電力系統(tǒng)電子檔案的集中式管理和分布式存儲

摘 要：由于單子檔案管理工作具有信息化手段介入、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復雜等特點，電子檔案管理雖投入大量人力物力，但要滿足檔案使用部門的需要，準確、快捷、安全地將檔案傳輸出去，并不斷完善，也不是一件容易的事。因此，需要從集中式管理和分布式管理兩方面做好工作。

關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng)；電子檔案；集中式存儲；分布式存儲

《徐州市電子文件歸檔與管理規(guī)范》中明確指出：

“為保證歸檔電子文件的完整、真實和有效利用，從電子文件產(chǎn)生時就應(yīng)按照制度要求，妥善管理，以確保其不散失、不損毀、不失真”。

“歸檔的電子文件，應(yīng)與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。檔案部門要確保電子文件能有效機讀”。

上述規(guī)定主要集中在檔案的長期保存、管理上，缺乏對于跨單位的檔案交換和共享功能的專門要求。因此，有必要對電子檔案的集中式管理和分布式管理做出一些探討。

本文就目前電力系統(tǒng)檔案管理工作中所使用的集中式管理和分布式管理，提出一些多方面的思考，以供大家參考。

1 電力系統(tǒng)電子檔案的集中式數(shù)據(jù)處理

1.電力系統(tǒng)電子檔案的集中式管理是基于信息資源共享的需要。

信息資源共享是指在一定程度的開放條件下，同一信息資源為不同用戶共同使用的服務(wù)方式。從信息共享的表象看，共享是信息的共同使用，但從信息共享的本質(zhì)特征上看，信息共享必須解決信息質(zhì)量最優(yōu)化，共享程度最高效等實質(zhì)問題，其核心是需要對信息技術(shù)進行不斷創(chuàng)新，對使用規(guī)則進行共同約定。因此，電力檔案信息資源共享不僅包括電力檔案信息資源的交換、共享訪問，而且還應(yīng)包括為提高電力檔案信息資源質(zhì)量的著錄管理過程。

電力檔案信息資源共享功能需求主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

本單位內(nèi)部員工能夠按照權(quán)限進行本部門電力檔案信息資源的著錄、歸檔、管理，對本單位電力檔案信息資源進行檢索和按權(quán)限的訪問、查閱。

電力企業(yè)上級部門需要查看到下級單位電力檔案信息資源的目錄及元數(shù)據(jù)信息，以便能夠全面準確地了解、掌握下級單位電力檔案信息資源的狀況，方便對下級單位電力檔案工作的監(jiān)督和檢查。

下級單位也希望能夠?qū)崟r接收到上級單位相關(guān)的電力檔案信息資源，特別是文書檔案。

電力系統(tǒng)不同區(qū)劃的同級單位也存在相互調(diào)閱電力檔案信息資源的需求，特別是開展跨區(qū)域的合作研究、發(fā)生跨區(qū)域環(huán)境污染事故時，希望能夠快速調(diào)閱相關(guān)的檔案信息。

政府相關(guān)部門或社會公眾希望能夠查看對外公開的電力檔案信息資源。

2. 電力系統(tǒng)電子檔案的集中式管理是基于電力檔案信息資源管理功能的需要。

當前，國家電網(wǎng)各省公司、市公司采用的電力檔案管理系統(tǒng)并不統(tǒng)一，甚至于在縣、市層面大部分還沒有對電力檔案進行信息化管理，更缺乏與共享系統(tǒng)一體化的管理系統(tǒng)。因此，想要開展全國一盤棋的電力檔案共享，首先要解決電力檔案信息資源管理的問題。

電力檔案信息資源管理的功能需求主要包括：

電力檔案著錄歸檔管理權(quán)限設(shè)置。對電力檔案信息資源著錄、歸檔、管理的人員及其權(quán)限進行分配。

電力檔案著錄模板設(shè)置。對不同級別（文件級、卷宗級等）或不同類別（文書、科技、多媒體等）的電力檔案的著錄元數(shù)據(jù)項進行設(shè)置。

電力檔案著錄。利用計算機系統(tǒng)錄入分類、分級的電力檔案元數(shù)據(jù)信息，以及檔案全文原件及其附件信息。可以單條記錄錄入，也可以批量導入（如自動接收電子政務(wù)平臺或業(yè)務(wù)系統(tǒng)中已有的文書或業(yè)務(wù)文件信息）。

