要包括工程元數(shù)據(jù)檔案資料資源和數(shù)字圖書資料資源。

（3）數(shù)字檔案館安全保障平臺

建設(shè)數(shù)字檔案館安全保障平臺是數(shù)字檔案館有效運行的堅強保證。主要包括：一是建立安全保障體系，數(shù)字檔案館應(yīng)當配備基本的信息安全軟硬件設(shè)備，制訂詳細的信息安全管理制度，建立數(shù)字檔案館的信息安全防護體系；二是制訂有關(guān)數(shù)字檔案館的技術(shù)標準和管理標準；三是配備可靠的數(shù)字檔案管理人員，企業(yè)要大力培養(yǎng)適應(yīng)數(shù)字檔案館建設(shè)和運行需要的各類人才，確保數(shù)字檔案館的運行正常和科學(xué)管理。

2數(shù)字檔案館建設(shè)時面臨的問題

2.1對數(shù)字檔案館的認識問題

由于數(shù)字檔案一定要依賴于計算機設(shè)備的解讀而無法呈現(xiàn)出檔案的“白紙黑字”的直觀性，使得人們對其原始性和可靠性有所懷疑，對以后的利用會造成不必要的麻煩。因為目前的檔案數(shù)字化的加工主要方式是對原始文件進行掃描加工，在這一過程中造成數(shù)字檔案失去原始性的原因有很多方面，其中最為主要的原因是以下幾個方面：第一，設(shè)備的技術(shù)參數(shù)選擇不當。對不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡，有時需調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù)，如明暗度、對比度、分辨率等，選擇不當則會直接影響掃描成品的質(zhì)量，造成重要數(shù)據(jù)信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外的混亂信息，客觀上造成檔案原始面貌的改變。第二，工作過程失誤。原始文件的掃描工作是大量的重復(fù)勞動，難免有時出現(xiàn)錯誤。如檔案文件重復(fù)掃描或順序搞錯，或存儲錯誤，或在建立索引目錄時鏈接地址錯誤等等，如不及時發(fā)現(xiàn)，將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失效，造成無法對應(yīng)的情況。第三，軟件轉(zhuǎn)換過程中的失誤。在進行數(shù)字檔案的遷移或在提供利用時，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當，同樣會導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生不可逆轉(zhuǎn)的變化。

2.2數(shù)字檔案館建設(shè)的技術(shù)問題

電力勘測設(shè)計企業(yè)的數(shù)字檔案館的建設(shè)是以中國電力規(guī)劃設(shè)計協(xié)會發(fā)布的《電力勘測設(shè)計行業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)指導(dǎo)意見》為準則，配以先進的信息技術(shù)手段，建設(shè)適應(yīng)本企業(yè)在一定時期內(nèi)數(shù)字檔案管理需要的網(wǎng)絡(luò)平臺，開發(fā)應(yīng)用符合功能要求的管理系統(tǒng)。這就要求中小企業(yè)無論是在計算機硬件還是軟件技術(shù)上都要不斷更新?lián)Q代，緊跟時代步伐，才能獲得更準確、最新的信息，為企業(yè)發(fā)展帶來更多的效益。

數(shù)字檔案館完全是信息技術(shù)、電子設(shè)備和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來的產(chǎn)物，離開了信息技術(shù)的支撐，就沒有了數(shù)字檔案館。但是信息技術(shù)的不斷更新變化也給數(shù)字檔案館的建設(shè)帶來了諸多制約數(shù)字檔案館建設(shè)與發(fā)展的技術(shù)的難點。

首先，數(shù)字化硬件設(shè)備技術(shù)條件。支撐網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理平臺運行的硬件技術(shù)條件之一是必須要有足夠的帶寬資源，以保證系統(tǒng)用戶快速地傳輸圖像、文字、語音、視頻等檔案資料，以便實現(xiàn)多平臺的互聯(lián)、互訪，實現(xiàn)跨平臺、跨系統(tǒng)、的相互轉(zhuǎn)換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬資源和用戶對網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)男枨髮⑹菙?shù)字檔案館發(fā)展必須解決的突出問題。

