研究生優秀學位論文歸檔和利用的建議——基于“南大之星”軟件的使用

劉金銀 洪 儒

(華東政法大學，中國 上海200042)

研究生學位論文是整個研究生學習階段的成果結晶，是個人獲得碩士學位的最主要依據，同時也是學校教學質量、學校管理水平、學校科研能力、導師指導水平以及研究生培養質量的重要體現。[1]一直以來，研究生學位論文歸檔都是高校檔案管理中不可或缺的部分。做好研究生學位論文的歸檔管理工作，是為學校深化改革開放、擴大師生交流創造條件。然而隨著研究生招生規模的擴大，學位論文歸檔數量劇增，部分論文檔案價值呈現下降的趨勢。同時，學位論文在歸檔利用過程中也出現了一些亟待解決的新問題。

1 研究生學位論文歸檔和利用中存在的問題

1.1 研究生學位論文歸檔管理過程中存在的問題

首先，隨著我國研究生招生規模的不斷擴大，研究生畢業人數逐年增加，不可避免地帶來了研究生學位論文數量同步增加。圖1中統計了2002年至2012年全國研究生畢業人數（單位：萬人），資料來源于國家統計局全國年度統計公報。

圖1 2002年—2012年全國研究生畢業人數

學位論文歸檔數量逐年增長，但是學校在編檔案員并沒有得到相應的增加。在不增加檔案員的情況下，如果學位論文仍舊采用原有的立卷歸檔辦法，進行預立卷、組卷、逐頁敲頁碼、在南大之星軟件中輸入案卷、打印案卷目錄、錄入電子版論文，最后進行裝訂，那么在規定的一年時間內，學位論文的歸檔質量和數量將難以得到共同的保證。

并且大量的學位論文歸檔工作也會影響到其他檔案的歸檔。

其次，一般高校的檔案館對于學位論文均是長期保管的，但是隨著學位論文數量的劇增，如果學校檔案館仍然按照保管期限長期來進行保管，勢必要保管15年以上，這就必然導致學位論文的長期大量保管與檔案館有限的庫存空間、有限的管理經費存在難以彌合的沖突。

1.2 研究生學位論文利用過程中的問題

1.2.1 部分檔案館論文歸而藏之，學位論文利用率低下

在中國高校，圖書館和檔案館同時收藏研究生學位論文紙質版和電子版。如果需要查找學位論文，95%學生會選擇圖書館里的電子資源來查找學位論文，而不會去檔案館查找學位論文。檔案館中保存的學位論文價值得不到體現，而且其論文歸檔完全有可能被圖書館所替代。[2]

1.2.2 部分學位論文檔案價值下降

近年來隨著研究生招生規模的不斷擴大，部分導師采取放羊式教學，不可避免導致部分研究生學位論文質量的下降。雖然仍有很多學位論文結合了實際生產、進行了科學研究、結合了社會熱點問題，具有保管參考學習借鑒價值。然而部分質量不高的學位論文對檔案館來說有如雞肋，歸之，占用了太多人力、物力和財力。[3]

1.2.3 檔案館收藏論文但沒有顯示論文質量

研究生學位論文數量巨大，可謂汗牛充棟。而在質量參差不齊的學位論文中，如何選擇質優論文，對借閱者來說是個極大的挑戰。高校研究生學位論文系統并沒有錄入論文成績，并沒有對學位論文進行優劣區分，這對師生查找和利用學位論文產生一定的困難，難以在短時間內做到擇優而選。

2 優化研究生學位論文歸檔和利用的建議

針對高校研究生學位論文歸檔及其利用情況存在的問題，筆者認為可以按照研究生學位論文成績進行歸檔，從而優化學位論文檔案管理模式，也能使其歸檔價值得以彰顯。

2.1 優化學位論文歸檔步驟

在學位論文不斷增加和部分學位論文檔案價值下降的情況下，有選擇地對學位論文進行歸檔管理。筆者認為，一方面優秀碩士學位論文和博士論文仍舊沿用舊的歸檔步驟進行歸檔，保管期限為永久；另一方面其他碩士研究生學位論文紙質版可以取消逐頁敲頁碼和裝訂的步驟。南大之星檔案軟件中的頁碼數可以為“一本”。紙質論文可以按照入學年數、學號進行排列，取消裝訂、成捆打包，歸入校檔案館，保管期限為短期。電子版論文錄入南大之星軟件，其保管期限為長期。省略敲頁碼和裝訂步驟，可以大量減少檔案員的工作量。紙質論文短期保管也可以有效緩解庫存空間和管理費用之間的沖突。

