檔案管理人員在現代化管理環境中的角色轉換

李慶海

摘 要：現代檔案工作者要具備檔案知識，法律意識和市場意識。檔案職業道德是所有檔案事業從業者要具備的基本素質之一，能夠對檔案進行維護，還原歷史，不能夠隨意更改檔案的內容，對檔案的鑒別也不能夠帶有主觀臆斷思想。不管何時何地，實事求是，堅持有理有據，對歷史高度的尊重，能維護黨和國家檔案歷史的真實情況，和對檔案篡改的行為進行斗爭。檔案工作者要提高對檔案信息的認知程度，能夠對檔案信息進行鑒別和處理，對檔案資源進行開發利用，對社會的檔案需求給予滿足。檔案工作者要能夠主動地參與到檔案信息和市場經濟的連接活動中，作為紐帶來為市場服務。檔案信息的傳播應該要借助現代科學技術和設備，所以檔案工作者要具備相應的能力，符合時代發展潮流趨勢。檔案信息傳播要按照國家的規章制度和法律法規進行，正當競爭，這些都需要檔案人員做好自己的角色，為檔案事業服務。

關鍵詞：檔案管理人員 管理環境 角色轉換

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）08（a）-0217-02

檔案管理現代化為檔案事業的發展提供了機會，現代化的管理過程，需要檔案工作者對自身的角色定位進行轉變，將自己的工作和信息服務聯系在一起，對傳統的手工管理環境進行改變，對檔案的利用基于重視，讓社會對檔案管理有新的認識。

1 尋找新的伙伴

檔案工作者的工作環境比較單一，應該要進入新的合作圈，尋找新的伙伴，這樣的原因有很多，我們對其進行了闡述。

第一，檔案管理現代化的環境和軟硬件相匹配，該項工程不能夠單純依靠檔案部門來完成，檔案部門要聯合其他部門共同來完成。其實，中外檔案現代化管理的初期都是要借助其他部門的幫助來實現現代化管理目標。比如，目前的檔案管理系統的應用軟件，大多數是檔案部門委托軟件開發公司、或與它們合作開發出來的。另外，檔案管理現代化逐漸成為一個趨勢，融入社會信息化進程中去，使得檔案管理現代化領域成為一個非常巨大的市場。其設備、技術既有通用的，但更多的是具有自身特點的，需要專門開發、設計。所以，很多的專業技術工作者以及軟硬件公司都紛紛將目光投向了該市場，他們能夠進入到檔案管理現代化建設領域中來做出貢獻。檔案管理部門、檔案工作者都要保持緊密聯系，協助合作，形成新的伙伴關系。

第二，電子檔案可以打破傳統檔案管理體制限制，讓檔案工作者、文件制作、辦理部門等人員進行更加緊密的融合。電子文化產生后，文書工作以及檔案工作限制被打破，設計、形成、維護這三個階段將會讓檔案工作者的工作模式發生改變，不再是傳統的等待檔案上門，而是需要主動去介入，對檔案進行前端控制。這既是理論的需要也是現實管理的需要。國際檔案理事會電子文件委員會認為，檔案館對檔案進行歸檔的時候，應該對參與者進行指導和督促，參與者的組成非常復雜，既有文件的責任人，也有管理者，還有法規制定的領導等等，要求多個機構聯合來完成電子檔案處理，所以必須要建立新的伙伴關系，“檔案館將其關注的中心從傳統的伙伴，如文件管理員和史學家擴展到所有關心文件和歸檔工作，表面上似不協調的人員，如律師、檢驗師、安全負責、科學家和計劃管理員”。

國際檔案理事會電子文件文員會他們也要求檔案部門應該要避免獨營的方式，應該擴大范圍，多結交新的關系，建立新的項目，實現共同協作的目標。

1.1 檔案人員與文件形成者的關系將進一步密切

問卷以及檔案一體化管理過程中，我們對文書和檔案工作進行鑒別是比較難的，電子文件管理系統使用后，他們進一步地融合，所以更加難以區分。檔案工作者對文件形成者的支持和幫助也更加依賴，因為，電子文件的產生對于保存以及利用都有非常重要的意義，可以作為原始文件的證據，所以其意義非常重大。

1.2 檔案部門將離不開信息技術專家的指導和幫助

當前檔案管理系統的開發和維護都需要依靠專業技術人員，檔案工作者很難勝任。其實檔案工作者應該要和信息技術人員進行專業交流，這樣可以讓雙方的合作更加良好，制作的檔案管理系統能夠滿足檔案工作者的需要，為檔案工作帶來便利性；而且檔案管理系統在運行過程有一些問題產生時，信息技術人員也能夠及時了解，進行解決。電子文件產生的各個流程都需要依賴于計算機技術以及通信技術，所以檔案部門和信息技術部門應該要緊密合作。

1.3 檔案部門將更需要法律、安全方面專家的支持

從世界范圍看，支配信息的產生、管理、利用和保管各方面的立法，嚴重滯后于信息技術的快速發展，電子文件和電子檔案管理方面的立法尤以為甚。在多數國家，人們制訂檔案法只考慮紙質文件，并只以檔案機構及其職能的簡單模式為基礎。目前有關電子文件與立法相關方面有爭議的主要問題有：一是文件的定義該不該包括電子文件；二是法律限制檔案部門保存電子文件的證據性價值；三是電子文件鑒定前后，法律沒有強制性規定等待時期；四是電子文件的保密；五是關于保護個人隱私與電子文件利用之間的矛盾關系。以上這些問題在紙質文件方面都得到了比較好的解決；而要解決電子文件的這五個問題，則有待于時日。檔案部門需要法律和安全方面專家的指導和幫助，才能合法而有彈性地處理問題。

1.4 檔案機構之間以及檔案機構與其他信息中心之間的合作關系進一步密切。

當前電子應用廣泛，利用者對于信息的獲取非常關注，對于信息的來源較為忽略。檔案信息共享能夠為檔案部門帶來很高的收益。可以預見，未來檔案工作都是有組織有規劃的，不再是單獨的一個館或室。檔案館彼此的界限模糊化，各類信息，比如圖書、文件、文獻等都會進行整合調度，借助通信網絡來為檔案利用提供服務。所以檔案部門應該要擴展自己的合作范圍，覆蓋國家信息系統領域，與相關部門進行合作，建立優勢。

2 轉換角色，重塑職業形象

檔案管理現代化建設時，檔案人員要學會轉化自己的角色，去適應環境。固步自封不能夠帶動檔案事業的發展，只有不斷創新才能夠促進檔案事業的發展，檔案工作者要實現角色轉化，重新定位必須要遵循以下的幾點要求。

（1）進一步樹立保存歷史遺產的信念，增加“參與”意識。“檔案工作者要想影響信息技術的使用，一開始就要參加這種新技術的使用，一起設計有利于檔案信息和信息管理和系統的設備，以便把文件與檔案案管理的要求灌輸進軟件、程序編制、計算機演變等各個方面去”。

（2）檔案人員要發揮專業優勢，在技術運用方面起關鍵性作用。檔案人員必須懂得文件的性質、歸檔和意義、具有檔案價值文件的性質、保管文件的方法，以及怎樣同其他學科和行業的代表合作。做到這些，檔案人員才可以成為電子檔案管理的主角，掌控檔案事業的發展方向，和其他的工作伙伴一同努力，在電子文件設計、形成和管理各方面占據優勢。

根據該文的探討，現代化檔案管理環境下，檔案人員必須要能夠轉化自身角色，重新定位，改變舊的觀念和方法，這樣才可以適應環境，接受新的挑戰，不斷的前進。

參考文獻

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