檔案室檔案的安全保管措施和有效利用

徐世廣

摘 要：檔案室中的檔案資料多、分類復雜，管理不當則極易造成檔案的損壞和信息缺失。本文結合檔案工作中的實際情況，通過對介紹檔案保管工作中存在問題的探討，對保護檔案安全、維護檔案信息、以及檔案資料的有效利用給出建議。

關鍵詞：檔案；檔案安全；檔案利用

1 前言

近年來，自然災害的頻繁發生，檔案安全管理工作面臨嚴峻考驗，尤其是在自然災害面前，檔案管理措施不當，極易造成災難性的損失。盡力做好檔案保管工作，提高管理工作人員的意識與操作技能是檔案管理培訓的首要任務。在新形勢下，如何運用新的技術方法開發利用檔案資源、提高現代檔案室的服務水平也成為檔案管理工作者急于解決的問題。

2 檔案安全保管的措施

檔案安全保管是檔案工作中的重中之重，強化檔案安全保管意識，建立健全的檔案管理安全體制，做好災難預防工作，是確保檔案安全的主要方式。對檔案安全管理主要包括檔案的實體安全、信息安全以及政治安全等方面，在做好對檔案工作的管理中，應當主要做好以下幾個方面：

2.1 強化管理意識、明確責任

檔案維護工作的重點是保證檔案室資料的完整性與安全性。單位應當加強對檔案安全維護工作重視，堅持“安全第一”的原則，實行主管領導負責制，明確責權，強化對日常的管理，做到措施到位，責任到人。檔案所屬部門的領導應加強檔案安全工作的宣傳，建立檔案管理小組，完善安全管理系統，制定明確的檔案管理、登記、檢查等工作的流程，將各項檔案安全管理工作落到實處。

2.2 提高檔案管理人員的技術與意識

檔案管理工作人員的業務水平直接影響到日常工作的效率，尤其是近幾年來，檔案室引進了新的管理技術和管理設備。這就需要檔案管理工作人員發揮主觀能動性，積極主動的學習檔案管理工作的業務知識、加強對檔案保管的管理操作能力。為了滿足當前形勢下的檔案管理工作的，必須加強對相關工作人員的業務培訓，按照崗位不同、分層次、多渠道的進行業務培訓，培養熟悉檔案管理工作知識、掌握新的管理技術的專業性人才進入到檔案管理崗位。

2.3 落實安全工作管理措施

在日常的檔案管理工作中，要將檔案管理、保密、查閱、銷毀等各制度落到實處。把檔案安全工作與檔案接收、檔案管理和利用工作結合起來，相互配合。檔案室內必須要有定期的防火防盜、防塵、防蟲、防潮等各項安全檢查，做好安全保管設備的檢修與維護工作，定期更新消防器材，加強對排水系統的檢測與維護，對檔案室底層窗戶進行加固。將各項安全防護措施落到實處，才能保障檔案室的日常安全，能夠做到對各種突發裝狀況的緊急應對。

2.4 加快檔案信息化進程，實行檔案的數字化管理

自然災害的發生會導致地方檔案室資料的嚴重損害。汶川地震時期，丟失了很多很有價值的歷史檔案，這就引起了相關檔案管理部門的反思。對自然災害的措不及防教育我們，檔案的安全管理必須依照“預防為主、防治結合”的原則，采用先進的技術，加快檔案數字化管理進度，有效的延長檔案的使用壽命，保證檔案的安全[1]。在傳統的檔案管理方式中，紙張檔案的管理已經逐漸凸顯出很大的問題。傳統的紙張檔案管理成本高、占用空間大、易受潮損壞，這些問題都對檔案的使用壽命構成了威脅。更重要的是，在地震、火災等大型自然災害面前，傳統的檔案室會面臨毀滅性的破壞[2]。

在互聯網信息化時代，檔案管理技術有了新的發展。依托計算機、檔案室可以建立起一套系統的、自動化的檔案信息管理系統，將要進行長期保存的檔案進行數字化錄入，完成檔案的信息化，規模化保存。對有特殊要求的資料，在數字化保管的同時也要重視對紙質資料的管理。需要注意的是，對電子檔案的管理也要及時進行有效的備份與加密處理，以保證信息的安全性和保密性，確保電子文件的安全。

3 檔案信息資源的開發利用

3.1 加強檔案資源建設，為檔案信息資源的開發利用打好基礎

檔案收集是檔案資源開發工作的基礎，沒有檔案資料就無法構建資源信息網絡，沒有資源信息自然也就無法做到對資源的有效開發。這就要求檔案部門要做到準確、及時的信息錄入，豐富館藏資源，為資源信息的開發打下基礎。

3.2 加大檔案開放力度，滿足開發利用檔案信息資源的需求

檔案開放要在保護檔案所有權者利益的基礎之上，遵循遵循“開放檔案的范圍應最大化，檔案保密的范圍應該最小化”的首要原則，加快檔案開放進程[3]。加快對檔案的鑒定，制定科學的降解密制度。

3.3 運用現代化信息技術手段，提高檔案信息資源開發利用水平

通過資料錄入，計算機掃描等手段將不同的檔案轉化成為數字信息，達到利用計算機和互聯網來建立信息化網絡，實現自動化管理和數據傳輸的目的。開展計算機檢索、網絡信息傳遞、網絡信息咨詢等服務，公開發布檔案信息，以適應社會發展與時代要求。

4 總結

信息化技術廣泛應用的今天，檔案資源的開發和利用也應當滿足社會經濟發展的需求。

檔案管理的最終目的是為了開發利用檔案資源，創造其應有的經濟效益和社會效益，為我國政治、經濟、文化各項事業服務。

參考文獻

[1]宋麗.如何提高企業檔案安全防災能力[J].辦公室業務.2012，（19）：27.

[2]劉寧博，歐秀花.試論自然災害情況下檔案安全保管的防護措施[J].才智.2011，（25）：13.

[3]羅瑩.用創新的思維開展檔案工作[J].云南檔案.2015，（7）：10-12.