電力檔案歸檔。對已著錄的檔案進行完整性、規(guī)范性、安全性等方面的審查，確定保管期限進行歸檔。

電力檔案查詢借閱。按權(quán)限進行電力檔案的查詢檢索，在線瀏覽或離線借閱等。

電力檔案統(tǒng)計分析。可以按照類別、年度、處室等對電力檔案進行統(tǒng)計。

3. 電力系統(tǒng)電子檔案的集中式管理是基于電力檔案信息資源共享安全的需要。

電力檔案作為對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，涉及國家安全、民生民計和社會穩(wěn)定。因此，在電力檔案信息資源共享利用過程中，必須要處理好安全的問題，要做到內(nèi)外有別，對未公開檔案一定要把好關(guān)，嚴格掌握。以維護國家的根本利益。電力部門保存的檔案主要供本部門利用。其他系統(tǒng)或部門的工作人員查閱檔案時，需持本單位介紹信，說明利用目的和范圍，并經(jīng)電力部門有關(guān)負責人批準后方可查閱。查閱涉及黨和國家秘密的電力保護檔案必須經(jīng)過分管檔案工作的行政領(lǐng)導及保密部門批準；查閱未公開的檔案，必須經(jīng)過有關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人批準；摘錄和復制檔案，必須經(jīng)過電力檔案管理機構(gòu)負責人批準。因此，本單位內(nèi)部員工根據(jù)授權(quán)的用戶名和密碼及權(quán)限，可以查看檔案目錄及相應(yīng)的全文及附件信息。用戶名和密碼僅在本單位局域網(wǎng)中使用，在公網(wǎng)上不可以使用。

電力行政主管部門上下級之間的檔案信息資源交換只進行目錄級、元數(shù)據(jù)的交換。根據(jù)“電力檔案信息資源交換管理辦法”（需要電力主管部門制定）各單位可以控制交換哪些檔案目錄和元數(shù)據(jù)，其他單位只能看到檔案目錄和元數(shù)據(jù)，而不能瀏覽檔案全文。電力系統(tǒng)檔案信息資源的交換基于電力政務(wù)專網(wǎng)進行。

對于沒有到開放期限的電力檔案，只公開檔案的目錄。合法公民和組織經(jīng)系統(tǒng)身份驗證后可查詢未開放的檔案目錄，以及已經(jīng)開放的電力檔案全文信息。電力檔案信息資源的公開，需要單獨設(shè)置公開庫，電力檔案公開庫與電力檔案內(nèi)部全集庫要進行物理上的隔離，公開庫放置在外網(wǎng)，電力檔案庫放置在內(nèi)網(wǎng)或?qū)＞W(wǎng)上。

集中式數(shù)據(jù)存儲的主要特點是能把所有數(shù)據(jù)保存在一個地方，各地辦公室的遠程終端通過電纜同中央計算機（主機）相聯(lián)，保證了每個終端使用的都是同一信息。備份數(shù)據(jù)容易，因為他們都存儲在服務(wù)器上，而服務(wù)器是唯一需要備份的系統(tǒng)。

這類網(wǎng)絡(luò)不利的一面是來自所有終端的計算都由主機完成，這類網(wǎng)絡(luò)處理速度可能有些慢。另外，如果用戶有各種不同的需要，在集中式計算機網(wǎng)絡(luò)上滿足這些需要可能是十分困難的，因為每個用戶的應(yīng)用程序和資源都必須單獨設(shè)置，而讓這些應(yīng)用程序和資源都在同一臺集中式計算機上操作，使得系統(tǒng)效率不高。還有，因為所有用戶都必須連接到一臺中央計算機，集中連接可能成為集中式網(wǎng)絡(luò)的一個大問題。

由于以上限制，如今的大多數(shù)網(wǎng)絡(luò)都采用了分布式和協(xié)作式網(wǎng)絡(luò)計算模型。

2 電力系統(tǒng)電子檔案的分布式數(shù)據(jù)處理

由于個人計算機使用的普及及其性能得到極大的提高，使信息處理分布到網(wǎng)絡(luò)上的所有計算機成為可能。分布式處理是和集中式處理相對立的概念，分布式處理的數(shù)據(jù)可以分布在很大區(qū)域。

