保放結合做好檔案利用中的保密工作

摘 要：檔案信息涉及國家利益和安全，在檔案利用中，既要貫徹《檔案法》要求，發揮其作用，又要遵守《保密法》規定，保放結合，做好檔案利用中的保密工作，真正維護好國家利益。

關鍵詞：檔案；利用；保密

檔案信息涉及國家利益和安全、社會秩序、個人穩私等內容，檔案保密工作也就顯得尤為重要。然而在當今互聯網飛速發展的信息時代，如何既能充分發揮各類檔案的效能，使其為經濟建設服務，又確保不發生失泄密問題，是一個值得思考的課題。

1 保放結合，正確處理好檔案利用與保密的關系

檔案保密是為了更好的使用，但在傳統保密觀念影響下，檔案工作中普遍存在重保輕用、利用不足的現象。人們在查閱涉密檔案時通常會有這樣的顧慮“這些材料是涉密的，我能引用嗎，會不會出什么問題呢，保險起見，我還是不用了吧”，甚至有些管理者也認為，不用信息是最好的防止泄密的方法。長期下來，大量甚至是很有價值的檔案被束之高閣，得不到充分利用，變成一文不值的廢紙，這對于檔案資源來說是一種浪費，檔案管理人員的價值也無法在利用檔案的效果中體現出來。事實上，涉密檔案當然應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。因此，在理清檔案保密與使用的關系的基礎上，要改變傳統的保密觀念，在嚴格做好保密工作的同時，做到檔案的科學使用，切實完善工作職能。對檔案工作者來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

2 做好檔案利用中的監督工作

在檔案的利用過程中，做好監督工作是做好保密工作的一個重要措施。加強監督力度，可以及時發現檔案利用時的不正當行為，做好檔案的保密工作。加強監督力度，提高檔案的利用率，保證檔案的完整和安全。

（一）做好檔案利用制度建設。嚴格的制度是做好檔案管理，確保涉密檔案管理有法可依、有章可循，減少杜絕泄密漏洞的重要保障。檔案和保密部門要依據《檔案法》和《保密法》及保密相關規定，在收集、整理、保管、使用、銷毀等各環節建立完善、操作性強的管理制度，使其管理制度化、科學化、規范化。

要建立涉密人員、涉密檔案管理制度，檔案利用規章制度，如閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在檔案利用中，確保不失密、不泄密。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。對于當前檔案信息化、數字化的實際情況，要建立完善的涉密電子檔案及涉密信息管理系統管理制度，加強計算機、網絡、移動存儲介質等設備的管理和使用。

要建立對重點涉密人員的責任追究制度，簽訂保密責任書，從領導到涉密檔案管理人員，做到層層負責，用制度管人和約束人。

（二）做好檔案利用監督工作。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。一是要嚴格審批。嚴格執行提供利用審批制度。不得擅自擴大知悉范圍，嚴禁亂復制、亂摘抄、亂對外提供。二是對復制國家秘密載體要嚴格控制。對某些為獲取憑證而來查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看書劃線等習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，挽回損失。

3 做好檔案管理隊伍建設

檔案人員承擔著檔案的管理利用工作，是檔案管理制度的直接執行者，對檔案的安全保密負有直接責任，必須具備良好的素質。

一是政治信念。有高度的責任心和敬業精神，過硬的政治素質，恪盡職守，對黨忠誠，能自覺抵制各種誘惑；

二是業務能力。熟練掌握檔案管理和保密技能，有較強的檔案法制意識，熟悉檔案法律法規內容；

三是文化素質。有較強的工作能力和敏銳的觀察力，善于學習、總結、分析，掌握檔案工作規律。主動學習新技術、新科技、熟練掌握涉密載體（檔案管理專用計算機、移動硬盤、軟盤）的操作技能；

四是紀律素質。嚴格貫徹執行國家保密法規，遵守保密紀律。明確保密職責，定期簽訂保密承諾責任書，嚴格履行保守國家秘密和工作秘密的義務。維護檔案的完整和安全，按章辦事，防止失、泄密事故發生，做到不該說的國家秘密不說，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。

4 做好檔案開放利用中的保密工作

檔案在向社會開放利用的同時，應當首先做好相應的保密工作。

（一）建立檔案管理新制度。建立劃定密期制度，調密通知單制度，涉密檔案接收標準制度。

（二）做好檔案的審查工作。是檔案開放利用前一個重要環節，科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對開放期限內的檔案逐件進行審查，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。

（三）做好檔案的解密工作。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密。要遵循保密法的解密規定。

（四）做好檔案開放前的基礎準備工作。

1、提高開放檔案案卷的內在質量。檔案的質量是各項工作的重中之重，檔案的齊全率、準確度、規范性直接關系到檔案的利用效果。因此要充分利用原有基礎，進行系統整理，達到收集齊全、分類科學、組卷合理、編目清楚、排列有序、管理規范的要求。

2、合理編制檢索工具。一是基礎性檢索工具。使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現檢索途徑的多元化。

3、事先準備好副本。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相、掃描等形式進行復制，搞好檔案副本。

新形勢下，只有做到保放結合，在檔案開放利用的同時，更要做好保密工作，正確處理檔案保密與公開的關系，才能使檔案資料得到充分利用，更好地為經濟建設服務，才能將檔案與保密工作都認真落實到位，真正維護好國家和集體的利益。

參考文獻

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作者簡介

王硯秋（1972-），女，遼寧省海城市，本科，檔案副研究館員，研究方向：檔案管理和檔案法制。