信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策分析

朱喬芙

四平市人事考試中心，吉林四平 136000

信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策分析

朱喬芙

四平市人事考試中心，吉林四平 136000

作為記錄保存國家機(jī)關(guān)或社會(huì)團(tuán)體、個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中發(fā)生形成的一些文字、聲頻、影像等多種形式資料，作備留查詢之用的一種重要途徑，檔案記錄、管理工作涉及到政治、經(jīng)濟(jì)、教育、科技、文化等各個(gè)領(lǐng)域。在信息化時(shí)代背景下，檔案管理部門也意識(shí)到信息化管理的必然趨勢(shì)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，將各種計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際工作當(dāng)中，本文就檔案管理工作在信息化建設(shè)的過程中面臨的一些問題以及相應(yīng)解決辦法展開了分析論述。

信息時(shí)代；檔案管理；面臨問題；對(duì)策

檔案收納和記錄的信息比較綜合全面，數(shù)量也會(huì)也跟隨著各機(jī)構(gòu)、組織、單位的人員增多、發(fā)展年限增長等不斷增長，給檔案管理工作帶來了很大的工作量，同時(shí)鑒于檔案工作的重要性，也對(duì)檔案管理工作的專業(yè)性和安全規(guī)范性提出了更高的要求。現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用很大程度上提高了檔案管理工作的工作效率，且降低了管理成本。

1 簡(jiǎn)述信息時(shí)代背景下的檔案管理工作

信息時(shí)代的檔案管理工作不同于以往傳統(tǒng)的工作模式，其主要依托于現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，應(yīng)用一些信息管理軟件來管理電子檔案，而不是傳統(tǒng)紙質(zhì)的實(shí)體檔案，增強(qiáng)了檔案管理工作便利性和實(shí)效性的同時(shí)，使檔案分類更加清晰明了，充分發(fā)揮出了檔案的有效作用。主要包括檔案信息、資料的采集、錄入電子檔案以及調(diào)用查詢和共享檔案信息等[1]。

檔案管理工作的信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，涉及到管理設(shè)備、資源、信息化和規(guī)范化的管理制度、信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以及信息化管理人才培養(yǎng)等多方面內(nèi)容。

2 分析信息化時(shí)代背景下檔案管理工作面臨的問題

2.1 管理理念跟不上時(shí)代發(fā)展，缺乏服務(wù)意識(shí)

行動(dòng)的創(chuàng)新改變是以思想認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變?yōu)榍疤岬模谖覈?dāng)前的檔案管理工作信息化建設(shè)進(jìn)程中面臨的首要問題就是難以轉(zhuǎn)變的陳舊思想觀念，受傳統(tǒng)思想觀念影響，檔案管理工作缺少創(chuàng)新的管理理念作為支撐，在新型管理方式的接受和普及應(yīng)用上存在一定阻礙，也就無法借助現(xiàn)代化信息技術(shù)提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，使其難以發(fā)揮出真正的效用。同時(shí)，服務(wù)意識(shí)的缺乏也是阻礙檔案管理工作信息化建設(shè)向前邁進(jìn)的另一大問題。

2.2 仍以實(shí)體檔案為主，檔案編輯、檢索難

雖然我國在檔案管理工作上已經(jīng)有了信息化建設(shè)的意識(shí)，并采取了一些相應(yīng)的行動(dòng)，但在實(shí)際工作中，依舊存在一些仍然以實(shí)體檔案為主的單位或部門，實(shí)體檔案的管理會(huì)花費(fèi)掉工作人員大量的時(shí)間和精力在檔案的編輯、歸檔和分類整理當(dāng)中，在檔案的檢索方面也存在一定困難，致使檔案信息資源的利用率無法得以提升。

2.3 缺乏統(tǒng)一規(guī)劃

檔案管理工作涉及領(lǐng)域眾多，不同的機(jī)構(gòu)、組織或部門有不同的工作內(nèi)容，在資金支持等客觀條件和信息化建設(shè)意識(shí)上都存在一定差異，使得當(dāng)前的檔案管理工作呈現(xiàn)出多樣化和個(gè)性化的一面，阻礙了檔案管理工作規(guī)劃的規(guī)范統(tǒng)一[2]。另外，在檔案信息化建設(shè)的過程中其自身就處在一定的變化之中，使得檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)存在一定程度上的不確定性，從而無法保證檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中的信息資源是真實(shí)和完整的。

2.4 缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息化標(biāo)準(zhǔn)

鑒于檔案信息資源的自身屬性和實(shí)際效用，真實(shí)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范是管理好檔案的前提和基礎(chǔ)，但在當(dāng)前的檔案管理工作中，一方面，由于檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)在形式和層次上都有所不同，導(dǎo)致檔案信息的管理工作在開發(fā)、服務(wù)、規(guī)范和共享等方面存在一定不足，無法真正意義上的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。一方面，受多種因素影響，沒有相對(duì)統(tǒng)一的檔案編制標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案編制細(xì)則缺少一定的相容性，大部分的系統(tǒng)軟件都不具備較高的可移植性，且到現(xiàn)在為止，只在個(gè)別檔案館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)了檔案信息管理自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，沒有全國統(tǒng)一的檔案自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)。

