對于供電企業人事檔案管理的探析

廣東電網有限責任公司湛江供電局

摘要：在我國的經濟飛速發展的背景下，供電企業的人事檔案管理工作也得到了一定的發展與革新，人事檔案不僅僅反映員工的基本信息，還可以從中了解員工是否對社會工作有熱情以及員工的工作狀態，它承載著相關的管理部門了解員工的重擔。因此，對供電企業的人事檔案管理是供電企業的人事管理中必不可少的一項工作。相關的管理人員能從人事檔案中真切的地看出員工的思想政治水平以及相關的社會閱歷、品德操行以及相關的業務能力。而且人事檔案能夠將員工在本局的經歷完整的記錄下來，具有相當大的參考價值。筆者將結合自身的工作經驗，對供電企業的人事檔案管理的相關工作作出含有自身看法的探析，希望能為讀者在今后的工作中傳遞一些有用的信息。

關鍵詞：人事檔案；供電企業；人力資源

1.檔案管理工作對企業以及員工的作用

1.1人事檔案管理能夠最大程度發揮員工的作用

從內容上來說，供電企業的人事檔案記錄了員工從入局以來到離職的時間內所有的信息，包括個人基本信息以及在工作中的作出的不凡貢獻和參加的社會活動。人事檔案能夠綜合體現員工的綜合素質，能夠從中預測出員工以后的發展趨勢。同時對人事檔案的定期管理能夠有效地發現一些員工的特長，避免一些員工的特長得不到發揮，產生才不得用的現象。可以在整個組合內最大程度的發揮員工的作用，促進阻止的發展，取得員工在人力資源上的最大作用。

1.2在員工之間作出合理調配，得到配置的最優化

上文提到，調閱相關的人事檔案能夠發現不同員工的特長，能夠避免才不得用的現象。從而決策部門在作出決定時能夠有更大的選擇余地，在不同的員工之間作出權衡，因此能夠在工作與員工之間取得最大化的平衡，這樣一來，也能最大化地將組織內部的各部門聯系起來，將企業的內聚性發揮到最大。同時能夠合理的調配相關的人力資源，最大程度地促進公司的發展，同時也能發揮員工的個人長處，做到公司與員工的雙贏。

1.3能夠對員工的發展趨勢以及企業對員工的需求作出科學規范的預測管理

對企業內部的人事檔案作出一定程度的科學管理，能夠發現企業在現階段的哪些部門出現人才飽和、哪些部門出現人才缺口的現象，能夠科學地幫助人力資源管理部門制定下一階段的人才管理計劃與招聘計劃。同時，也能在一定程度上預測員工在今后的一段時間內的發展趨勢，對員工的下一步發展作出合理的、規范的預測指導，有利于員工在今后的職業生涯規劃中得到科學的指導。

2.人事檔案信息的錄入模式

2.1從員工的社會關系------定向收集模式

所謂人事檔案的定向收集，就是對所有員工的信息進行收集，同時對信息進行科學規范的管理。這些信息的收集可以從員工的前單位、家庭、社會關系等方向來進行定向收集。

2.2設定收集人事檔案信息的間隔

人事檔案的管理不只是體現在檔案形成的初期，還要貫穿在員工的整個職業生涯，這樣的人事檔案信息才有系統性和科學性。定時收集人事檔案管理信息，具體的做法是制定一定的收集時間間隔，從需要收集的人事檔案信息的角度出發，在員工的各種社會關系中獲得相關的信息。

2.3對人事檔案信息進行進一步的追補工作

這種收集情況是針對一些人事檔案中出現信息模糊、失效的情況的，在人事檔案信息管理部門對人事檔案的定期管理中，總能夠發現一些無效的或者不確定的信息，這樣就可以對人事檔案信息進行相關的追蹤管理，幫助管理人員在日常工作中進行相關的查漏補缺工作，以便于更好地完善相關的管理工作。具體的工作情況可以根據相關單位的實際情況作出一些調整。例如，對于一些人事檔案管理混亂、檔案基礎較差的單位，可以將追蹤管理的時間密度與強度進行適當的調整；相反，對于一些制度建立的較早、比較健全的單位，相關的人事檔案管理部門就可以適當的降低工作的強度，簡化工作形式。同時，相關部門也要做好思想政治工作，讓員工充分了解人事檔案信息對他們的現階段以及以后的影響力，讓員工主動配合、上交相關的材料說明，這樣才能從根本上做好人事檔案管理的工作。

