大數據時代檔案工作的幾點思考

摘 要：進入21世紀的第二個十年，隨著互聯網、物聯網、云計算等技術的飛速發展，以及智能終端、網絡社會、數字城市的普及和建設，大數據時代已不可阻擋地來到我們身邊。大數據時代影響著眾多行業的發展，對檔案事業的發展同樣產生著深遠的影響，檔案行業只有改變傳統的工作模式和發展思路，研究在大數據時代發展的新模式、新思路，爭取在大數據時代的“數據權”，才能更好地向前發展。

關鍵詞：大數據；檔案工作；思考

進入21世紀的第二個十年，隨著互聯網、物聯網、云計算等技術的快速發展，以及智能終端、網絡社會、數字城市的普及和建設，大數據時代已不可阻擋地來到我們身邊，數據呈幾何級數的爆炸式增長，對我們的生活產生著越來越大的影響。數據正從我們日常面對的一個個簡單的符號形式（文字、數字、圖像、語音、視頻等），變成了一種資源。在越來越多的領域，數據分析正成為決策的主要依據，這其中包括政府、企業、教育等領域。大數據時代是一場革命，日益深遠地影響著我們的未來。

大數據（Big Data）是指那些超過傳統數據庫系統處理能力的數據。大數據最核心的價值就是在于對海量數據進行存儲和分析。簡單地說，就是通過對海量數據的分析，快速挖掘出數據里面隱含的價值和信息，去指導今后的工作，可以這樣說大數據具備洞察未來的能力。[1]

在大數據時代，各行各業的邊界將越來越模糊，各領域間相互融合的速度越來越快，如果不順應時代發展和壯大自身，任何行業都會面臨日漸邊緣化的危險，檔案行業同樣如此。面對著這一場影響全人類的變革，檔案行業應主動迎接挑戰，改變傳統的工作模式和發展思路，研究在大數據時代發展的新模式、新思路，爭取在大數據時代的“數據權”，發展和壯大自己，去適應社會發展的需要。

大數據時代“數據”為王，數據成為一種資源，檔案館擁有著海量的數據資源，但這些數據并沒有發揮應有的作用。檔案館如何在大數據時代能更好地發揮數據資源的作用，將這些“死數據”轉變成為“活服務”？以檔案利用為例，傳統的檔案利用工作是利用檔案中的文件（電子文件），從單份文件中獲取所需信息。而大數據時代的檔案利用工作則是要利用檔案中的檔案數據（本文談到的檔案數據，不僅指檔案中的文件，還包括文件中包含的有價值的專業信息數據），通過分析檔案中相關聯的數據得到有價值的信息，為政府決策、企業發展提供服務。一種是“被動利用”檔案，是事后服務；一種是“主動利用”檔案，是事前服務。這是兩種截然不同的利用模式，顯然，后者更能發揮檔案應有的作用。

在過去十年數字檔案館的建設熱潮中，檔案館雖然強調了檔案信息數字資源的建設工作，但側重于檔案數字化和數字檔案接收等方面工作，而忽略了檔案信息數據資源的建設。檔案實現了數字化，管理方式發生了改變，但檔案的管理模式并沒有發生相應變化，只是在管理傳統實體檔案的基礎之上，增加了數字檔案的管理，使檔案的接收、利用更為便捷，但采用的還是傳統的管理模式，數字時代的檔案工作更像是傳統的檔案工作穿了一個“數字化”的馬甲。實際上這是時代局限所致，檔案館也不可能實現跨越時代的發展。大數據技術是在云計算、物聯網等新的技術上發展起來的，早期海量數據的分析往往需要付出大量的時間和代價才能得到所需信息，而新技術的應用使這一切變得更加快捷、方便和廉價。在檔案館開始信息化建設的時候，考慮到信息化建設的成本和管理的復雜程度，檔案數據的采集僅僅以滿足檔案管理為目的，以現在的眼光看，少而不科學，在大數據時代很難發揮作用。而以“數據為王”的大數據時代，數據比檔案本身能發揮更大的作用。因此檔案館未來的工作除了檔案數字資源的建設工作外，更要開展檔案數據資源的建設工作，實現檔案信息資源的數據化。與檔案數字資源的建設工作相比，檔案數據資源建設工作更為復雜，難度更高，需要改變檔案館傳統的管理模式和觀念，用大數據的理念管理和利用檔案，才能做好這項工作。可以這樣說檔案數字化只是檔案行業發展的一次量變，而檔案數據化將是檔案行業發展的一次質變。