2.5 管理軟件不通用

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的日漸成熟以及檔案管理工作信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，逐漸有針對(duì)檔案信息管理的管理軟件被設(shè)計(jì)開發(fā)出來，并應(yīng)用在檔案管理的實(shí)際工作當(dāng)中[3]。這些管理軟件的應(yīng)用已經(jīng)滿足了檔案管理工作的基本需求，但從長遠(yuǎn)的發(fā)展來看，這些管理軟件仍然不能夠滿足未來檔案管理的信息化發(fā)展需要，還不足以滿足實(shí)現(xiàn)其與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子政務(wù)系統(tǒng)的一體化發(fā)展。此外，不同的組織或部門使用的計(jì)算機(jī)在型號(hào)、規(guī)格、配置等方面存在一定的差異性，所以其開發(fā)和使用的檔案管理軟件也不同，相互間不能很好的協(xié)調(diào)，也無法通用，給檔案信息資源的共享造成了一定程度上的限制和阻礙。

2.6 檔案的安全性和保密性方面存在一定安全隱患

信息化的檔案管理工作一改以往傳統(tǒng)手工式的工作方式，實(shí)現(xiàn)了檔案的電子可視化。但在對(duì)電子檔案進(jìn)行信息化管理的時(shí)候，由于電子檔案存在可被更改的安全隱患，所以，很可能給不法分子提供犯罪機(jī)會(huì)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)篡改、刪除或破壞檔案的原始信息，甚至竊取某些重要的檔案信息，使檔案信息存在被泄露和破壞的安全隱患，難以保證檔案信息的完整性和安全性。此外，電子化的檔案信息是以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為依托，結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，且有多種存儲(chǔ)方式，一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓、受網(wǎng)絡(luò)攻擊或計(jì)算機(jī)病毒危害時(shí)，就會(huì)導(dǎo)致電子信息檔案受損或丟失。

2.7 缺少信息化檔案管理人員

檔案管理人員在檔案管理工作信息化建設(shè)中占據(jù)著主體地位，是檔案信息化管理的主要建設(shè)者和實(shí)施者，雖然當(dāng)前的檔案管理人員具備了一定的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)，但大都對(duì)信息化管理沒有清楚認(rèn)知，缺乏一定的信息化素質(zhì)，不熟悉網(wǎng)絡(luò)化的工作環(huán)境，無法熟練操作計(jì)算機(jī)，無法掌握信息化的管理手段。

3 解決信息時(shí)代檔案管理工作存在問題的對(duì)策

第一，整合那些處于分割狀態(tài)的檔案信息數(shù)據(jù)[4]。

第二，在地方建立數(shù)字化信息檔案館時(shí)，一定要保證適應(yīng)相關(guān)地方行政管理部門改革后的體制和轉(zhuǎn)變的職能，確保在電子文件產(chǎn)生之前實(shí)現(xiàn)檔案信息化，并將現(xiàn)行的文件管理劃入檔案信息化管理的范疇之內(nèi)，從而統(tǒng)一管理檔案信息資源。

第三，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，明確檔案管理工作對(duì)建設(shè)國家信息基礎(chǔ)設(shè)施的重要作用。同時(shí)，除一些要求必須保密的檔案信息之外，盡可能的擴(kuò)寬檔案信息化建設(shè)的服務(wù)領(lǐng)域，把各個(gè)地方的檔案管理工作的信息化建設(shè)同國家的檔案管理信息化建設(shè)相統(tǒng)一，統(tǒng)一規(guī)劃建設(shè)所需的資金、人力、物力等資源，實(shí)現(xiàn)最大程度上的檔案信息化服務(wù)規(guī)模。

第四，加強(qiáng)管理指導(dǎo)，同步檔案信息化建設(shè)和各級(jí)行政部門電子政務(wù)的發(fā)展。

第五，逐步健全和完善相關(guān)法律法規(guī)，保證檔案信息的安全及利用的合法性，真正發(fā)揮出檔案信息資源的積極作用。

第六，建立符合計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)信息讀取標(biāo)準(zhǔn)，完備的檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)不同類別檔案信息的綜合存儲(chǔ)，在需要時(shí)方便各部門及時(shí)調(diào)用查詢，保障檔案管理工作的有序開展。同時(shí)，在檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和完善過程中要將未來信息化管理發(fā)展趨勢(shì)考慮在內(nèi)，并且注重安全保障體系的建設(shè)。

4 結(jié)論

信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日漸成熟給檔案信息管理工作帶來機(jī)遇的同時(shí)，也帶來相應(yīng)的挑戰(zhàn)，只要能夠加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，從法律法規(guī)到相關(guān)制度、管理體系和技術(shù)利用以及人才培養(yǎng)等方面做出改進(jìn)，就能確保檔案管理工作信息化建設(shè)的順利開展。

[1]文博.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策[J].科學(xué)與財(cái)富，2015（5）：502，503.

[2]李欣.信息背景下檔案管理工作面臨的問題[J].黑龍江科技信息，2014（16）：152.

[3]李鵬.信息時(shí)代高校檔案管理面臨的問題及對(duì)策探討[J].網(wǎng)友世界·云教育，2014（8）：18.

[4]穆姝婕.信息時(shí)代下檔案管理工作淺議[J].人力資源管理，201（7）：308.

G2

A

1674-6708（2015）148-0104-02

朱喬芙，本科，研究方向：檔案管理