其次，難以攻克的技術(shù)難題。數(shù)字檔案館是以數(shù)據(jù)庫元數(shù)據(jù)信息資源和網(wǎng)絡(luò)平臺為基礎(chǔ)的，實現(xiàn)其功能的相關(guān)技術(shù)是復(fù)雜、先進且不斷發(fā)展的，它幾乎包括了計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所有問題。如數(shù)字化圖像的壓縮與存儲、信息檢索技術(shù)、多資源平臺互換互訪技術(shù)、海量信息存儲與調(diào)配技術(shù)等，既是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的難關(guān)，也是制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的難題。此外，在數(shù)字檔案館的建設(shè)和運行過程中還需要解決一些特殊問題，為此必須開發(fā)應(yīng)用一系列新技術(shù)，如：身份認證、智能檢索、信息加密、數(shù)字水印、電子簽章等，其中有多項技術(shù)具有創(chuàng)新性，這些創(chuàng)新技術(shù)也都是不容易解決的問題。

2.3檔案管理人員的業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)問題

檔案管理是一項十分復(fù)雜的專業(yè)工作，涉及到方方面面的內(nèi)容，要求檔案管理的人員在工作中除了具備必要的檔案管理知識，同時還需要有一定的計算機應(yīng)用能力和其他的綜合能力。大多簡單的認為檔案管理就是資料的收集和分類儲存，不需要多少專業(yè)知識，因而大多數(shù)企業(yè)的檔案管理人員是兼職，并不配備專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理人員的業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)成為數(shù)字檔案館建設(shè)與運行過程迫切需要解決的問題。

2.4資金投入的問題

各電力勘測設(shè)計企業(yè)根據(jù)自身條件不同，投入了一定數(shù)量的資金進行數(shù)字檔案館的建設(shè)，但是要滿足數(shù)字檔案館的各項業(yè)務(wù)需求的基礎(chǔ)建設(shè)，仍然需要投入一定量的資金。這些費用主要包括以下幾方面：一是平時正常網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備使用費和維護費；二是軟、硬件更新費，要維持數(shù)字檔案館的正常使用與運行，也必須不斷地更新軟件和硬件設(shè)備，但要是更新軟件和硬件設(shè)備，卻又要持續(xù)不斷地投入大量的資金?，F(xiàn)在普遍的做法是一性投入建成數(shù)字檔案館，之后的后續(xù)資金供應(yīng)乏力，形成一個只“建設(shè)”不“更新”的狀態(tài)。在一定程度上影響了數(shù)字檔案館建設(shè)的可持續(xù)性。

2.5數(shù)字檔案館建設(shè)的安全問題

網(wǎng)絡(luò)安全問題是當前計算機網(wǎng)絡(luò)最棘手的問題，也是數(shù)字檔案館建設(shè)過程中所遇到的難題之一。數(shù)字檔案館面臨以下幾方面的問題：第一，病毒。近幾年來，新型網(wǎng)絡(luò)病毒不斷出現(xiàn)，已對計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成較為嚴重的威脅。如果企業(yè)重要信息在遭到病毒的破壞后，其造成的損失是無法預(yù)估的。第二，黑客。由于網(wǎng)絡(luò)具有加密性和匿名性的特點，使入侵者難以被發(fā)現(xiàn)。使得越來越多的程序設(shè)計高手成為了網(wǎng)絡(luò)黑客，他們不僅僅是滿足自身好奇心，而是更多的參與到行業(yè)業(yè)間競爭。第三，蓄意竊取。由于數(shù)字檔案極容易被復(fù)制，很多人通過竊取公司機密信息進行惡意擴散或謀取高額利益。第四，外界不可抗力的威脅。例如火災(zāi)、地震等自然災(zāi)害所造成的種種損害。以上這些，都使數(shù)字檔案信息的安全變得不不堪一擊。