1 大數據時代檔案服務觀念的改變

檔案最大的價值在于利用，傳統的檔案利用是等人上門，需要什么提供什么，在大數據時代這遠遠體現不出檔案的價值，檔案館的發展受到很大制約。因此，在大數據時代，首先就要改變檔案傳統的服務觀念，檔案館除了提供傳統的利用服務外，還要提供有大數據特征的檔案信息服務，用服務理念的轉變引領傳統檔案工作的改變。一是要利用大數據觀念改變檔案傳統的管理模式，建設檔案大數據庫，變傳統的“事后服務”為“事前服務”，變傳統的“被動服務”為“主動服務”，為政府決策、企業發展和檔案服務對象提供需要的服務；二是要加強宣傳工作，讓更多的人了解檔案館的館藏、價值和作用，讓政府、企業在做出重大決策前能首先想到檔案館的作用，提高檔案館的社會地位，增強檔案人的社會責任感。如城建檔案館可以在城市管理者做出重大建設決策前，主動提供涉及城市規劃、建設和管理的城建檔案資料和經過分析的、綜合性的、有參考決策價值的信息，供城市管理者參考決策。

2 大數據時代檔案鑒定和檔案大數據庫建設工作

檔案鑒定就是鑒別和判定檔案的價值，是檔案管理中難度最大、最重要的一項工作，檔案的價值包括檔案的現存價值和歷史價值。大數據時代的核心是數據，因此大數據時代檔案鑒定工作除了鑒定檔案的價值外，還要鑒定檔案中檔案數據的價值，通過鑒定將檔案中有價值的數據采集錄入到檔案大數據庫中以備將來的分析利用。檔案鑒定小組的組成除了檔案管理人員外，還應有相關專業的專家，以便鑒定檔案中各種專業數據的價值。檔案數據價值的鑒定是建設檔案大數據庫的基礎性工作，通過檔案數據鑒定工作的開展，制定出檔案大數據庫建設的方式、數據采集的標準和規范。

檔案大數據庫建設工作是檔案大數據建設的核心工作，大數據庫的質量直接影響到未來進行數據分析的效果，應分三個階段進行：一是檔案大數據庫建模階段，通過檔案宏觀鑒定法提煉出館藏檔案中有價值的數據項并建立元數據模型，不包含館藏檔案本身，但在檔案形成過程產生或涉及到的有價值的數據項也一并歸集并建立出關聯元數據模型；二是館藏檔案數據錄入階段，通過檔案直接鑒定法鑒定出有價值的檔案數據錄入到檔案大數據庫中；三是對政務網上數據進行分析，將政府各部門在管理和服務過程中產生的和各自數據庫中已有的有價值的數據采集到檔案大數據庫中。

針對已有的檔案數據庫，則通過鑒定增補檔案數據項方式建設檔案大數據庫，然后針對增補的檔案數據項開展檔案數據補錄工作，同時對原有檔案數據庫中數據進行校正。

3 檔案云的建設

大數據時代是伴隨著云計算、物聯網、社交網絡等新興技術的應用而到來的。云計算通常是指IT基礎設施的交付和使用模式，通過網絡以按需、易擴展的方式獲得所需的資源（硬件、平臺、軟件），提供資源的網絡被稱為“云”，云計算技術是大數據應用的IT基礎。從檔案館的角度看，云計算技術易于擴展、通用性強、可靠性高、方便、易用，運營成本低，能實現檔案大數據建設的平穩高速發展。[2]因此，檔案行業主管部門應統籌規劃，加快云計算技術在檔案行業的應用。