2.2 按照成績升序排列學位論文

隨著電腦的普及，中國信息化的快速發展，中國高校檔案館已經在紙質檔案歸檔的基礎上，加強了對電子檔案的歸檔，建立了檔案管理系統。大部分高校已經使用南大之星檔案系統，實現了高校檔案的電子化管理。在南大之星系統中輸入學位論文案卷的同時，建議錄入學位論文的成績：優、良、合格。檔案館將優秀學位論文保管期限改為永久保留，可以供后來者永久參考。學生和老師在參閱論文時，可以擇優借鑒學習，借鑒和引用優秀學位論文，從而提升在校生學位論文的質量和教師科研水平。

2.3 匯編優秀學位論文成冊

優秀學位論文體現了學生嚴謹的治學態度，導師的悉心指導，代表著一屆研究生學位論文水平。建議學生和學校簽訂授權協議，將優秀學位論文使用版權授權給學校。校檔案館對已有的優秀學位論文紙質版進行整本裝訂、匯編成冊，分發給在校師生，提高優秀學位論文的傳閱率，充分體現優秀學位論文的利用價值。

2.4 公開檔案系統中的博士和優秀碩士學位論文

建議利用南大之星檔案系統軟件，將博士和優秀碩士學位論文文件的密級程度改為公開。同時通過校檔案館網站，鏈接南大之星檔案系統軟件，將每年可以公開的優秀學位論文和博士論文建立專題推薦，進行重點宣傳，使本校學生可以方便快捷的借鑒查找，有利于后繼者學位論文的寫作。

2.5 使用倒推法，高效引用優秀論文

建議利用南大之星檔案系統軟件，按照論文的優、良、合格等級，按照升序排列。所有的論文對學生開放。需要寫論文的畢業生，可以通過倒推法，從學習優秀論文這個結果開始，逐步完成自己的論文。通過分析已經畢業的優秀論文，進行重點學習分析前人的優秀論文成果，完成自己的畢業生論文。

2.6 建立優秀畢業論文題目大全，為后來者選題提供幫助

通過南大之星，按照升序排序優秀畢業論文題目，建立優秀畢業論文題目大全，為后來者選題提供參考。選題就是選擇畢業論文的論題，即在寫論文前，選擇確定所要研究論證的問題。正確而又合適的選題，對撰寫畢業論文具有重要意義。通過選題，可以大體看出作者的研究方向和學術水平。愛因斯坦曾經說過，在科學面前，“提出問題往往比解決問題更重要”。提出問題是解決問題的第一步，選準了論題，就等于完成論文寫作的一半，題目選得好，可以起到事半功倍的作用。選擇一個好的題目，需要經過作者多方思索、互相比較、反復推敲、精心策劃的一番努力。題目一經選定，也就表明作者頭腦里已經大致形成了論文的輪廓。論文的選題有意義，寫出來的論文才有價值，如果選定的題目毫無意義，即使花了很多的功夫，文章的結構和語言也不錯，也不會有什么積極的效果和作用。所以說，選題能夠決定你畢業論文的價值和效用。[4]建立優秀畢業論文題目大全，可以對后繼者起到事半功倍的效果。

筆者認為，在研究生學位論文數量劇增情況下，針對高校研究生學位論文歸檔及其利用情況存在的問題，優化論文歸檔步驟、在歸檔系統中錄入學位論文成績，按照論文成績升序排列、匯編優秀學位論文成冊、使用倒退法，高校建立優秀畢業論文題目大全，以及在檔案館網站上將優秀學位論文和博士論文進行重點歸檔宣傳，不僅優化了檔案管理，而且能夠使優良的研究生學位論文的價值得以充分體現，后繼畢業生寫論文時可以根據優良來擬題，對后繼者學位論文的寫作以及教師的科研意義重大、影響深遠。

［1］常寶英.研究生學位論文中存在的問題及對策[J].教書育人,2008(9):48-49.

［2］徐亮.試論學位論文不宜作為檔案保管[J].云南檔案.2010(9):19-22.

［3］王華.高校院系資料室學位論文歸檔管理建設[J].蘭臺世界,2012(11):53-54.

［4］http://bylw.yjbys.com/lunwenxiezuo/56229.htm[OL]