醫(yī)院基建檔案的重要性及有效管理

【摘要】隨著醫(yī)院基建檔案要求的不斷提高，研究其重要性及有效管理凸顯出重要意義。本文首先介紹了基建檔案的特點(diǎn)，分析了基建檔案在醫(yī)院管理中的作用。在探討當(dāng)前醫(yī)院重點(diǎn)工程基建檔案存在問(wèn)題同時(shí)，提出了做好醫(yī)院基建檔案管理的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；基建檔案；重要性；有效管理

一、前言

作為醫(yī)院基建中的一項(xiàng)重要材料，基建檔案的重要性在近期得到了有關(guān)方面的高度重視。該項(xiàng)課題的研究，將會(huì)更好地提升基建檔案的有效管理水平，從而保證醫(yī)院基建的順利進(jìn)行。本文從介紹基建檔案特點(diǎn)著手該課題的研究。

二、基建檔案的特點(diǎn)

1.基建涉及的部門多，情況復(fù)雜。醫(yī)院每一次做出建設(shè)一個(gè)工程的決定，就要和很多部門打招呼。先是要在城建部門獲得批準(zhǔn)，之后進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)，通過(guò)環(huán)保和消防部門，實(shí)地進(jìn)行勘察，聯(lián)系承包單位，進(jìn)行物資采購(gòu)，對(duì)工程進(jìn)行監(jiān)督等環(huán)節(jié)非常多，涉及到的單位也多，經(jīng)手的人員更是成千上百。由于情況復(fù)雜，單位人員較多，辦事的人員更是素質(zhì)參差不齊，沒(méi)有及時(shí)上交檔案的意識(shí)，各人員的文化程度，辦理業(yè)務(wù)的水平也不近相同，基建的檔案不能及時(shí)收齊，材料存在缺失。

2.基建的項(xiàng)目時(shí)間長(zhǎng)，材料丟失嚴(yán)重。基建的工程要經(jīng)過(guò)提出方案，成立項(xiàng)目，審核批準(zhǔn)，實(shí)地勘察，施工建設(shè)，完成項(xiàng)目等環(huán)節(jié)。在實(shí)際的過(guò)程中常常遇到問(wèn)題影響進(jìn)程，例如資金周轉(zhuǎn)不靈，設(shè)計(jì)方案的變更等。這樣就使得需要很長(zhǎng)的時(shí)間確認(rèn)，檔案在這期間就容易丟失，但是負(fù)責(zé)人員眾多，項(xiàng)目分散，一時(shí)找不到責(zé)任人。

3.基建的項(xiàng)目專業(yè)性強(qiáng)，容易發(fā)生誤差。基建的工程涉及到很多的專業(yè)性知識(shí)，很多資料也是專業(yè)術(shù)語(yǔ)，有工程的設(shè)計(jì)圖紙，預(yù)算的資金分析報(bào)表，合同的簽訂書(shū)，承包商的投保書(shū)等各種文字、照片、圖標(biāo)等不同題材的資料。收集人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門的訓(xùn)練，不熟悉工程的運(yùn)作，很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，把重要的資料丟掉。

三、基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

1.對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過(guò)程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄。基建檔案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開(kāi)工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。

2.為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)

基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對(duì)醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來(lái)，所以越來(lái)越受到各級(jí)建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。

3.基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財(cái)富

隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，近年來(lái)我院的基本建設(shè)可以說(shuō)是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會(huì)的財(cái)富。

四、當(dāng)前醫(yī)院重點(diǎn)工程基建檔案存在的問(wèn)題

1.重點(diǎn)工程基建檔案收集不全

有的工程缺工程改動(dòng)聯(lián)系單，有的工程項(xiàng)目缺監(jiān)理審核，一是工程內(nèi)業(yè)檔案資料收集、積累不及時(shí)，造成檔案殘缺不全，例如，有的工程缺材料及出廠合格證，有的缺質(zhì)檢認(rèn)定書(shū)等。二是工程檔案資料收集、積累過(guò)程中存在無(wú)人負(fù)責(zé)的混亂狀況；各種文字材料、表格的內(nèi)容填寫(xiě)不齊全、不規(guī)范、表達(dá)不確切，有的圖紙質(zhì)量偏差。有的工程圖紙會(huì)審意見(jiàn)和設(shè)計(jì)變更通知單較多，但竣工：圖上沒(méi)有作相應(yīng)的修改和注明變更年號(hào)碼，使竣工圖紙失去準(zhǔn)確性。三是竣工圖用舊圖代替，造成歸檔質(zhì)量沒(méi)保證。

