論信息系統(tǒng)在高校教務(wù)管理中的應(yīng)用與提升

概要：教務(wù)管理是高校教學管理的重要一環(huán)，對整個教學工作的有效開展起著舉足輕重的作用。信息技術(shù)已深入應(yīng)用于教務(wù)管理的方方面面，收到了降本增效的實效。本文以某高校信息系統(tǒng)在教務(wù)管理中的實際應(yīng)用著手，分析信息化帶來的效能提升；更重要的是，結(jié)合當前教務(wù)管理資源集中、體系監(jiān)控的服務(wù)理念，針對現(xiàn)有系統(tǒng)支撐不足的問題，提出了基于一站式服務(wù)的教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)思路，進而指明了今后信息化支撐教務(wù)管理的方向。

關(guān)鍵字：教務(wù)管理；降本增效；資源集中；體系監(jiān)控

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）48-0016-03

一、引言

“科學技術(shù)是第一生產(chǎn)力，人才是核心競爭力。”高等院校，作為培養(yǎng)高素質(zhì)人才的搖籃，為國家輸送了大批的可用之才。當前，高等教育已完成精英教育向大眾教育的轉(zhuǎn)型，隨著高校辦學規(guī)模的不斷擴大，辦學層次不斷的多樣化，教學管理工作變得更加復雜，責任更加重大。其中，作為教學管理中的重要一環(huán)，教務(wù)管理對整個教學工作的有效開展起著重要作用[1]。結(jié)合當前信息化的時代背景，借助系統(tǒng)化手段，建立高質(zhì)、高效、健全的教務(wù)管理體系，完善教務(wù)管理職責，創(chuàng)新教務(wù)管理方法，勢必推動高校教學工作長久性的良性運轉(zhuǎn)。信息系統(tǒng)在高校中的深入應(yīng)用，突破了傳統(tǒng)教育文化理念和教育活動的時空界限，也使得高校的管理手段和決策效率發(fā)生了很大的改變。具體到教務(wù)管理來說，“規(guī)范化、系統(tǒng)化、聯(lián)動化”是當前教務(wù)管理系統(tǒng)支撐的服務(wù)主旨，通過一系列完善的流程規(guī)范，輔助以系統(tǒng)化支撐手段，來實現(xiàn)部門內(nèi)、跨部門的多級聯(lián)動，帶來了整個管理質(zhì)量的提升和管理效率的提高。

二、信息化支撐教務(wù)管理的必要性

教務(wù)管理是一項工作項繁雜、海量信息處理的工作[3]，管理對象涉及教師、學生、教學資源等，其子工作項瑣碎、無序，面對高校不斷擴招的現(xiàn)狀和追求高質(zhì)量教學的要求，傳統(tǒng)的教務(wù)管理手段已不適應(yīng)新的高校管理模式，信息化支撐教務(wù)管理勢在必行。首先，信息化支撐教務(wù)管理有助于實現(xiàn)“降本增效”；教務(wù)管理事項繁雜無序，工作延續(xù)性差，而且崗位間協(xié)同能力較弱，人力成本較高，處理效率低下。同時，結(jié)合當前高校不斷擴招的現(xiàn)狀，無論學生數(shù)量，還是教學資源，都有了數(shù)量上的較大提升，面對大數(shù)量資源的管理與調(diào)度，如若按傳統(tǒng)的教學管理模式，則需耗費大量的人力成本與資金投入。因此，構(gòu)建一套完善的信息化教務(wù)管理體系，能高效支撐正常教學行為的有序進行[2]。其次，信息化支撐教務(wù)管理，有助于資源的集中化、可視化管控。大眾化高等教育不僅極大地豐富了教學資源，包括教師隊伍的擴充、配套教育設(shè)施的完善等，也使得學生數(shù)量倍數(shù)級增長。如何整合現(xiàn)有的教學資源，及可視化監(jiān)控資源之間的調(diào)度與調(diào)配，是當前需要解決的難題。實現(xiàn)教務(wù)管理的系統(tǒng)化，不僅能實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)資源視圖的集中管理，也使資源的流向調(diào)度清晰可見。再次，信息化支撐教務(wù)管理，有利于高校教學資源能力輸出的提升。時代在進步，高校也要進行創(chuàng)新來順應(yīng)時代的發(fā)展。改變傳統(tǒng)的教學管理模式，突出特色管理手段，實現(xiàn)教學能力的輸出。能力的輸出不僅局限于先進理念與模式的輸出，同時也包括人才的輸出與課程的輸出等。信息化支撐現(xiàn)有的教學管理行為，使得資源得以合理流動。

