財務共享中的應收流程優化

文/陳裕琴

財務共享中的應收流程優化

文/陳裕琴

本文以應收賬款及收款流程為例，闡述了財務共享中心應當如何持續優化服務、挖掘管理價值。

隨著共享服務理念在中國市場生根發芽，企業設立共享服務中心的目的也在悄然變化。有研究報告指出，亞洲共享服務中心最主要的績效目標已經從降低成本轉向了優化流程績效，這也與當下很多中國共享服務中心管理者的觀念不謀而合。

盡管大多數企業在成立共享服務中心時已經梳理過業務流程，并提升了自動化，但隨著科技不斷創新，第三方服務日趨成熟，共享服務中心也開始將進一步優化流程和改善系統作業效率納入當前的工作目標。下面我們以應收賬款及收款流程為例，探討中國的財務共享服務中心可以通過哪些方式來進一步提升。

深化ERP系統的功能應用

總的來說，企業在經營管理系統的應用，尤其是ERP系統應用的深度和廣度方面參差不齊。這種參差不齊可能來源于ERP系統平臺的不統一，也可能來源于同一平臺的不同版本， 或者是同一版本下各企業的流程和功能應用的不統一。其實很多企業在設立共享服務中心時已經意識到單一平臺的重要性，所以有些企業，尤其是大型跨國公司在設立共享服務中心之前已經進行了ERP整合。但礙于成本以及實施周期等問題，還是有很多企業選擇了先做職能集中、后做系統改進的“速贏”策略。

是不是平臺不統一、版本不統一就無法進行ERP系統功能的深化呢？其實也不盡然。企業關注新科技和新理念的時候，完全可以先審視一下現有功能是否已經物盡其用。筆者曾經在幫一家企業診斷應收賬款流程時，發現其開票時效性比較低。因為該企業的銷售訂單信息需要財務人員在開票環節進行審核，所以沒有啟用系統“自動開票”功能。經過與前端業務部門討論，我們建議企業將此審核工作前置至ERP銷售訂單審批確認環節，并啟用“自動開票”功能。這樣做職責更合理，而且提高了應收賬款確認的及時性和準確性。

重新審視流程和職能，可以促進ERP系統功能的深入應用。其他諸如出口發票的自動郵件發送、增值稅發票金額限制等，也可以通過與IT部門和業務部門溝通后利用ERP相關功能實現一定程度的自動化。可見“老”系統也可以有“新”應用，值得共享服務中心管理者去發掘。

表1 應收賬款及收款流程可優化內容

探索流程自動化的痛點

在與共享服務中心管理者溝通中，我們發現有一些長期以來被企業默認的“人工處理”環節，例如收款核銷。收款核銷自財務精細化核算（收款與發票一一匹配）實踐以來，對企業的應收賬款風險和客戶信用管理至關重要。企業若要準確掌握最新的應收賬款風險，及時釋放訂單或發貨指令，需要財務人員及時匹配和清理銷售發票和收款記錄。但中國企業尚未普及將發票編號等關鍵信息放入支付指令, 再加上企業普遍有合并付款的習慣，增加了收款核銷的難度，也造成了“企業對此流程無法自動化”的刻板印象，使得財務共享服務中心不得不在此環節“屯重兵”。

但是否真的沒有改進空間呢？其實財務共享服務中心的管理者可以嘗試以下措施：1. 與銷售部門合作，逐步推進客戶付款規范，按照80/20原則與重點客戶溝通，標準化客戶付款指令以達到雙贏效果；2. 與財務人員溝通確認收款核銷步驟和操作經驗（例如，在發票信息無法獲取時，財務人員通常按照什么規律進行檢索和預匹配，之后又是怎樣完成最終確認的）。這一塊工作的梳理一方面有助于規范財務操作，幫助管理者預知風險，另一方面也可以將標準化的操作規則通過系統進行固化以減少人工工作量，讓財務人員把更多時間和精力放在財務審核和爭議業務的溝通和處理上去。目前，渣打銀行已經在此領域提供了處理應收賬款的現金管理平臺，幫助企業在IT資源有限的情況下，對銀行賬戶收款信息和企業ERP中的銷貨發票明細實現自動化匹配，提升應收賬款分析效率并協助企業加速銷售循環。

充分利用外部資源

包括中國在內的亞洲國家的財務共享服務中心在技術革新之外，也比較關注外包策略的應用，但管理者并不是簡單地將整條財務流程外包。關于外包和共享服務中心的利弊已經有很多探討了，在此不再贅述。

其實，在一些較成熟的財務共享服務中心我們常見到的是一種外包+共享服務中心的混合模式。管理者需要特別注意在整體流程規劃中，哪一部分是可以通過外包策略來進一步提升共享服務中心的流程績效和成本回報的。一般來說，那些步驟相對比較標準化，操作重復性高（業務量大）但技術含量較低的工作內容，如收款核銷等步驟，在企業可控可量化的前提下可以采用局部外包的方法。

要注意的是，外包不是一“包”了事，共享服務中心的管理者也需要時時關注市場上的先進技術和領先實踐，不斷驅動服務供應商的績效優化。服務供應商的績效提升，不僅可以幫助企業進一步評估和縮減外包成本，也可以獲取更及時、準確的財務分析數據，配合銷售倉儲部門優化銷售和客戶服務模型，提升銷售響應速度。

此外，財務共享服務中心也應該加強與外部機構間的合作和業務創新，例如與銀行的配合。以外幣收款為例，當前很多財務共享中心還要根據當地政策要求手工填寫和提交國際收支相關單據至有關部門，企業不妨嘗試與銀行溝通合作來實現單據的電子申報和審核，簡化和加速收支流程。除了簡化流程外，企業還可以依托銀行拓展業務渠道、優化收款方式，例如在零售行業中對現金類收款的時效性和安全性進行控制：在很難改變客戶習慣，或者在不增加收款銀行賬戶的前提下，企業可以借助收款銀行及其合作的銀行網絡來滿足企業入賬和對賬的需求，如某些銀行與郵政儲蓄銀行的合作，讓顧客在郵局柜臺現金付款，企業當天就能通過收款銀行獲取顧客的收款信息完成入賬和后續操作。

相對應付賬款和付款流程而言，應收賬款和收款流程的優化難度更大，但綜合以上三點來看，中國的財務共享服務中心管理者更多需要思考的是，物（自身流程和系統）盡其用、人（服務供應商及銀行等）盡其才，同時再拓展新的客戶合作模式和銷售響應策略。

中國的財務共享服務中心對流程績效的關注程度與西方同行基本相當，但在具體思路、資源配合和細節措施方面，中國的共享服務中心還是有很多發展空間可以探討和實踐的。

（作者為渣打中國現金管理及貿易融資部 現金管理方案總監）