淺談高校信息化檔案管理建設(shè)

摘 要：構(gòu)建高校的信息化檔案管理，是當前亟需解決的重要問題。文章通過對網(wǎng)絡(luò)時代檔案信息化建設(shè)的存在問題、建設(shè)基礎(chǔ)及信息披露方式的思考，繪制了未來高校檔案信息化構(gòu)架的藍圖。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；高校；信息化建設(shè)

基金項目：信息環(huán)境下新疆高校檔案管理與服務(wù)的提升--以新疆師范大學(xué)為例。編號：XJNUGF201504

1 引言

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，各個高校根據(jù)自身的需要，采取先進的信息技術(shù)來加強檔案管理能力、提高檔案質(zhì)量、促進管理水平、改善工作環(huán)境，逐漸形成高校檔案信息化。本文將從當前高校檔案信息化模式建設(shè)的現(xiàn)狀出發(fā)，對構(gòu)建信息化檔案的管理模式進行初步的探析，進而促進高校檔案信息化模式的完善和發(fā)展。

2 網(wǎng)絡(luò)時代的檔案信息化建設(shè)

當今世界，科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，知識經(jīng)濟深入我們生活方方面面。科學(xué)技術(shù)從來沒有像今天一樣，以第一生產(chǎn)力的地位展現(xiàn)在我們面前，以強大的威力和驚人的速度深刻的影響著人類的生活和社會經(jīng)濟的發(fā)展。當我們處于信息大爆炸的時代，展望新世紀美好的前景的時候，互聯(lián)網(wǎng)正以超乎尋常的速度和方式深入社會和生活的各個方面，改變著人們的人生觀和價值觀。新世紀是信息大爆炸的時代，網(wǎng)絡(luò)的世紀。信息的時代到來也必將引起高等學(xué)校管理的改革。

新時代的到來，學(xué)校將介入電子信息化領(lǐng)域，以電子信息化的管理和交流平臺即將成為未來信息化時代高等教育學(xué)校的管理模式和生存方式，高校將會成為全球網(wǎng)絡(luò)信息供應(yīng)連接的結(jié)點；高校管理和其管理信息都以電子信息化方式運行，管理步入電子信息化、數(shù)字化；新的基于網(wǎng)絡(luò)平臺的高校系統(tǒng)網(wǎng)上院校、網(wǎng)際院校和虛擬院校相續(xù)出現(xiàn)，高等學(xué)校生存的環(huán)境發(fā)生變化。用戶的信息源渠道日益增多，信息的實效性、效用、容量和內(nèi)容都會發(fā)生深刻變化。

3 高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）什么是信息化檔案管理

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，各個高校根據(jù)自身的需要，采取先進的信息技術(shù)來加強檔案管理能力、提高檔案質(zhì)量、促進管理水平、改善工作環(huán)境，逐漸形成了高校檔案信息化。

迅速發(fā)展的信息技術(shù)促進了高校檔案信息化模式的建設(shè)，使得檔案在形成、傳遞、收集、保管和利用等過程都發(fā)生了相應(yīng)的變化。隨著檔案信息化的深入，多數(shù)高校檔案信息化教學(xué)，減少對傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料的使用，因此，筆者認為高校應(yīng)充分利用信息化技術(shù)，加快檔案管理的信息化建設(shè)，不斷創(chuàng)新新檔案信息化的建設(shè)，進而推動信息化檔案建設(shè)。

（二）當前高校檔案信息化模式建設(shè)現(xiàn)狀

高校的檔案信息化主要是指利用現(xiàn)代信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等信息技術(shù)手段。實現(xiàn)不同載體的資源以數(shù)字化的形式存儲，并通過互聯(lián)網(wǎng)連接，對高校檔案資源的進行收集、管理和開發(fā)利用的過程，實現(xiàn)高校檔案資源高度共享。隨著高校檔案水平在不斷提高，高校檔案管理工作取得了一定成績，但檔案管理實施過程中還存在捕風問題，原因如下：

首先，檔案信息化建設(shè)水平低。雖然校園信息化發(fā)展快，硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)已達到了一定水平。但與其他大型企業(yè)對比，高校檔案信息化水平整體較低。當前大型企業(yè)檔案信息化并不囿于檔案館本身，而是通過系統(tǒng)化，集成化的檔案管理平臺實現(xiàn)檔案資源的規(guī)范化管理，以檔案為中心，輻射其他各業(yè)務(wù)部門。而高校信息化檔案只限制于檔案部門本身，只僅僅局限于學(xué)校被動要求查詢，檔案利用率低。高校檔案大部分查詢需要檔案館的工作人員進行紙質(zhì)查詢，繁瑣、復(fù)雜以及浪費很多的查詢時間。檔案信息化建設(shè)的懈怠給用戶、檔案工作人員帶來極大的不便。