三、信息化支撐落地帶來實際效能提升

當前，我國高校應(yīng)用比較廣泛的教務(wù)管理系統(tǒng)主要有三個，分別是清華大學開發(fā)的“UEAS高校教務(wù)管理系統(tǒng)”、湖南青果軟件有限公司開發(fā)的“KINGOSOFT高校教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)”和杭州正方電子工程有限公司開發(fā)的“正方現(xiàn)代教務(wù)管理系統(tǒng)”。三大系統(tǒng)功能相似，但側(cè)重點有所不同。以南京某高校應(yīng)用的“正方現(xiàn)代教務(wù)管理系統(tǒng)”為例，該系統(tǒng)被設(shè)計成面向?qū)W院各部門以及各層次用戶的多模塊綜合信息管理系統(tǒng)，包括教務(wù)公共信息維護、學生管理師資管理、教學計劃管理、智能排課、實驗室管理以及學生綜合信息查詢、教師網(wǎng)上成績錄入等模塊[3]，功能上基本滿足整個教務(wù)管理流程的需要。該系統(tǒng)的實際應(yīng)用，給整個教學工作正常運行帶來了支撐效率的提升。其中，對教師來說，支撐化提升主要體現(xiàn)在教學與管理兩個方面，其中，在管理方面，系統(tǒng)化支撐實現(xiàn)全面掌握學生動態(tài)數(shù)據(jù)的直觀展現(xiàn)，包括學分修報、課程選聽、成績分析等，對于教師對學生的管理及制定下一步教學規(guī)劃提供了數(shù)據(jù)支撐；教學方面，利用系統(tǒng)來實現(xiàn)教學課程的設(shè)計、修訂、歸檔與下載，便于知識的沉淀與分享，也利于學生提高對教師教學質(zhì)量的監(jiān)督與在線主動學習的意識，整體上推動教學質(zhì)量的優(yōu)化進程。對學生來說，他們作為實施教學行為的對象及被管理對象，系統(tǒng)給他們提供了一個學習及自我管理的平臺。首先，通過系統(tǒng)，學生在線學習相關(guān)教學規(guī)則，掌握教學必需的信息；再次，系統(tǒng)功能對學生信息的全面涵蓋，使得學生對自己的學業(yè)有清晰的認識，進一步通過系統(tǒng)自帶的學分告警提醒、日歷課程提醒、待辦事項處理等，提高學生的自我管理意識。對教務(wù)管理來說，系統(tǒng)化支撐更是起到了“降本增效”的作用。一方面，將盡可能多的繁雜管理工作系統(tǒng)化，依托統(tǒng)一平臺，改變過去“單方管理”的被動局面，打造“共同支撐，主動協(xié)同”的管理模式，極大地降低了管理工作消耗的人力、財力；另一方面，系統(tǒng)的系統(tǒng)化支撐，將原來獨立的教師管理、學生管理、資源管理等管理子項規(guī)范化、聯(lián)動化，形成功能銜接、接口耦合的集成化管理模式，結(jié)合一系列規(guī)范制度的指引，構(gòu)建一套功能完善、性能優(yōu)越的管理模式，極大地提高了管理質(zhì)量和效率。

