本科院校檔案服務功能拓展路徑探析

姜玲玲

摘 要：本科院校的檔案真實記錄了本校多年的教學經驗、科研成果以及管理活動等內容，包含了院校最核心的信息資源。本科院校檔案館建立的主要目的就是對檔案資源進行充分開發利用，很多院校都投入了大量的人力、物力和財力去開發利用檔案資料，以拓展檔案的服務功能。筆者在本文中就對本科院校的檔案服務功能拓展路徑進行了分析研究，以期為其他院校提供借鑒。

關鍵詞：本科院校；檔案；服務功能；拓展

1 引言

檔案部門所擁有的信息資料十分豐富，怎樣充分開發利用現有的檔案價值，為廣大的管理人員和師生提供良好的服務是本科院校檔案管理者面臨的重要問題。然而，到目前為止，很多本科院校的檔案服務功能還不夠完備，遠遠不能達到其實際價值。本文就立足于現今檔案服務功能的不足之處對其服務功能進行拓展完善。

2 本科院校檔案服務功能的現狀分析

2.1 檔案服務范圍過窄，利用率低

很多本科院校的檔案都是由專門的管理人員負責管理的，其服務對象只局限在學校管理人員、相關負責人和部分的師生，服務范圍十分有限，廣大的教師、科研人員、在校生以及需要查看檔案信息的畢業生、社會人員都無法對其加以運用，這嚴重違背了檔案存在的目的，使其存在的價值大打折扣。

2.2 檔案資料利用方式單一，服務手段落后

一般來說，檔案部門的工作人員日常的主要工作就是看管重要檔案，手工整理檔案，等待符合查看檔案資格的人來對檔案進行相關信息的獲取。由于學校對檔案管理不夠重視，檔案管理經費不足，使得先進的科技手段和服務模式無法被利用，紙質檔案居多。服務手段過于落后，還停留在傳統的手工操作階段，且服務方式十分被動，導致檔案資源利用起來較為困難。

2.3 檔案資源不足，結構單一

本科院校的主要工作內容就是教學和科研，因而，檔案中有關教學和科研的資料應該是數量最多的一部分。然而，檔案資料卻大多都是與一般學校活動等內容相關的，和教學、科研、管理經驗等內容相關的資料較少，這樣一來，就會出現很多師生想查看的資料找不到，沒有用的資料卻很多的現象，檔案就無法滿足廣大師生的需求，對其吸引力就減少。除此之外，檔案的存在形式單一，多為紙質版檔案，以多媒體、光盤等為載體存在的檔案較少，也大大限制了師生的利用范圍。

2.4 學校相關宣傳過少，很多師生對檔案了解不足

一直以來，由于其工作本身的特性，檔案部門都只是在為廣大師生默默服務，很多師生對檔案資源并沒有詳細的了解。檔案部門缺乏相關的宣傳也是造成很多人對其一無所知的一大原因。很多師生根本不知道檔案館里存有什么資源，如何對其加以利用，怎樣有效查找數據等，這就使檔案館的服務效率有所下降。

3 拓展檔案服務功能的必要性分析

3.1 是適應高校時代發展需求的做法

目前很多師生和科研人員都需要利用檔案資料完成相關工作或任務，但是很多高校檔案管理人員沒有意識到檔案管理的重要性，總以為這是一個無關緊要的工作，因而往往不能滿足廣大師生的需求。通過檔案服務功能拓展工作，可以讓其明白檔案的重要性，充分認識高校檔案服務的性質，有效拓展服務功能，提高服務質量，進而提高檔案資料對廣大師生的吸引力，滿足他們的需求。

3.2 是充分挖掘檔案資料價值的重要路徑

本科院校的檔案資料記錄了很多與學校教學活動、科研活動、管理模式相關的內容，如果檔案的服務功能得到拓展，師生可以對其有了一定的了解，明確檔案館存在哪些資源，如何利用，這樣其利用起來就會方便很多。如，教師可以通過查看資深教師的教學經驗資料，并對其經驗進行學習，就可以提高教學質量；科研人員通過檔案館查看其他教師的科研成果可以使自己少走很多彎路，提高科研速度。

4 檔案服務功能拓展路徑研究

4.1 轉變思想，樹立服務拓展理念

學校應該對檔案室的工作人員開展主題為“檔案室服務工作重要性”的講座，使檔案管理人員充分認識到拓展檔案服務功能的必要性，再制定相關的獎懲制度，對于服務觀念強，服務狀態好的人員增發獎金，對于安于現狀、不思進取的檔案管理者則采取扣工資的做法，充分調動其積極性，促使其轉變服務思想，真正樹立為廣大師生和社會人員服務的理念，并指導實際行動，拓展服務功能，致力于提高服務質量。

4.2 加大資源收集整理力度，豐富館藏

學校可以聯合檔案管理部門以多種方式向本校師生或社會人員征集能夠反映學校發展史、教學經驗和科研成果的文字音頻或圖像資料，此次的檔案征集工作征集的不僅僅是文字檔案，只要是有保存價值的檔案都可以應征，形式越豐富多樣越好。如照片、視頻、音頻等，多種形式的檔案不但可以豐富館藏，擴展檔案存在形式，從內容、形式上滿足更多人的需求還能增加我校檔案館的深度和厚度，促進檔案館的進一步發展。

4.3 擴寬服務范圍，創新服務手段

檔案管理人員應該以“以人為本”為宗旨，將其貫穿于服務的整個過程中，將服務對象由特定的少量人員擴展到學校內外的潛在檔案需求人員，這樣不僅能夠更大程度地滿足大家的需求，還能樹立良好的社會形象，提高學校的影響力。

服務手段也要由原本的被動轉向主動。將過去的用戶主動去查閱、人工搜索的服務方式變為借助網絡科技構建檔案服務平臺，積極主動為用戶服務的新型模式，努力實現了解用戶需求、制定管理計劃、服務到業務式的一條龍服務模式，提高用戶的滿意度。

4.4 加大檔案館的宣傳力度，增進大家對本館的了解

檔案管理部門可以通過進行檔案館宣講會、辦相關內容的板報或期刊、舉行檔案知識競賽和數據查找速度比賽等形式來讓全體師生和社會人員更加了解我校檔案館的檔案存儲情況和查閱方法，提高我校檔案館的知名度，吸引他們的興趣，使其一旦有這方面的需求時，能夠想到我校的檔案館。

5 小結

為了適應時代的發展，學校以及檔案管理部門應該從發展角度出發，為實現檔案最大價值的開發而努力，革舊創新，大力改革，從拓展檔案的內容、服務范圍、形式和手段等方面入手，實現檔案部門服務工作的大革新，服務功能的全面拓展，為本科院校的發展打下堅實的基礎。

參考文獻

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