事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施分析

摘 要：事業單位檔案是一種重要的信息資源，具有廣泛而重要的作用和價值。近年來，不斷發展的信息網絡技術，給事業單位檔案管理工作帶來了嚴峻的挑戰，這就要求企業具有更加完善的事業單位檔案信息化建設。國家要高度重視現代事業單位檔案信息化建設，重點分析其在建設過程中出現的問題，并尋求相應的解決措施，促進其發展。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；問題；措施

事業單位檔案管理信息化建設對事業單位的重要信息起到了很好的管理作用，有效的避免了企業信息的外漏和流失。在這個互聯網的時代，網絡已得到廣泛應用，在事業單位對檔案進行信息化管理中也起到了至關重要的作用，保證了其信息的完整性和準確性。面對事業單位檔案信息化建設過程中出現的問題，要及時采取相應的措施來解決問題。

1 檔案信息化管理的特點

1.1 檔案存儲環境方面的優勢

檔案信息化管理保障了企業單位檔案信息的安全，避免了檔案信息的外漏、流失，保證了其完整性和準確性。隨著社會的發展，人們對檔案信息的管理要求也日益提高，再使用傳統書面記錄的檔案管理方式很難滿足社會的需求，為了更好的解決這個問題，便需要建設科學合理的檔案管理體系。將網絡運用到事業單位檔案管理信息化建設當中，能夠有效提高相關部門的工作效率，同時也能更加確保檔案信息的完整性和準確性，有效的保障了事業單位檔案的安全。

1.2 檔案在使用和查詢方面的優勢

傳統的書面記錄方式的檔案管理不僅存在較大的風險，也不利于急需檔案信息的查詢，給檔案管理工作帶來了很大的困難。為了符合時代的要求，則需建立科學有效的檔案管理體系，所以檔案信息化管理是必然趨勢。檔案信息化管理能夠較好的利用網絡，對檔案信息進行安全可靠的管理。同時，檔案信息化管理課有效提高對所需檔案信息的查詢，使有關部門能夠更快速、更完整、更準確的獲取檔案信息。

2 事業單位的檔案管理實現信息化的必要性

檔案管理信息化建設是當今社會的必然產物。其是結合實際，以檔案本身的保存為主體，通過網絡工具，對社會進行信息化的服務方式。隨著社會的發展，社會檔案也日益增多，極大地增加了相關部門對檔案管理的難度。這就需要尋求有效的管理方式，來幫助相關部門對檔案的管理。而在這個經濟全球化、信息化的現代社會中，信息化的事業單位檔案管理體系是社會的必然產物。事業單位檔案管理信息化的出現極大地緩解了檔案管理難、風險大、不便查詢等各方面的檔案管理問題。檔案管理信息化的投入和使用，有效的提高了檔案管理的完整性、準確性，更加方便了相關部門對所需檔案的快速查詢，明顯提高的檔案管理效率。

3 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

3.1 沒有合理開發檔案信息資源

合理開發檔案信息資源能夠有效的提高檔案的價值，但我國對這方面不是很重視，認為檔案里面的信息都是比較過時的，沒有任何利用的價值。我國在檔案管理上存在許多漏洞，對檔案上的信息沒有過多的關注，檔案上的信息大多存在重復，因此，許多研究人員都不會對檔案進行有效、合理的開發。另一方面，我國對于檔案的管理是比較嚴格的，不會輕易的讓我們研究，開放的量不多，所出現的信息也是比較少的，對研究人員來說，大多是沒有價值的，所以，檔案信息資源就不會得到合理的開發。

3.2 工作人員素質不高

隨著社會的發展，市場競爭日益激烈，人們在選擇自己的職業時，往往會選擇那些有朝氣的行業，對于這種平淡的工作，沒有幾個高學歷的人才愿意在這工作，這就會造成在這里面的工作人員素質相對來說較低，而檔案管理就是這樣的工作。檔案管理需要工作人員有較強的專業知識和良好的管理才能，而這樣的人才是不會到這種單位來工作的，檔案管理人員的浮動會很大，還沒有把相關的知識了解掌握，大多數人員因為受不了，都選擇離職，也會導致，工作人員的整體素質不高，必須對檔案管理加大力度，培養專業人員，來提高工作人員的專業知識和管理理念。

3.3 檔案檢索效率比較低

檔案檢索的時候，可以采用一定的設備，還可以人工檢索。不同的檢索方式會產生不同的檢索效率。隨著社會的發展，科技的進步，目前大多數都采用的是計算機進行檢索，其效率要比人工檢索的幾十倍。人們看到計算機的檢索效率較高，普遍的認為是只要計算機的數量多，檢索的速度就快，從數量上來彌補，但是實際情況卻不是這樣的，計算機檢索固然快，這也受限于計算機的配置，如果計算機的硬件設施不好，單個計算機的檢索效率不會太高，數量太多時，很容易出現卡頓的現象，所以提升硬件設備才是當下工作。提高硬件設備的質量，才能從根本上解決檢索效率問題。

4 解決事業單位檔案管理信息化建設問題的措施

4.1 完善對事業單位的檔案信息化的監督制度

檔案信息的監督一定要到位。事業檔案在收錄中可能會出現的很多問題，比如信息的不正確、檔案資料的丟失等。所以，相關部門一定要加大監管力度。事業單位應成立相應的監管部門，并且制定相應的監管政策，完善相應的制度。在進行事業單位檔案管理信息化建設的過程中，一定要按照相關的規范，合理科學的進行檔案信息化的建設，保證建設工作的質量。

4.2 制定事業單位的檔案管理信息化的總體規劃

對事業單位的檔案進行規劃是一項重要工作，合理科學的規劃能提高檔案的管理效率，可以節省大量的時間和人力。在制定計劃的時候，結合實際情況，根據社會發展的速度，制定一個長遠的穩定的規范。規劃的不合理會經常出現一些問題，還需要重新的制定，又要耗費事業單位的資源，所以在一定在最初規劃的時候考慮長久問題，盡量的減少規劃次數。

4.3 要全面提高檔案管理工作人員的素質

在這個經濟全球化、信息化的社會中，信息化的檔案管理方案的投入，嚴格要求了對檔案管理人員的要求，間接的提高了工作人員的素質。其要求檔案管理人員要熟練把握信息化管理的內容，采用正確的操作流程對檔案做好管理工作。因此，國家在注重檔案管理方面，還要注重對人才的培養，全面提高工作人員的品質，激發他們的工作積極性，高度重視對檔案的信息化管理工作。

4.4 檔案信息化應做到規范化、標準化

檔案信息化的建設一定要根據相關的規定進行建設。我國在檔案這方面的規定是相當嚴禁的，所以在建設過程中，一定要嚴格的按照規范進行建設，檔案的內容一定要真實、可靠，不能和實際相差太大。所以在檔案信息化的建設中，不能有一絲的馬虎，導致在翻閱檔案的時候出現問題。

5 結語

綜上所述，檔案信息化的建設需要做很多方面的工作，我們對待檔案一定要持嚴謹、嚴肅的態度，同時還要提高我國檔案檢索設備的質量，為檔案信息化的建設打下基礎。

參考文獻

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作者簡介

李忻芝，湖北省疾病預防控制中心，本科。