淺談如何加強國際EPC項目文件控制管理摘要

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摘要：本文從相關背景入手，首先對國際EPC項目文件控制的作用進行分析，進而提出國際EPC項目文件控制管理的建議。

關鍵詞：文件控制管理；國際EPC項目；項目管理

一、文件控制在設計過程中的作用

1.保持健全的文件控制管理流程高效運行，有利于項目設計進度的控制 在國際EPC項目中，業主會聘用監理公司（即PMC）審核設計圖紙和設計文件，文件往來是承包商與業主和監理咨詢工程師溝通的重要形式。不同類型的文件或者文件的不同狀態（如批準、按意見修改后批準、未提交等）反應了項目的進度狀態，實施完善的文件控制，記錄收發時間、版次和狀態等信息，文件控制記錄是項目管理部實施項目進度控制的重要依據。

2.嚴格的文件控制能提高設計質量在國際工程項目中，業主利用版次設計實現對設計全過程的控制，并不斷地把監理公司咨詢專家的意見和業主方其他參與人員的意見反饋到設計中。這種設計流程，增加了文件往來過程和交接，需要高效健全的文件控制管理流程對提交圖紙和審查意見實行嚴格的控制，以做到設計文件的每次提交和相對應的審查意見都能在文件控制系統中可查，方便設計人員索要查詢資料，按照要求修改文件和重新提交，以保證設計質量。

3.完善的文件控制流程有利于專業之間的協調和溝通 在國際工程項目的文件控制管理中，各專業之間相互提資以及專業會簽，都需要通過文件控制。提資單和會簽記錄，以及項目協調會議記錄等，都在文件控制管理下。這樣各專業之間的溝通協調都有據可查，避免信息傳達不到位或者互相推卸責任等情況出現，這對設計進度和質量都是有利的。

二、文件控制在采購過程中的作用

1.采購文件的有效控制有利于采購設計和施工三方之間的協調 采購工作作為EPC項目中的三人板塊之一，涉及工程公司、設備供應商以及運輸三方的文件，因此文件數量和類型都很多。每個采購合同包都包含有招標文件、投標文件、合同文件、監造文件、運輸文件、設備竣工文件等。這三方之間的任意一方文件沒有得到有效的控制，都可能會影響到其他兩方的工作。

2.采購文件的有效控制有利于控制設備交貨質量和時間

采購文件貫穿整個項目的進程，從項目開始有招標文件、合同文件等，到項目收尾階段有完工文件、開箱檢驗文件等。

三、文件控制在施工過程中的作用

1.健全完善的文件控制系統有利于施工進度的管理 國外項目業主往往會要求承包商在項目現場設立文件控制，按照項目文件控制管理方案對現場文件實施控制。

2.對施工文件納入項目文件管理流程，能提高施工質量 施工是項目的實施階段，也是項目的關鍵階段。施工承包商都是按照施工圖紙進行設計，此外，施工過程中還會產生變更和質詢單等文件，這些施工文件一旦沒有得到很好的控制，產生混亂，容易出現用于施工的圖紙不是最新版本、設備的安裝圖紙不到位以及施工方的意見沒有及時反饋等問題。而完善的文件管理流程就能避免出現這些問題，從而提高施工質量。

四、國際EPC項目文件控制管理的建議

（一）制定相應的企業管理制度

對外承包工程企業文件管理工作涉及多方利益。為了實現對外承包工程企業文件管理的要求目標，必須從國家層面對文件管理體制進行設計，掃清對外承包工程企業文件管理的法律障礙和技術障礙，在充分厘清國內、國外、行業、系統等各方利益結構的前提下，明確對外承包工程企業文件的權益關系，建立相應的跨國家、地區和跨行業標準的協調機制，在國家現有文件管理體制的基礎上，建立對外承包工程企業文件管理的相應體制，并配套制定對外承包工程企業文件管理制度，以解決對外承包工程企業文件管理工作中的法律沖突問題。

（二）制定完整的文件控制管理系統

針對不同的分包商之間的往來信函及文件，我們制定了具體的文件分類方式，方便管理工程中所涉及的各類文件：

文件收發登記表，主要是用來登記所有進出的文件，可以用來后期的文件查詢，當某一文件出現紕漏時，也能被及時發現處理，提高工作效率。而以下所列出的所有文件類型都可以通過文件收發登記表來查詢，這樣能更好的控制文件管理。

Letter，主要是供來往信件之用，信件的主題、編號、發出日期及接收日期、簽發人等信息都體現在Letter上。

Document Transmittal，主要是傳送來往文件（除信函之外）之用，文件的編號、名稱、版次、提交日的、簽發人、發出日期及簽收人、簽收日期等信息都體現在Document Transmittal上。

Submittal，主要用于提交業主或咨詢商以批復材料樣品、技術資料的文件格式，此文件記錄材料或技術文件的種類、用途、版次、提交日期、批復日期及咨詢商的批復意見。工程中，幾乎所有的材料及技術資料都是用此文件提交，使其批復狀況一目了然。

FON（Field Observation Notice），即現場觀測通知，供咨詢商發現現場出現問題或存在隱患時，通知承包商在規定的時間內加以整改，從而滿足工程要求及技術規定。

文件處理單，用于記錄接收到的文件的具體來源、發送人員及部門、項目經理對文件的處理意見、問題負責人和需要采取的行動。

發文申請單，主要針對發出的信件，記錄有文件主送人、文件類型、狀態、編制人、審核人、主管批準人、行管翻譯及校審人，最后為文件核準及簽發人，使得每個問題在項目內部均得到良好溝通。

RFI（Request For Information），即信息請求，主要是要求咨詢商對一些存在爭議或模糊的圖紙及技術問題進行澄清的一種文件形式。

MOM（Minutes of Meeting），即會議紀要，通常由標題、與會單位、與會人員、正文、主送、抄送單位構成。會議紀要是會議宗旨、基本精神和所議定事項的概要紀錄，不能隨意增減和更改內容，任何不真實的材料都不得寫進會議紀要。

Daily/Weekly/Monthly Report，即日報、周報、月報。這3類報表能反應項目運行過程中的質量、進度、投資、安全、環保等信息。日報能夠提供項目的第一手資料，使項目決策更加靈活和適應市場變化，及時調整經營策略，避免企業損失。通過周報和月報對比，促進和鞭策各部門做好工作，積極工作，不斷創新，帶動全體項目員工，圍繞項目既定口標努力工作，不斷進取。

COR（Change Order Request），即由業主方引起的工程變更。該變更包 括：推遲提交業主應提交的項目；功能描述書的缺陷，包括差錯或遺漏；工作 范圍變更；計劃調整指示；加速施工指示；工程暫停；有歧義的或相互沖突的 合同條款；合同終比。工作范圍變更是最普遍的工程變更，通常表現為工作范 圍的增減，是變更控制的主要對象。

CON（Change Order Notice），即由總承包商引起的工程變更。此變更涉及對合同有利和不利兩方面，一般包括：設計變更；材料設備變更；設備供應商變更；未能按計劃開工；施工措施變更；分包商履行合同的失敗；供應商履行合同的失敗；有缺陷的工序和低劣的工程；工期延誤。設計是EPC項目的重中之重，設計工作的好壞直接關系承包商的項目效益。

參考文獻：

[1]歐陽姣鳳. 談國際EPC工程項目設計管理的組織與控制[J]. 工程建設與設計，2013，01：185-189.

[2]賀玉娟. 國際EPC項目管理中文件控制的重要性[J]. 城市建筑，2013，16：100.