對醫院檔案管理信息化建設的思考

禹繼鴻

摘 要：在信息時代里，醫院檔案管理信息化建設已經發展成為醫院管理的重要組成部分之一，它同時也面臨著新世紀的機遇、挑戰。在醫院管理中，檔案的作用及地位受到的關注度也越來越大。本文基于醫院檔案管理信息化建設的重要性，探討提出若干策略，希望能為相關實踐工作提供參考。

關鍵詞：信息時代；醫院；檔案管理；信息化建設；策略

隨著現代科學技術在信息時代里的高速發展，醫院信息化建設的發展速度越來越快，但檔案管理信息化建設卻相對滯后，對醫院檔案的利用產生嚴重的制約影響。所以怎樣使醫院檔案管理工作與信息時代的發展要求相符是目前亟待解決的重要問題。

1 醫院檔案管理信息化建設的重要性

近幾年，醫院不斷擴大發展規模，形成的檔案的類別、數量也相應增多，電子檔案、聲像檔案等都是新增的，且檔案載體也從紙質演變成光盤、磁盤等。隨著醫院檔案資源的網絡化、信息化，網絡軟件基本能促使檔案管理實現網上歸檔，各單位通過網絡就能收發文件，并把處理好的檔案材料上傳或輸入到軟件里，檔案查閱與編研工作也變得更加方便、快捷[1]。同時，如果醫院檔案管理實現信息化，就能完整、長期地保存醫院在管理和醫療過程中產生的各類資料，包括病歷檔案、財務會計檔案、人事檔案等，如有需要也能便捷提檔，且完整保存下來的檔案信息數據也能為醫院上級領導提供決策支持，或為上級制定醫院管理政策、制度等提供可靠的參考依據，所以實現醫院檔案管理信息化建設具備重要的現實意義。此外，醫院檔案管理是一項重要的基礎性工作，能充分反映醫院的建設與發展情況，在確保醫院工作連續性方面發揮著重要作用。因此，醫院檔案管理信息化建設不僅重要，且勢在必行。

2 加強醫院檔案管理信息化建設的策略

（一）創新管理者的思想，構建檔案信息平臺

管理者創新管理思想、提高思想認識是實現醫院檔案管理信息化建設的關鍵所在，所以醫院應以檔案管理工作改革為基礎開展信息化建設工作。同時，醫院檔案管理者也應更新理念，堅持提高檔案管理信息化水平。當前，醫院各方面管理工作的開展對檔案的需求是有增無減的，要想為醫院的管理工作準確而快速地提供檔案支持，檔案管理人員就應充分認識到檔案信息化建設的重要性，及時轉變既有的服務方式，擴大收集醫院檔案材料的范圍，進一步落實檔案歸檔制度，做好各種載體、各種門類的檔案材料的歸檔工作，避免檔案流失，豐富醫院檔案室館藏資源。

如針對某醫院的病歷檔案，管理者應創新思想，專門設置部門或配置人員負責收集、整理、保管醫院的病歷檔案，并構建信息平臺。當患者出院之后，醫務人員應以科室為單位定期把病歷檔案交到病案室，病歷檔案管理人員進行消毒之后再有序整理，并進行保管，除涉及患者治療活動的醫務人員、醫院醫療服務監控人員之外，其他任何個人、機構都不能擅自翻查患者的病歷檔案。此外，醫院管理者應把病歷檔案管理信息化建設作為醫院檔案管理和醫療系統建設的重要內容，快速構建病歷檔案信息平臺，為加強醫院檔案管理信息化建設奠定基礎。

（二）加大基礎設施投入，規范建立管理體系

醫院首先應結合自身經濟能力，配置適應檔案管理信息化建設的軟件、硬件等基礎設施，并加大投入，開發出適合醫院的檔案利用軟件。從醫院實際出發，醫院檔案管理部門應充分利用現有的設備，并適當購置先進的技術設備，如路由器、掃描圖文影像的設備、海量存儲設備等。如醫院應加大投入，重視完善綜合檔案室的設施設備。由于綜合檔案室所保管的醫院人事資料、基建資料、設備資料、照片等檔案幾乎都是紙質的，會受到紙張耐久性、光線、溫度、濕度、灰塵、有害氣體等的影響，導致部分紙質綜合檔案自然脆化、老化，加上檔案被頻繁翻閱，毀損、破損現象的發生是很難避免的。為此，醫院應購置復印機、數碼相機、空調等專業設備，對綜合檔案進行數字化加工，開發檔案利用軟件，用數字化檔案的查閱代替翻查檔案實物，從而最大限度保護醫院的原始綜合檔案實物，為實現檔案管理信息化建設提供可能。

與此同時，醫院應按照國家關于檔案信息化建設的標準與規范建立相應的檔案管理體系。如醫院綜合檔案的管理軟件應具備多種存儲格式，支持醫院綜合檔案使用者實時瀏覽，具備網絡檢索功能等，能實現對醫院綜合檔案的收集整理、存儲、借閱管理、權限控制等，從而滿足醫院檔案一體化管理、信息資源開發和利用的實際需求。一個大多數軟件都適用的、通用性強的檔案資料存儲、交換格式標準，才能幫助醫院建立規范管理體系，確保醫院能順利實現檔案信息的存儲與交換[2]。

（三）加強人才隊伍建設，提高檔案人員素質

由于醫院檔案管理信息化建設要求檔案管理人員不僅要具備廣博的知識，還要掌握現代網絡信息技術，所以應加強人才隊伍建設，在更新檔案管理人員知識結構的基礎上重視培養他們的素質，強化他們的信息意識。因為醫院檔案管理工作具備很強的業務性，如病歷檔案的專業性較強，要求檔案管理人員不僅要具備管理知識，還要具備一定的醫務知識、醫學管理知識等，以便能正確分類病歷檔案。加上信息化建設對檔案管理人員提出了新要求，不僅要具備對醫院檔案的采集、分類、整理、歸檔、立卷、保管、檢索等能力，還要具備醫院管理工作經驗，熟悉醫院的管理趨勢，熟悉掌握計算機知識、網絡知識、信息處理知識等，并具備一定的外語能力。

因此，醫院應重視組織現職檔案管理人員參與業務培訓活動，并鼓勵他們自學，把人員學習情況與聘任、晉升等掛鉤，從而加強人才隊伍建設。而醫院檔案管理人員自身要想適應檔案信息化建設的要求，就必須主動更新知識結構，從以往單一的檔案管理逐漸轉變成檔案一體化管理。如按照檔案工作的不同崗位有計劃地更新知識，深化專業知識，提高醫學、科技、管理、計算機等知識能力，從而開拓自己的視野，全面提高信息技術水平，提高自設綜合素質，助推醫院檔案管理信息化建設取得進步。

3 結語

信息時代不僅給醫院檔案管理工作帶來嚴峻挑戰，還使其擁有良好的發展機遇。在實際工作中，只要醫院檔案管理部門及人員能更新理念、牢牢把握機遇，重視培養人才、應用新技術，那么醫院檔案管理信息化建設勢必能與時代的發展相適應，推動醫院檔案管理工作健康發展。

參考文獻

[1]賴慶梅.云時代醫院檔案信息化建設面臨的挑戰[J].中國檔案，2013（09）：56-57.

[2]張超.信息化對醫院檔案管理的影響研究[J].企業改革與管理，2014（19）：131.