淺析銀行檔案管理工作中的創新

馬 睿

（南京大學信息管理學院，江蘇南京，210093）

1傳統銀行檔案工作的弊端

1.1 傳統銀行檔案的載體形式單一、數量龐大

傳統的銀行檔案，往往是以紙張作為唯一載體。隨著銀行日常工作的日積月累，隨之產生的是數量極其龐大的紙質檔案，銀行往往需要安排專門的檔案工作人員，每天對紙質檔案進行裝訂整理，工作量巨大。而且，在同一銀行的各個分行之間，由各自的業務工作而產生的紙質檔案往往是分別保管，這就造成了檔案憑證分散且查閱困難，檔案利用效率低下，紙質憑證信息也無法與銀行電子化業務系統配合使用，更無法實現各分行間的信息共享。與此同時，以紙張作為銀行檔案載體，大量占用物理存放空間，絕大部分銀行檔案庫房可存放面積接近飽和。有資料顯示，截至2011年12月，僅調研一家地市級分行及所屬的專用檔案室數量，最少的有6個、最多達到62個；又如某一級分行信用卡中心信用卡檔案自2003年新業務產生以來，每年以2.1倍的速度增長，如此快的增長速度導致該行已經沒有物理空間來存儲與此業務相關的檔案憑證［1］。

1.2 對銀行檔案工作尤其是其開發利用缺乏重視

一方面，我國的銀行界長期以來普遍存在重視金融業務、輕視檔案工作，既不注重檔案管理，更不注重檔案開發利用的現象。另一方面，由于不同銀行之間以及同一銀行不同分行之間存在競爭性關系，傳統的思想認為銀行檔案是金融工作者在日常工作中長期積累所得，記錄本銀行日常運營信息和商業機密的原始記錄，含金量很高而且來之不易，不可輕易開發利用，更不能輕易共享。所以，這就導致了我國銀行檔案信息往往是存而不用，造成了資源的極大浪費。

1.3 現有銀行檔案管理方式粗放，缺少現代化技術手段

隨著銀行業務的不斷拓展，銀行檔案資料的數量也快速增多，即使很多銀行加強了對紙質檔案的影像化、電子化處理，但是按照要求，仍需要對紙質檔案進行一段時間的保存備查。現有的銀行紙質檔案保存很多都沒有采用密集型書架管理，也沒有利用RFID電子標簽技術進行分類標注，因此無法利用計算機和數據庫技術進行管理，在檔案存儲和利用的過程中需要耗費大量的人力物力。這些也就造成了我國現在銀行檔案的管理方式粗放，利用效率低下。

2 銀行檔案工作創新的必要性

2.1 檔案工作的發展需要不斷的制度創新

檔案管理無疑是企業管理的一個子系統。建立一套科學的檔案管理制度，是企業檔案管理工作和檔案人員行為規范化、系統化、程序化的有力保證。而制度的時效性特點，決定了制度本身必須緊跟經濟、社會的發展，及時做出有針對性的調整。作為一種重要的信息資源和企業管理的輔助工具，檔案面對著不斷變化和發展的社會環境，其規范化管理面臨著更嚴峻的挑戰，這對檔案制度的更新與發展提出了更為迫切的要求。在日常工作中，企業檔案部門必須隨時關注各方面的變化，將新的檔案管理理念、管理方式、管理手段融進企業的檔案工作制度，根據需要不斷調整其工作制度的內容，積極推進制度創新，以適應檔案工作發展的需要。

2.2 銀行檔案工作的壓力持續增長

紙質化銀行檔案是造成當前物理存儲空間不足，不方便銀行檔案信息檢索和利用的最主要原因。根據我國法律環境的現狀，除涉及債權債務關系的資料有必要保留紙質形式外，在銀行高度電子化的環境下，其他資料實行電子化歸檔完全可以滿足銀行檔案日常管理工作的需要［2］。但是由于相關制度的規定，銀行仍保存了大量的紙質檔案，且隨著業務的發展，紙質檔案呈幾何倍數增長，對檔案庫房造成了巨大壓力，銀行檔案的電子化已經勢在必行。

2.3 銀行檔案工作面臨信息化時代的考驗

隨著計算機技術、信息技術、現代通訊技術在全社會的普遍應用，人類進入了信息社會，信息成為維持社會活動、經濟活動以及生產活動的重要資源，信息化建設也就成為建立現代化企業管理機制和構筑核心競爭優勢的重大發展戰略。在銀行信息化過程中，傳統的檔案管理模式和工作流程必然面臨一次變革，檔案領域涌現出許多新生事物，它們對檔案管理的規范化、標準化提出了更高的要求，如電子文件管理、網絡傳輸中檔案信息安全維護等。處理不好這些問題，將使銀行檔案工作中原有的問題在新環境下進一步被放大。因此，調整和變革現有的檔案管理制度是提升銀行檔案工作質量的必然要求。

