基于辦公自動化環境下醫院檔案管理研究

摘 要：當今社會經濟的飛速發展對檔案的管理工作要求更為嚴格，自動化管理模式越來越被廣泛使用，這對于檔案管理效率的提高是有積極作用的。醫院檔案管理工作對于醫院的正常運轉意義重大，進一步提高醫院檔案管理工作，對于增強醫院管理水平，提升工作效率，都具有舉足輕重的作用。本文就基于辦公自動化環境下醫院檔案管理研究，主要是介紹了自動化環境下醫院檔案管理的要求，特點，出現的問題以及應對的策略。

關鍵詞：辦公自動化；醫院檔案；管理

當今社會，檔案對于各個部門單位來說都是十分必要的，檔案管理工作就顯得尤為重要。醫院檔案管理所記錄下來的內容對于醫院的正常運轉、醫療技術的進步都有一定的參考價值，推動著醫療事業的飛速發展，組成了醫院管理工作的重要部分。

一、辦公自動化環境下醫院檔案管理的要求

檔案工作的信息化建設是醫院辦公自動化的重要組成部分，醫院檔案信息化建設的基本要求主要有以下幾點：

1.具有現代化的設備

硬件設備要求必須要達到高性能、大容量、強大的安全性。需要配備的基礎設施有計算機、掃描儀、光盤刻錄機、不間斷電源。軟件系統需功能完善、方便快捷操作、性能穩定、兼容性強。

2.檔案數字化

檔案部門要高度重視檔案信息資源的數字化積累，實現本室所藏的檔案案卷目錄、卷內文件目錄和歸檔文件目錄的數字化。可以通過照相、掃描等手段，將各室所收藏的檔案資料包括重要的和經常使用的進行數字化處理。

3.服務網絡化

要實現醫院檔案同步歸檔、整理、著錄和利用，必須要積極參與醫院信息平臺建設。在局域網內實現檔案信息的及時服務和網上查詢，對外實現信息對接和檔案共享，達到宣傳醫院的效果。需要注意的是，必須實行身份認證，避免信息泄漏，危及檔案信息安全。

二、辦公自動化環境下醫院檔案管理的特點

1.時效性加強

辦公自動化的運用使之與醫院的檔案管理實現了一體化，傳統的檔案管理已不能適應高速發展的社會，也不能滿足人們對于檔案管理高質量、高速度的要求。辦公自動化所特有的快速、高效、便捷的特點能夠滿足以上傳統管理的不足，提高了醫院檔案管理的效率，加強了檔案管理的時效性。

2.信息共享的實現

辦公自動化的運用，將計算機技術融入到檔案管理之中，使得醫院的檔案管理更加科學化、一體化，實現了提高檔案利用率的目的，彌補了傳統檔案管理的分散性、不完整性和利用率低的情況。此外，辦公自動化環境下的醫院檔案管理也使得其他科室的人員能夠快速、準確的查找到相關檔案，檔案管理部門也能夠看到其他科室的檔案存儲情況，實現了一定程度的信息共享。

3.檔案管理人員的新挑戰

信息時代，計算機和網絡的運用正在慢慢滲入各個領域，辦公自動化的運用在給醫院檔案管理工作帶來便利的同時，也對檔案管理人員帶來新的挑戰。傳統的檔案管理人員很多都沒有接受過專門的檔案知識培訓，自身專業素質不足在傳統的檔案管理模式中還能勉強勝任本職工作。但是辦公自動化環境下要求職能人員不僅要掌握管理知識，完成基本的檔案整理、歸檔、保存工作，而且要具有計算機和網絡知識，能夠熟練操作自動化信息系統，利用網絡完成檔案的查閱、流通和信息共享以及信息保密工作。因此，對于檔案管理人員的要求又有提高，要求職能人員要更新思想，學習網絡知識，使自己更快地適應信息社會。

4.醫院檔案存儲方式的多樣化

辦公自動化環境下，醫院的檔案存儲方式發生了很大的變化，由傳統的單一的紙質本保存發展到多種形式，最典型的就是文本保存，即電子版，另外還有圖像保存、影像保存甚或聲音保存等多種方式。多樣化的存儲方式一是使檔案資料得以完整的保存下來，延長了檔案的使用年限；二是能夠節省紙質版的檔案存放空間，使檔案存儲的內容得以擴大；三是多種形式的檔案保存實現了快速簡易的查找檔案，節省了時間，便于傳遞、交換。

三、辦公自動化環境下醫院檔案管理出現的問題

1.檔案管理人員水平低

在上一節檔案管理人員的新挑戰中已經提到目前的檔案管理人員存在著檔案專業水平不高、信息技術水平不高的情況，所以在辦公自動化環境下，醫院檔案管理自然會出現檔案管理人員水平低的問題。檔案存儲形式的多樣化要求職能人員具有靈活性、變通性，較高的專業水準和高超的計算機技術，這些都是目前檔案管理人員存在的缺陷。

2.檔案管理的標準不明確

辦公自動化環境下的檔案管理工作缺少統一的標準，正式的文件能夠得到儲存，但是一些原始稿件等得不到保存，另外，打印出來的文件、接收到的傳真文件往往也缺少儲存意識，導致一些重要文件丟失、損毀。

3.檔案的安全性存在一定隱患

隨著信息技術的不斷發展，黑客技術也在不斷提升，這給網絡系統下的檔案信息產生了一定隱患，危及信息的安全性。尤其是近年來各醫院實行的電子病歷，包含了病人的身份信息、疾病信息、治療信息等，它的安全不僅關系到醫院的醫療安全，而且關系到病人的隱私。因此醫院檔案管理的安全性和保密性就顯得極其重要。

四、辦公自動化環境下醫院檔案管理的應對策略

辦公自動化環境下醫院檔案管理出現了一些亟待解決的問題，如何應對，化險為夷，這就需要醫院的相關部門認真研究及時解決。在當前環境下有以下一些措施值得參考。辦公自動化要與醫院檔案管理實現有機結合，轉變之前較為傳統的方式；建立一支專業的檔案管理團隊，提高職能人員的自身素質；嚴格按照標準化、規范化的要求開展工作，各部門之間相互協調。

五、結語

辦公自動化環境下的醫院檔案管理在今天是勢在必行的，雖然在實際操作過程中也存在一些問題，但總體來說還是利大于弊。在今后的工作中，醫院檔案部門應該全面認識檔案工作的意義，認真分析出現的問題，吸取經驗教訓，提出相應的解決方案，充分利用信息技術，提高醫院的管理能力。

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（作者單位：四川省廣安市人民醫院）