四、基于一站式服務(wù)的教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)

隨著高校不斷擴招，師生數(shù)量不斷增大，多校區(qū)、多部門、多學科之間的工作協(xié)同越來越重要，這就對教務(wù)管理提出了更高的要求。因此，當前系統(tǒng)在支撐實際教務(wù)管理工作中，也暴露出一些不足，主要包括：①教務(wù)工作涉及面擴大與當前系統(tǒng)支撐可擴展性不足之間的沖突。尤其是多校區(qū)辦學普及化以來，教學活動往往將在多校區(qū)之間協(xié)調(diào)進行，教學管理內(nèi)容的增加及管理幅度的延伸，勢必對系統(tǒng)功能模塊的可擴展性提出更高要求。②流程制度的制定與系統(tǒng)功能展現(xiàn)滯后的沖突。學校為順應(yīng)新的教學改革，就要創(chuàng)新管理模式，變更管理流程。但制定的新流程在系統(tǒng)上不能快速實現(xiàn)配置，導致系統(tǒng)功能與現(xiàn)有管理規(guī)范脫節(jié)，影響正常工作的進行。③系統(tǒng)功能耦合度差與提升用戶體驗的沖突。系統(tǒng)作為支撐工作高效開展的工具，其用戶體驗直接關(guān)系系統(tǒng)的有效性。從用戶角度出發(fā)，在實現(xiàn)用戶身份鑒權(quán)的基礎(chǔ)上，將所需一攬子功能集成耦合，是當前系統(tǒng)提升的方向。為提高系統(tǒng)化支撐在教務(wù)管理中的應(yīng)用效能，本文提出了“基于一站式服務(wù)的教務(wù)管理系統(tǒng)”建設(shè)的思路，即在充分實現(xiàn)現(xiàn)有功能復用的基礎(chǔ)上，最大限度地提高用戶體驗，進而提升整體教務(wù)管理水平，提高教學質(zhì)量。

1.“基于一站式服務(wù)的教務(wù)管理系統(tǒng)”的功能架構(gòu)。“基于一站式服務(wù)的教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)”的整體思路，概括為整合現(xiàn)有功能模塊，以用戶體驗為出發(fā)點，通過用戶身份鑒權(quán)，根據(jù)不同用戶提供一站式支撐服務(wù)，即將涉及功能模塊高度關(guān)聯(lián)集成，實現(xiàn)底層數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)主動學習與系統(tǒng)被動推薦提醒相結(jié)合的數(shù)據(jù)推送模式，在實現(xiàn)功能復用的基礎(chǔ)上，對教務(wù)系統(tǒng)進行全面優(yōu)化提升。系統(tǒng)框架圖如下所示。

其中，學分管理模塊，除正常的學分基礎(chǔ)信息維護、學分數(shù)據(jù)統(tǒng)計等通用功能外，還增加學分預警機制，并以待辦項的形式通知到相關(guān)責任人與管理人員；教師管理模塊，除共享人事基礎(chǔ)信息外，還打通與科研管理、學生管理等模塊接口，對教師教學強項進行展現(xiàn)，對教師教學質(zhì)量進行監(jiān)督評估；課程管理模塊，與教師管理、基礎(chǔ)設(shè)施管理、學生管理聯(lián)動，多視圖展現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，依照不同主標識進行聯(lián)接數(shù)據(jù)的展現(xiàn)，并將相關(guān)課程提醒信息推送至相關(guān)用戶；等等。