2.4 提升銀行發展水平的必然要求

為了迎合現代金融服務業發展的需要，銀行也在不斷地尋求自我發展。隨著市場經濟的快速發展，銀行間的競爭越來越激烈，一部分有遠見卓識的銀行管理者意識到，合理地利用銀行檔案，實施銀行紙質檔案電子化，再通過大數據存儲和數據挖掘等現代化技術手段對這些原本躺在檔案庫里的，未曾被人重視的檔案材料進行數據分析，往往能取得意想不到的效果，進一步鞏固本銀行在市場競爭中的地位。同時，越來越多的檔案學、計算機科學和金融領域的專家投身到銀行檔案信息系統的開發和利用領域，這又進一步促進了銀行檔案資源的高效利用。

3 銀行檔案工作創新的舉措

3.1 建立統一的銀行檔案管理規范

傳統意義上的銀行檔案，主要是指會計檔案。在紙質檔案時代，各銀行對經營活動中所產生的檔案信息已經有一套完善的檔案管理規范。隨著計算機和網絡技術的高速發展，銀行新業務的不斷創新，現代銀行的工作模式已經從以往單一的柜臺處理逐步轉移到電子銀行、電話銀行、手機銀行共同組成的，多種形式、多種服務模式并存的格局。尤其是當前大數據存儲技術、數據挖掘技術等的發展，整合了來自不同應用系統、不同部門的信息發布、格式標準化轉換、存儲和最后歸檔等工作。這些信息往往來自銀行不同的部門，屬于不同的業務門類，很多并不屬于傳統意義上的會計檔案，但又會影響到客戶后期賬戶的處理，這就需要制定統一的銀行檔案管理規范，通過信息格式和信息處理方式的標準化，來統一規范銀行信息。

3.2 進一步做好傳統銀行檔案的電子化

近年來，隨著高速掃描技術、海量存儲技術、二維碼技術、大數據檢索技術等新興技術的飛速發展，帶來了電子化文檔存儲和管理的革命。在銀行系統內，用電子檔案逐步代替紙質檔案，進一步提高銀行檔案信息的開發利用效率，正逐步得到廣大銀行人的認可。銀行檔案的電子化可以大幅節約檔案的物理存儲空間，可以進一步實現銀行檔案信息的海量存儲。電子檔案傳輸速度快，方便檢索和查詢，使得銀行內部和銀行的各分行之間檔案信息實時互通、充分共享成為可能。傳統銀行的檔案電子化包括掃描錄入、影像傳輸、影像編目、影像存儲四個步驟。

3.3 探索新的銀行檔案集中管理利用模式

隨著銀行檔案事業的發展和社會各界對銀行檔案工作的進一步重視，檔案集中儲存已經是大勢所趨。銀行檔案按照集中統一管理模式，在新建的檔案存儲基地，由專業人員保管檔案，從而徹底解決以往由各個分行分別管理檔案所帶來的空間和人力資源上的極大浪費。新建的銀行檔案管理中心，將有效地加強檔案集中后的全方位管理。檔案集中儲存的實現，檔案管理中心機構的設立與檔案管理專業人員的增加，為實現銀行檔案的專業化管理提供了條件。檔案管理中心可以更好地履行保管銀行檔案的職責。

4 銀行檔案工作創新的意義

4.1 大力提升銀行的競爭力

銀行的經營管理活動是以最大限度地滿足客戶需求為出發點和落腳點的，銀行的檔案管理工作是銀行高效開展經營管理活動的前提。銀行檔案按照價值大小設定不同的等級，通過編目分類、紙質文獻電子化等一系列步驟，最終提供給銀行管理者，為銀行的各級經營管理者探索業務發展規律、規劃市場競爭策略、總結經營成敗得失，提供了詳實、系統、全面的參考依據，節約了時間成本，大幅提高了銀行的競爭力。

4.2 進一步維護銀行的合法權益

當銀行與客戶發生經濟糾紛時，銀行檔案就可以在澄清是非、劃清責任的過程中起到有力的舉證作用。會計檔案和授信檔案是銀行資產和權益的憑證，齊全完整的檔案有利于維護銀行與客戶的權益，澄清業務糾紛，并有效地防范和化解風險。

4.3 進一步規范銀行的日常工作

銀行檔案所記錄的專業內容，輔之以專業化的管理，就能在銀行的經營活動中起到關鍵性的作用，為業務人員辦理業務提供歷史依據，為領導決策提供數據參考。據統計，銀行檔案的使用者有一半以上來自銀行本身，其使用目的主要是查詢客戶交易信息和進行業務檢查。銀行定期對各類檔案信息進行收集、整理、加工等工作，對銀行的經營管理活動具有規范作用并提供參考價值。

［1］王秀云.商業銀行檔案管理集中化、電子化與編研深化的思考［J］.科技與企業，2012（15）.

［2］陳寶東，王戎，楊茜.商業銀行會計檔案管理存在的問題與建議［J］.中國金融，2009（24）.