分布式存儲系統(tǒng)，是將電力系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)分散存儲在多臺獨立的設(shè)備上。傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)存儲系統(tǒng)采用集中的存儲服務(wù)器存放所有數(shù)據(jù)，存儲服務(wù)器成為系統(tǒng)性能的瓶頸，也是可靠性和安全性的焦點，不能滿足大規(guī)模存儲應(yīng)用的需要。分布式網(wǎng)絡(luò)存儲系統(tǒng)采用可擴展的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，利用多臺存儲服務(wù)器分擔存儲負荷，利用位置服務(wù)器定位存儲信息，它不但提高了系統(tǒng)的可靠性、可用性和存取效率，還易于擴展。

分布式處理的一個優(yōu)點是增強處理功能。分布式網(wǎng)絡(luò)中，電力系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)的存儲和處理都是在本地工作站上進行的。數(shù)據(jù)輸出可以打印，也可保存在U盤上。通過網(wǎng)絡(luò)主要是得到更快、更便捷的數(shù)據(jù)訪問。因為每臺計算機都能夠存儲和處理數(shù)據(jù)。這種類型的網(wǎng)絡(luò)可以適應(yīng)供電部門及用戶的各種需要，同時允許他們共享網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)、資源和服務(wù)。在分布式網(wǎng)絡(luò)中使用的計算機既能夠作為獨立的系統(tǒng)使用，也可以把它們連接在一起得到更強的網(wǎng)絡(luò)功能。

分布式處理的另一個優(yōu)點是可以快速訪問、多用戶使用。每臺計算機可以訪問系統(tǒng)內(nèi)其他計算機的信息文件；系統(tǒng)設(shè)計上具有更大的靈活性，既可為獨立的計算機的地區(qū)用戶的特殊需求服務(wù)，也可為聯(lián)網(wǎng)的企業(yè)需求服務(wù)，實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)不同計算機之間的通信；每臺計算機都可以擁有和保持所需要的最大數(shù)據(jù)和文件；減少了數(shù)據(jù)傳輸?shù)某杀竞惋L險。為分散地區(qū)和中心辦公室雙方提供更迅速的信息通信和處理方式，為每個分散的數(shù)據(jù)庫提供作用域，數(shù)據(jù)存儲于許多存儲單元中，但任何用戶都可以進行全局訪問，使故障的不利影響最小化，以較低的成本來滿足企業(yè)的特定要求。

分布式計算的缺點也是顯而易見的。

首先是對病毒比較敏感。任何用戶都可能引入被病毒感染的文件，并將病毒擴散到整個網(wǎng)絡(luò)。

其次是備份困難。如果用戶將數(shù)據(jù)存儲在各自的系統(tǒng)上，而不是將他們存儲在中央系統(tǒng)中，難于制定一項有效的備份計劃。這種情況還可能導致用戶使用同一文件的不同版本。為了運行程序要求性能更好的PC機；要求使用適當?shù)某绦颍徊煌嬎銠C的文件數(shù)據(jù)需要復制；對某些PC機要求有足夠的存儲容量，形成不必要的存儲成本；管理和維護比較復雜；設(shè)備必須要互相兼容。

再次是免災(zāi)性能差。

隨著電力系統(tǒng)信息化程度的深入發(fā)展，我國電力數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)量在以指數(shù)方式增長，大量的數(shù)據(jù)在帶給檔案管理與應(yīng)用工作便捷的同時，電力檔案數(shù)據(jù)丟失帶來的損失也越來越大，災(zāi)難備份則顯現(xiàn)出重要性。2010年國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案局（館）長會議上要求，“切實落實異地備份制度，對所有多套檔案或檔案復制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災(zāi)害對檔案造成毀滅性損失。”由于大額的硬件投資和軟件以與執(zhí)行標準的復雜性等原因，異地備份仍然進展緩漫，存在不少問題。

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作者簡介

董梅（1968-），畢業(yè)于江蘇電大，本科， 中級職稱，現(xiàn)供職于國家電力公司徐州分公司，從事檔案管理工作，主要研究電子檔案的存儲與安全。