3.目前供電企業的人事檔案管理工作中存在的弊端

雖然我國的人事檔案管理的改革工作起步較早，但是由于各種原因，例如相關企業的企業規模較大以及人事的流通較快等原因，當前的供電企業的人事檔案管理工作中還存在各種各樣的弊端。

3.1缺少人事檔案管理人員

許多企業對人事檔案管理工作不太重視，對于人事檔案管理專員這一職位的認識不清，甚至這一職位的是由許多人輪流擔任的，甚至一些單位的人事檔案管理人員是由其他崗位的管理人員兼任的，不同的人對上一任的檔案管理工作不甚了解，另一種情況是兼任的檔案管理員對檔案管理工作不重視。

3.2對人事檔案的保管意識不夠強烈

在筆者的調查下發現，許多單位對人事檔案管理的工作的保管工作做的不夠，都是將檔案堆放在一個地方，許多部門的人甚至是系統外的社會人員也可以隨意調閱。這就體現了人事檔案的管理意識不夠強烈，就有可能造成公司內部的員工的信息流失，對員工的個人利益以及公司的發展都是有一定的負面作用的。

3.3單位對人事檔案信息的認識不足

筆者在向大量的單位咨詢后發現，絕大多數單位沒有利用好人事檔案管理的應有作用，只是礙于上級的要求被動式地將員工的信息錄入到相關的人事檔案當中去，只為了應付相關的檢查，帶著這樣目的的工作是沒有辦法將工作落到實處的。這樣作出的檔案無法為企業選拔人才、管理人才提供參考依據。

3.4管理方式落后，缺少相關科學理論的指導

目前許多單位的人事檔案的管理方式是人工錄入，紙質管理，這與當今時代的信息化管理要求嚴重不符，相關單位應該積極引進一些信息化人才以及技術，對人事檔案管理進行信息化管理，這樣不僅能夠大幅度地提高檔案的信息化和利用效率，也能提高相關的工作人員以及工作效率。

4.對人事檔案的管理的改進建議

4.1加強檔案管理的硬軟件條件

顧名思義，這個步驟需要對檔案的管理分為兩個方向。一是硬件，所謂硬件，就是著重提高檔案管理的存儲地點，做到存儲地的防火防盜、防潮防蛀，硬件條件的良好與否，能夠有效地提高檔案的規范化管理形式，同時，根據國內外的相關經驗，檔案的管理庫房、閱讀點以及相關人員的辦公室要分開設立，這樣才能直接地促進檔案管理工作的進行。二是軟件，所謂軟件，就是迫切地提升檔案管理的信息化程度，利用當前的信息化技術來對檔案進行錄入和管理。

4.2加快檔案信息的搜索速度

前面說道，利用信息化技術來錄入與管理檔案，不僅可以大幅度提高檔案的信息化水平，也能提高相關的工作人員的工作效率。所以，筆者認為，利用信息化技術的助力，能夠加快檔案的檢索辦法的革新，這樣的“傻瓜式”的辦法能夠直接地提高檔案管理的質量。

4.3利用相關的科學理論指導檔案信息的管理

隨著信息化技術的應用，雖然省去了大量的人力，同時提高了檔案信息的管理質量，但是歸根結底，檔案是需要管理人員來管理的，因此，相關的管理人員也要提高自身的道德水平，努力學習相關的科學理論，并將相關的科學理論應用到實踐當中去，這樣才能做到人與軟件的同步的與時俱進，以便于更好地為企業服務。

5.總結

從管理學的角度來說，人事檔案管理能夠對一個企業，特別是供電企業的人事人資工作提供相當大的幫助，因此，供電企業必須重視人事檔案的建設，同時，相關部門與員工必須參與進來，積極主動地提交相關的信息，以便于企業能夠為未來的規劃作出正確地決策。

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