2.書(shū)寫(xiě)材料不規(guī)范。

重點(diǎn)工程檔案材料是反映該項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)原始記錄，具有永久保存的價(jià)值。但卻存在著圓珠筆書(shū)寫(xiě)，以復(fù)印件充數(shù)的現(xiàn)象。而材料的質(zhì)量往往也得不到保證，醫(yī)院基建檔案歸檔材料不規(guī)范。一些文件、圖紙有的被污損，有的書(shū)寫(xiě)材料不規(guī)范，有隨意涂改或材料污損等，使基建檔案的案卷質(zhì)量大打折扣。

3.竣工圖整理不規(guī)范

竣工圖是基建工程檔案的重要組成部份，是基建檔案的核心。有的單位以施工圖代替竣工圖，是不能真實(shí)反映工程竣工后的實(shí)際狀況的。以施工圖繪制竣工圖還存在圖面不清，變更內(nèi)容不準(zhǔn)確等問(wèn)題，有的竣工圖以復(fù)印件代替藍(lán)圖等，這為以后利用留下隱患。竣工圖必須與實(shí)際施工中變更圖相結(jié)合整理繪制而成的圖紙。

4.移交不及時(shí)

竣工驗(yàn)收后，施工單位往往不能及時(shí)遞交竣工圖，致使基建工程檔案遲遲不能立卷歸檔。有些醫(yī)院的基建工程哪怕是省重點(diǎn)工程，其基建檔案也往往要在其竣工驗(yàn)收后幾年中才能收集完全。這種現(xiàn)象很可能導(dǎo)致一些原件歸檔材料失落、破損，為基建工程檔案的完整收集增加了難度。

五、做好醫(yī)院基建檔案管理的對(duì)策

1.按基建程序控制好基建檔案的每一個(gè)收集環(huán)節(jié)

基建檔案從工程建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)價(jià)、決策，到計(jì)劃的審批，基建部門的檔案工作人員就應(yīng)及時(shí)地建檔立案，注意檔案資料的積累，以保證資料的質(zhì)量。因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)周期長(zhǎng)、須收集資料多，且涉及面廣、事后難以核實(shí)，因此，基建檔案資料收集必須與工程建設(shè)同步進(jìn)行。要求檔案管理人員對(duì)工程項(xiàng)目的各個(gè)細(xì)節(jié)、各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤收集，要對(duì)工程項(xiàng)目的流程非常熟悉，對(duì)工程進(jìn)展情況心中有數(shù)，對(duì)各種資料進(jìn)行核實(shí)，對(duì)不符合規(guī)范的要及時(shí)更正、完善、補(bǔ)充，保證文件材料的可靠性、完整性、準(zhǔn)確性。工程竣工后，所歸檔的基建技術(shù)資料一定要完整、齊全。從項(xiàng)目的建議書(shū)、立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究、方案階段的文件等前期一系列事宜，到工程的整個(gè)設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等所有技術(shù)、管理資料都要一一收集齊全。

2.立卷歸檔科學(xué)管理

建立電子信息平臺(tái)，資源共享。隨著計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用，基建檔案管理在新形勢(shì)下也應(yīng)加大硬件投入，引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)。我們可以將三級(jí)目錄全部錄入計(jì)算機(jī)，能極大地方便檔案的整理、檢索等多項(xiàng)工作，提高工作效率。還可以要求設(shè)計(jì)單位在交付施工檔案的同時(shí)，提供電子化檔案，這可以為數(shù)據(jù)錄入節(jié)省大量的時(shí)間和精力。

3.推進(jìn)基建檔案管理工作的數(shù)字化

先進(jìn)的檔案管理?xiàng)l件是提高檔案利用率的基礎(chǔ)，它具有操作簡(jiǎn)便，查詢搜索快捷，統(tǒng)計(jì)功能強(qiáng)大，存貯安全等優(yōu)點(diǎn)，能提高工作效率和質(zhì)量。作為處于科技前沿的醫(yī)院，應(yīng)該率先實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，采用先進(jìn)技術(shù)，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，切實(shí)把綜合檔案室建成醫(yī)院的文件、文獻(xiàn)資料信息利用中心，把檔案管理從傳統(tǒng)的“手工勞動(dòng)”中解放出來(lái)，使廣大利用者足不出戶就能享受到方便、快捷的服務(wù)。作為檔案中的重要的組成部分，醫(yī)院基建檔案的管理也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的需求，向信息化、數(shù)字化管理快步邁進(jìn)。

六、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)對(duì)醫(yī)院基建檔案的重要性及有效管理的相關(guān)研究，我們可以發(fā)現(xiàn)，在當(dāng)前各種條件下，基建檔案的重要性極為關(guān)鍵，有關(guān)人員應(yīng)該從醫(yī)院基建工作的客觀實(shí)際出發(fā)，利用優(yōu)勢(shì)因素，制定最為符合實(shí)際的基建檔案有效管理方案。

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