通過云計算技術的應用，城市或地區的檔案主管部門可以建立檔案大數據聯合共建機制，減輕檔案數據資源建設壓力。以城市各類檔案館為節點建設一個城市或地區的“檔案云”平臺，同時對檔案主管部門自身的檔案數據中心進行改造和架構調整，建設“檔案云中心”，通過云計算技術實現各節點資源的自動調度和分配。“檔案云”應為私有云，相比由運營服務商提供的共有云，私有云更為安全、可靠，因為檔案數據是全社會共有的數據資源，不能讓這些數據資源掌握在商業機構和私人機構手中，以免讓檔案館的進一步發展受制于人。

4 大數據時代檔案信息資源的交互與共享

數據的價值在于共享，大數據時代對數據共享提出了更高的要求，大數據只有在高度共享的環境中才能更好地發揮作用。但共享的前提是開放，大數據的高度共享與檔案的信息安全形成了一對矛盾體，如何在保證檔案信息安全的情況下實現檔案數據的高度共享？首先需要檔案部門解放思想，制定檔案信息開放的標準，將能開放的檔案信息資源全部開放；其次檔案數據資源建設工作是一項長期而繁重的工作，需要各職能部門相互配合，很多數據在檔案形成過程中已存在各職能部門的數據庫中，還有數據可能在各專門檔案館或部門檔案室數據庫中，檔案主管部門需要制定相關的數據交換標準，依托政務網，實現和各職能部門及各專門檔案館（室）的數據信息的交互及共享，在可能的情況下，形成一種“數據歸檔”的機制；三是建設城市大數據中心，推進政府公共信息資源的共享。目前大數據建設最大的障礙，在于一個個信息孤島的存在，在于信息資源利用的低效率。城市大數據中心就是要打破這種部門、單位之間的信息壁壘，消除信息孤島，整合各自為政的信息系統，由各職能部門承擔各自專業、行業的數據采集工作，數據中心負責數據的整合和應用。城市大數據中心是未來城市的服務中心，是政府開發利用公共信息資源，對外提供服務的核心。因此政府大數據中心的建設工作不可能交由社會和私人機構進行，必須由政府相關部門承擔建設，作為海量檔案信息資源的擁有者，檔案館可以說是承擔城市大數據中心建設工作的理想部門，檔案館要通過努力讓城市大數據中心落戶檔案館，建設一個涵蓋檔案館和政府各職能部門的虛擬大數據中心，更好地服務于社會。城市大數據中心建設也能大大提升檔案館的社會地位和促進檔案館的信息化建設工作。

5 大數據時代檔案信息資源的安全體系建設

大數據時代數據的高度共享性必然帶來數據的安全問題。由于大數據是處于網絡化社會這樣一個開放的環境中，加上大數據中隱含的價值，使大數據更容易受到來自網絡上的攻擊，而檔案館長期以來處于一個相對封閉的環境中，且有相當部分的檔案涉及一定的密級，稍有不慎，就容易造成檔案信息安全問題。因此要建立有效的安全機制，來保障檔案大數據建設工作的有序進行。一是加強安全制度建設。云計算專家李志霄博士說：“數據安全三分靠技術，七分靠管理。”要保證檔案大數據建設工作的安全，需要建立規范的大數據建設安全管理策略和制度，讓檔案大數據建設工作在統一、安全、規范的管理框架下進行，用管理來保證檔案大數據建設的安全；二是建立檔案數據分級制度，用能公開的檔案數據建設檔案大數據，涉密的檔案數據按照國家相關法律法規嚴格管理；三是在分析平臺中嵌入CA認證系統，對傳輸中的檔案數據信息進行加密，保證傳輸中檔案數據的安全。同時加強對用戶的訪問控制，對檔案數據信息的利用控制在權限范圍內，因為有些分析統計出來的數據信息不可能對所有服務對象開放；四是建設數據安全防護系統，保證存儲上的大數據信息不會遭到人為破壞；五是建立大數據容災機制，確保檔案大數據遭到破壞后能有效恢復。

