基于有效開展文秘與檔案工作的措施探討

摘 要：時代的不斷進步和發展帶動了我國企業各項工作的改革和創新，其中也包含了文秘與檔案管理工作。檔案管理工作與文秘工作先前是兩個獨立的個體，由于這種局勢根本無法有效合理的開展檔案管理工作。隨著我國科技和辦公設備的不斷創新和發展，當前可以將文秘與檔案管理結合為一個整體，采用全新的形式實施一體化的管理。文章重點針對檔案工作的發展現狀進行了分析，并提出了相應的改善措施，希望為今后開展檔案工作提供有力借鑒。

關鍵詞：文秘；檔案工作；檔案管理

一、引言

在當今社會和企業的發展過程中，文秘工作承擔著相當關鍵的作用，文秘工作質量的好與壞直接關系著企業領導人最終的決斷以及行政部門的工作效率。而能夠在文秘工作和檔案工作中，能夠起到決定性作用的因素就是公文。公文是檔案在形成前最主要的依據，其自身質量的好壞直接關系著檔案整體的質量，所以，必須保證了公文的質量，才能確保檔案質量得到有效保障。在檔案管理工作中文書就相當于是它的基礎部分，而文秘工作則是確保檔案管理工作正常運轉的根本。隨著電子科技的快速發展，現如今在檔案工作和文秘工作中已經徹底取代了傳統的工作模式，同時也給文秘和檔案管理工作提出了全新的工作要求。基于網絡為各行各業提供了更多的便利，在檔案界，也有著相應的創新和改革，尤其是“文檔一體化”更是值得新時期的檔案工作者不斷的研究和學習。

二、當前檔案管理工作的發展現狀

（1）紙張選擇方面。一般公文所用的紙質都是有一定規格標準的，可是在實際開展工作時還是有大部分人并沒有按照相關規定進行公文用紙的選擇，多數都是抱著大概可以的心態進行紙質的選擇，這直接影響著公文印刷的質量。此外，對于紙張的質量也沒有進行深入的研究，如果紙張質量達不到標準要求，那么經過長時間的保存就會出現泛黃、酥脆、易碎的現象時有發生，這些用紙方面的問題嚴重影響著公文本身的保存度和嚴肅度。

（2）裝訂方面。在公文印刷結束進行裝訂的時候，經常會出現，掉頁漏頁，甚至錯訂漏訂的現象，這樣的錯誤嚴重影響著公文發揮其本身表情達意的作用，對接下來的檔案工作造成嚴重影響。

（3）版記不全。版記作為文書的一個重要的標志在文書和檔案管理進行對接的時候起著十分重要的作用，而現如今的很多文秘在進行文書傳達時經常忽視版記，將單位、時間通通漏掉，讓接下來的檔案工作難以進行。

（4）附件混亂。雖然相關規定中對于附件的要求十分明確，但是，依然有很多單位在公文中將附近進行了錯誤的處理，或是無法將正文中的序號與附件一一對上，或是根本不將附件文件作出表示，這就使檔案工作的難度上了一個臺階。

（5）文種混淆。實際上來說，公文可以分為十三類，但在實際應用中，很多單位卻將其中的很多概念進行了人為的混淆，因此方便了自己，卻相對的削弱了文書本身的作用。比如說“請示”和“報告”就經常在各類文書中出現混淆的情況，因為“請示”和“報告”不分的文書，受理機關也承受著更大的工作難度和工作壓力。

（6）態度缺失。在文書工作中，工作人員的工作態度缺失也是文秘工作中一個十分重要的問題，很多工作人員在工作中不遵守相關規定，不按照正常的公文辦理程序工作，而是私自的越級或是省略一些工作步驟，形成工作損失。

（7）底稿缺失。在公文中，實際上最有存檔價值的，是最初編寫的公文底稿，而在實際工作中，公文底稿恰恰十分不受重視，經常被人無視，最終進行存檔的往往是定稿，更有甚者將傳真過來的稿件不經復印就進行存檔，不過多久字跡就和難分辨，這嚴重影響著整個公文的存檔工作的質量。

（8）用筆不當。為了保證檔案的保存時間能夠盡量延長，在進行公文的書寫式，應該使用不易變色變形的碳素筆或者藍墨墨水筆，這樣才能夠得到長久的保存。而現如今的很多單位都隨意用圓珠筆、鉛筆等進行書寫或者簽字，經過時間的侵蝕自己很容易變模糊、變形，影響檔案真實程度。

三、有效文秘工作與檔案管理工作的策略

（1）樹立起文檔一體化的工作意識。在工作中，一定要潛移默化的讓文秘工作人員和文檔工作人員樹立起一體化的工作意識，杜絕“事不關己，高高掛起”的工作態度發生，要在工作上互相考慮，互相幫助，把兩個程序真正的做到有機的融合。只有真正的做到“文檔一體化”，才能更好的沙縣檔案工作的規范化和標準化，也能最大限度的提升檔案質量，減少不必要的勞動量和工作失誤的發生。 文秘人員一定要堅持認真負責，一絲不茍的工作原則，旨在記錄最真實的歷史，保存最原始的底稿，讓每一個文件都成為記錄歷史的羊皮卷，讓文書發回到它應有的價值。

（2）建立起規范的管理流程。第一，要明確好各個工作環節中相應工作人員的工作任務，確保每一名工作人員都能夠有著正確的工作目標；第二，要堅定不移的按照相關的法律規定，一絲不茍的進行工作細節上的處理，無論是紙張的選用、公文的裝訂還是附件的格式，都要嚴格按照規定進行書寫，確保公文的嚴肅性；第三，要保證工作人員本身的專業性，相關單位要積極選用認真負責的專業型人才，杜絕濫竿充數的人員出現，拉低整個檔案隊伍的工作實力；第四，防止越級現象發生，嚴格按照規定的順序進行公文的上報工作，不出現任何紕漏；最后，要合理的利用科技社會帶給我們的優勢，將更加優良的設備引進到檔案管理的工作中來，得到更加突出的工作成果。

（3）做好文書和檔案的街接。作為文書工作和檔案工作的銜接點，文書部門的立卷工作，在整個檔案工作中起到了一個基礎的作用。所以說，做好立卷工作是文書部門的重要責任。文書部門要及時將各類文件進行收集和整理，更要積極的進行分類以便檢查和查閱。做好立卷工作，是實現“文檔一體化”的前提，更是檔案工作整體實現大發展的重要基石。

四、結語

時代在不斷的發展著，人們想要更好的適應全新的時代就要不斷提升自身的工作能力，增強自身的責任感與服務意識，還要根據時代的需求不斷的學習，充實自我，增加自身的知識，在面對全新挑戰和工作時才能夠更加自信。文秘與檔案管理工作要求隨著時代的發展在不斷轉變，工作人員必須根據其發展現狀不斷超越自我，將檔案管理工作與文秘做的更好、更精。

參考文獻：

[1]梁潔宜，施建輝.如何有效的銜接文秘工作與檔案管理[J].民營科技，2008，（2009）：129

[2]張衛華.文秘工作的定性、定位與文秘人員的思維[J].鄭州牧業工程高等專科學校學報，2006，（1）：46-47

（作者單位：海南路橋工程有限公司）