2.“基于一站式服務(wù)的教務(wù)管理系統(tǒng)”的應(yīng)用分析。為適應(yīng)當前高等教育管理模式發(fā)展的需要，針對現(xiàn)有教務(wù)管理系統(tǒng)的不足，本文提出的“基于一站式服務(wù)的教務(wù)管理系統(tǒng)”的服務(wù)對象，主要集中于教師、學生和教務(wù)管理人員中，這里稱為教師視圖、學生視圖和管理視圖。①教師視圖：教師可在系統(tǒng)上操作通用功能，如課程設(shè)計與分享、教學計劃管理、課程及學分管理。另外，系統(tǒng)還打通了系統(tǒng)原獨立模塊間的接口，實現(xiàn)了底層數(shù)據(jù)資源共享，即教室資源分配、科研管理、所選課程學生基礎(chǔ)信息管理等數(shù)據(jù)進行關(guān)聯(lián)展現(xiàn)，即教師可在查看科研資源分配的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)教學計劃的制定與上傳，進而進行課程設(shè)計與分享，然后根據(jù)教室資源分配情況進行選課學生信息管理、學分管理等一系列操作。②學生視圖：主要涵蓋學分查詢與管理、選課與查詢、知識的下載與共享、規(guī)章制度在線學習、教師信息查看與教學質(zhì)量監(jiān)督評估等一系列操作，從而提高了學生主動學習的積極性和監(jiān)督教學質(zhì)量的參與度。③管理視圖：作為教務(wù)管理系統(tǒng)中最重要的功能模塊，管理視圖是實現(xiàn)教務(wù)管理工作的質(zhì)效提升的關(guān)鍵。整個視圖包括業(yè)務(wù)功能應(yīng)用、流程配置工具、統(tǒng)計報表展現(xiàn)三大主要子模塊，其中業(yè)務(wù)功能應(yīng)用包括了教學資源管理（跨校區(qū)跨部門聯(lián)調(diào)）、學生管理（基礎(chǔ)信息維護、學分管理、學籍管理等）、教學計劃管理、課程管理（包括課程發(fā)布、課程編排等）等；流程配置工具，即根據(jù)新制定的流程規(guī)范，對現(xiàn)有流程進行配置更新；統(tǒng)計報表展現(xiàn)，則是以頁面直觀圖標展現(xiàn)與報表導出兩大功能，可進行多維度的選擇、篩選與搜索等。管理視圖頁面采用模塊化UIUE設(shè)計，努力實現(xiàn)功能的高度集成，流程的高可配及數(shù)據(jù)的精細化展現(xiàn)。

五、總結(jié)與展望

高校教務(wù)管理是高校實施高等教育教學行為的重要環(huán)節(jié)，對提升整體教學質(zhì)量也起到重要推動作用。面對教務(wù)工作繁雜、人財成本消耗大的窘境，系統(tǒng)化支撐教務(wù)管理工作確實帶來了“降本增效”的效果，使得高校教務(wù)管理工作質(zhì)效雙提升。

同時，教務(wù)管理系統(tǒng)在實際應(yīng)用中也存在一些問題，如用戶體驗差，無法適應(yīng)快速變革的教務(wù)管理模式等。本文提出的“基于一站式服務(wù)的教務(wù)管理系統(tǒng)”建設(shè)思路，從用戶體驗出發(fā)，基于現(xiàn)有功能復用與擴展提升，努力打造以教師視圖、學生視圖、管理視圖為主的服務(wù)提升體系，解決跨校區(qū)、跨部門、跨學科教務(wù)管理聯(lián)動、學分預警提醒等諸多實際問題，實現(xiàn)教務(wù)管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化、聯(lián)動化。

參考文獻：

[1]閆春梅，田軍.對高校教務(wù)管理系統(tǒng)的幾點思考[J].內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學學報（社會科學版），2009，（04）.

[2]孟祥剛，劉宏斌，馮鐸.北京林業(yè)大學教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀及思考[J].北京林業(yè)大學學報（社會科學版），2005，（S1）.

[3]崔金寶.現(xiàn)代高等教育教務(wù)管理系統(tǒng)的研究開發(fā)及應(yīng)用[D].吉林大學，2005.

作者簡介：韓魯峰（1986-），女，碩士，南京財經(jīng)大學教務(wù)處教務(wù)管理科。