其次，高校檔案信息化管理重視程度不夠。在高校的信息化管理過程中，學(xué)校管理方面注重的是對學(xué)科、科研、學(xué)校的發(fā)展、學(xué)校文化等方面的建設(shè)。沒有能夠注重高校檔案收集、整理、查閱、利用方面的重視，只有當想起用時才會去查詢、整理。構(gòu)建高校檔案信息化建設(shè)管理需要大量的資金投入，財政較差的高校很難拿出檔案管理的經(jīng)費，檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)更是少之又少。部分高校認為，檔案本身利用率低，服務(wù)對象僅限于本校師生和手工業(yè)務(wù)，不需要過多的資金投入和預(yù)算。從事高校各部門、各學(xué)院檔案干禮工作者都是部門兼職人員，缺乏相應(yīng)的檔案整理專業(yè)知識，每次移交時需要到檔案館進行簡單培訓(xùn)，對檔案管理和利用技術(shù)不熟，缺乏創(chuàng)新觀念，無法對檔案信息化管理模式有明確和較高的認識，限制著高校對高校檔案信息化管理建設(shè)和發(fā)展。

最后，高校檔案信息化管理需要各部門更多的配合。由于各高校各部門對檔案信息化管理的重視程度不同。管理學(xué)科成績、科研工作的部門認為檔案記錄非常重要和保密的，能夠給予端正的態(tài)度，認真完成交代的檔案整理任務(wù)。但部分部門認為檔案管理工作不需要積極對待，服務(wù)范圍小、利用率低、領(lǐng)導(dǎo)不重視等因素，甚至拒絕移交檔案。高等教育學(xué)校中，教育固然重要，科研更是高校的重點項目，但學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)不能丟棄，尤其是檔案管理這塊。高校各部門應(yīng)該積極配合檔案館的工作完成高校檔案電子信息化管理，高校信息技術(shù)部門應(yīng)該配合好檔案整理工作，派出高校檔案信息系統(tǒng)維護專業(yè)人員，積極配合，管理好高校信息化檔案系統(tǒng)，逐漸完善高校檔案信息化管理。

4 高校檔案信息化管理建設(shè)基礎(chǔ)

高校檔案信息化管理應(yīng)用是基于先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持。高校校園網(wǎng)的幾乎所有熱門的應(yīng)用都是基于Internet/Intranet技術(shù)，其中包含了WWW、FTP、EMALL等多種主流服務(wù)方式。結(jié)合Web，B/S模式以及以往的C/S模式開發(fā)出高等教育學(xué)校信息化檔案管理平臺。在操作平臺上實現(xiàn)高校檔案信息接受、傳遞、存儲、提供利用一體化，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段對檔案資源進行合理的配置、開發(fā)和利用，以實現(xiàn)檔案信息的社會共享，提高檔案信息的利用率和服務(wù)水平。

目前，適用于當今時代高校檔案管理的系統(tǒng)軟件很多，但比較而言，“南大之星”檔案管理系統(tǒng)軟件比較適合于當前高校檔案信息化管理工作。據(jù)統(tǒng)計，從我國來看，使用該軟件的用戶主要有：師范類院校、理工綜合類院校、國家機關(guān)、大型企業(yè)用戶。“南大之星”管理系統(tǒng)軟件采用瀏覽器/服務(wù)器（B/S）結(jié)構(gòu)，具有維護方便，不需要另外安裝客戶端軟件，客戶端只需要一臺聯(lián)網(wǎng)（局域網(wǎng)、校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）的計算機就可以了，具有操作簡單、維護方便、安全可靠、功能齊全等特點。版本齊全，滿足不同行業(yè)的需求。其中包括：高校版、中學(xué)版、企業(yè)版、機關(guān)版等.系統(tǒng)預(yù)留了可以與各種辦公自動化系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)的接口，可以很方便地實現(xiàn)與用戶辦公自動化系統(tǒng)的無縫連接。 檔案管理系統(tǒng)安裝在WEB服務(wù)器上，檔案管理系統(tǒng)通過流媒體服務(wù)為用戶提供錄音、錄像檔案的在線點播功能。通常用戶可以將WEB服務(wù)和流媒體服務(wù)放在同一臺服務(wù)器上，如果條件許可將數(shù)據(jù)庫服務(wù)器放在另外一臺服務(wù)器上，否則也可以放在WEB服務(wù)器上，這些都視系統(tǒng)負載而定。通常如果用戶用一臺服務(wù)器做WEB服務(wù)、流媒體服務(wù)和數(shù)據(jù)庫服務(wù)，50個客戶端，服務(wù)器最低配制為：512MB內(nèi)存，PIII500CPU，80GB硬盤。

我國部分高校、機關(guān)、企業(yè)已經(jīng)或?qū)⒁ǔ杀容^先進的網(wǎng)絡(luò)硬件體系，使得信息檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)和應(yīng)用有了穩(wěn)固的網(wǎng)絡(luò)硬件基礎(chǔ)，高校檔案信息化的管理還需要依靠高校對檔案管理建設(shè)的加強。

參考文獻

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[4]王敏.淺析高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容及模式.《機電兵船檔案》.2007年第5期

作者簡介

劉潔磊（1974-），女（漢族），上海人，本科，校辦檔案室，主要研究方向為：信息化檔案建設(shè)。