6 大數據時代檔案人才的培養

大數據時代除了帶給我們新技術的體驗外，更多的是改變著我們對傳統事務的認知和看法，改變著我們的傳統工作模式，帶來一種檔案工作觀念的改變。在大數據時代，傳統的檔案工作思維已不能適應時代的發展，檔案館的建設和發展不能沿用傳統的思維模式，需要應用新技術、新思維、新觀念使檔案館實現跨越式發展，以便在新的時代有立足之地甚至發揮更大作用，成為時代的“弄潮兒”，而不是成為時代的“棄兒”。人才是檔案事業發展的第一資源，在檔案大數據建設中，通過和專業的大數據公司合作，引進和培養具有掌握新技術、具有新思維的新一代檔案人，是大數據時代檔案館可持續發展的必要條件。新一代檔案人是一種復合型人才，他們即精通傳統的檔案業務工作，又通曉云計算、大數據等信息技術，能用新的理念創新和發展傳統的檔案工作，能把握檔案館在新時代的發展機遇，建設新一代檔案館。這一代檔案人是檔案館在大數據時代發展的核心力量。[3]

7 智慧檔案館建設

隨著大數據時代的到來，智慧城市的建設在我們國家方興未艾。智慧城市就是運用信息和通信技術手段感測、分析、整合城市運行核心系統的各項關鍵信息，從而對包括民生、環保、公共安全、城市服務、工商業活動在內的各種需求做出智能響應。中國工程院院士鄔賀銓說道，“智慧城市是使用智能計算技術使得城市的關鍵基礎設施的組成和服務更智能、互聯和有效。”智慧城市是在數字城市建設的框架上發展起來的，大數據是智慧城市建設的智慧引擎，智慧城市的建設又促進了大數據的發展。

智慧城市的建設，為檔案信息化的進一步發展帶來了機遇，如物聯網、智能分析、云計算等在智慧城建檔案館建設中需要運用的新一代信息技術已經在智慧城市中得到應用，為智慧檔案館的建設打好了基礎。依托智慧城市建設智慧檔案館，是檔案館自身發展的需要。智慧檔案館，是數字檔案館的高級階段，是數字檔案館發展到一定階段的必然產物，是數字檔案館在大數據時代高度智能化的體現。相對數字檔案館，智慧檔案館體現更多的是服務的提升和大數據的智能利用，用戶在智慧檔案館可以得到全新的服務體驗，享受到精細、動態、定制和智慧的服務。

智慧檔案館是數字檔案館后的新一代檔案館，是在數字檔案館的基礎上發展起來的，同數字檔案館相比較，智慧檔案館的建設難度更大，不可能一躇而就。檔案主管部門需要制定出符合各檔案館自身實際的發展戰略，牢牢把握住智慧城市建設節點，依托智慧城市進行建設：一是要找準定位，即智慧城建檔案館是智慧城市的一個節點，是為智慧城市和民生服務的；二是打好基礎，即智慧城建檔案館是數字城建檔案館的高級階段，必須首先建設好數字城建檔案館；三是統籌規劃，制定出符合各城建檔案館自身實際的發展戰略，分步實施。智慧檔案館的實現必將對檔案館的未來產生深遠的影響。[4]

大數據帶給我們洞察未來的能力，對檔案館來說，大數據時代是挑戰更是機遇，檔案館迎來了一個能發揮更大作用的時代。但“打鐵還需本身硬”，檔案館只有做到與時俱進，加快檔案信息化建設，強大自己，才能迎來更為輝煌的明天。

參考文獻

[1]http：//baike.baidu.com/link？url=uux9TZdjveBXCG-1rOg-heS4ku4SzaekeTlA7j6GZevwjhLOS8NqqmCatSVr8Kx055XUZB4dIGQ-keTd2C5tmj63nusnKRYmcCXu3oupD83.

[2]http：//baike.baidu.com/link？url=Bc_wvnIciL_mIWMBwsObHNofn6kQAhAs9X2Jnkx5EhyDo7zlioCwY2rTmTJKJ2Y3nAyxOJs13igMx6q-nweKr_.

[3]楊丹.大數據時代檔案管理提升措施探究[J].辦公室業務，2014（17）：49.

[4]沈東輝，張震，李小璠。大數據與智慧城建檔案館建設[J].湖北檔案，2015（3）：16-17.

作者簡介

沈東輝，武漢市城市建設檔案館，本科。