如何做好檔案的保密、歸檔與利用

呂宏偉

摘 ?要

隨著社會的不斷發展，檔案越來越成為記錄社會發展進程的重要載體和信息資源，所以，重視檔案的保密、保管工作顯得尤為重要，一方面，保密是每一位檔案工作者應該履行的職責，另一方面，只有保管得當，國家的資源才不至于遭受損失。

【關鍵詞】檔案管理;保密;歸檔

1 如何加強檔案的保密工作

檔案是國家重要的機密文件，涉及到國家的安全，關乎到經濟發展和社會建設，一定要做好保密工作，確保國家利益，實現檔案職能。

1.1 提高工作人員的保密意識

保守國家機密是每個公民應盡的義務，從事檔案工作的人員更是如此，絕不能讓檔案的相關內容通過他們或其它途徑傳播出去。首先從業人員要加強防范意識和職業操守，保密意識的警鐘常鳴，不能一時疏忽或不夠重視，輕易將檔案內容泄密，一旦發生這種情況，相關單位和部門應立即嚴懲并設立懲罰制度，從根本杜絕類似事件的發生。

1.2 加強檔案管理的防護措施

在硬件設施上，確保重要文件安置妥當。設置保險鎖、保險柜、防盜裝置等，保證檔案的安全;重要的檔案做好備份，不至于出現意外情況沒法復原;要做到檔案館的防潮、防曬、防蛀等工作，確保檔案完好無損;絕密的文件做到審查合格后入檔，認真核實簽字、歸檔過程中，有無泄密的可能，如發現失密，及時查明原因并評估后果，隨時進行補救，不允許事態擴大到不可控的程度。

嚴格實行防守機制，設立專人把守，不允許非相關人員或閑雜人等隨意出入檔案要地;加固門窗，以防檔案被盜或丟失;未經授權，不得隨意調出檔案，實在是工作需要調檔，也應經過嚴格的審批程序和簽字手續，一旦出現失密現象，便于查出相關責任人。

1.3 讓保密準則做到人盡皆知

檔案涉及到國家的利益，自然也和每個公民的利益息息相關，檔案管理機構要將保密準則及失密的危害普及到每一個人，將《保密守則》貼在顯著位置，隨時接受相關部門的監督，隨時提醒每一個人注意，這樣就形成了人人遵守的良好氛圍。

2 如何做好檔案的歸檔工作

檔案的歸檔工作是檔案管理的工作重點，因為檔案只有歸檔清晰、合理，才能調檔迅速，使其在第一時間發揮作用，歸檔工作做得好，直接體現了檔案管理工作的水平。

2.1 詳細分類 ? 設好目錄

檔案的完整與安全是檢驗檔案管理工作是否合格的標準，也是檔案工作的基礎。檔案做到不損壞、不丟失、不凌亂，找的時候能找到、用的時候可利用，就實現了檔案的用途和設立的宗旨。

要想做到這幾點，首先，要將檔案詳細分好類別，做到每一類檔案有據可依、有序可查，比如根據年限分類、根據性質分類、根據機密程度分類、根據地區分類等等;設立精準的目錄，做到擺放整齊、一目了然，而且，為了確保檔案的完整，要隨時進行清理或根據新的發展變化，重新進行類別劃分。

2.2 及時歸檔 ? 建立網絡

要建立網絡管理，利用電子郵箱存儲檔案備份和目錄、用微機軟件或移動硬盤存儲不利于以紙質文件存放的檔案等，以搜索引擎為查找方法既省時、省力又準確，不會發生人腦記憶出差、耽誤工作的現象，而且，網絡檔案的建立還可以避免紙質文檔因年久變黃、字跡不清或庫房地方不大、存放不下等弊端。

在文件增多的情況下，檔案管理人員要及時進行清理、分檔、存放，如果忙不過來，要先進行簡短的記載，以備日后提供查找依據。

2.3 積累經驗 ?完善細節

檔案工作人員要隨時總結經驗，還要預想出事件發生后的多種措施，不能等到事情出現在眼前，沒有充分的思想準備，只能為了交差，應付了事或者干脆置之不理，檔案工作人員要有高尚的職業操守，像維護自己的切身利益一樣，保證檔案的安全。

要隨時發現不足之處加以完善，隨時翻閱、審查檔案，及時清理漏洞，針對管理不當之處，隨時提出整改意見和建議。

3 如何做到檔案的精準利用

檔案要想發揮作用，首先要在存檔的各個環節做到萬無一失，失了密的檔案就失去了價值可言;分類不當或信息不詳的檔案不能提供可查的依據，因此，更好地運用檔案、讓其發揮效用，是檔案存儲的最終目的。

3.1 質量是檔案可用的前提

文檔在存放的過程中，不能出現內容與名頭不符、部分文件丟失不見、電子載體不好用、文件不能提取等問題，而且，在歸檔過程中，更不能出現隨意擺放、隨便替換等現象，要做到每一份文檔都有意義、有價值，保證檔案質量是檔案可用的前提。

3.2 規范是檔案存放的保障

文檔的規范性是指文檔具有真實性、完整性和有效性。被歸檔的文檔應具備可用性，就是有可識別的標志、載體完好、文件名實相符等等。

規范是檔案管理的保障。規范的具體要求是分清主次、權衡輕重、識別等級。將利用率高的檔案放在重要位置、方便調取;將次要檔案進行整理，按級別與同等文檔一起存放。

還可以將索引按照名稱、時間、區域等類別劃分，以搜集信息、成立卷宗、審核內容、處理安放等環節存放，把職員的各項職責和工作流程規范、落實到位，加強素質教育、培養全局觀念，加強檔案人員的責任心，增進管理水平。

（1）拓寬思路 ? 使檔案工作持續發展

隨著檔案的增多、社會的進步、科技的不斷發展，檔案的格式與載體也在發生變化，從傳統的紙質檔案、聲像檔案、實物檔案發展為電子文檔、網絡文檔、光盤和影碟等多種數碼制品文檔。這要求從業人員不斷增加業務能力，迅速掌握科技手段，加強修養、拓寬思想，從現代化管理方面，研發出檔案管理適合的發展之路。

（2）開辟多種渠道，多途徑地搜集材料并加強反饋。可以從各種來源掌握資料，利用信息暢通的時代特點，觀察群眾的反響，針對不同的服務對象，制定靈活的檔案管理機制。

（3）出臺現代化管理手段，利用新的設備編錄文獻，以計算機操作技能為主導，建立多媒體數據庫，以電子歸檔和存儲分類的方法，實現數字化管理。

總之，為了使檔案的管理工作飛速發展，不能安于現狀，要主動結合當前的社會情況，與時俱進，使檔案實現市場化管理，為社會提供有用的信息資源，真正實現以史明鏡的自身價值，將檔案管理工作提升到一個新的高度。

參考文獻

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[2]宋立剛.加大資源整合力度 推進檔案信息化建設[R].中國檔案報，2005.

作者單位

吉林省樺甸市檔案局 ?吉林省樺甸市 ?132400