研究生學習檔案共享問題探析

劉太勝　王暉

摘要：隨著信息化技術的發展，高校研究生檔案信息資源共享的問題應當得以重視，本文就研究生檔案特點，如何加強高等院校研究生檔案信息資源共享的管理工作，提出了高校研究生檔案管理現狀的應對措施，并加以探討分析。

關鍵詞：研究生；檔案信息；資源共享

中圖分類號：G643 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）07-0001-02

近些年來，隨著研究生招生規模不斷擴大，高校研究生檔案信息資源共享問題也變得愈加嚴峻，對于如何有效地利用科學技術與信息化技術等來解決檔案信息資源共享問題，已是大勢所趨。本文分析了我國高校研究生檔案的特征，探討了目前研究生檔案資源共享的發展現狀，簡述了加強高校研究生檔案信息資源共享的意義，并提出了應對措施，就如何有效地開展研究生檔案信息資源共享的管理工作，筆者提出看法。

一、研究生檔案管理的性質及特點

高校研究生檔案是指在校就讀研期間記載個人學習成績、思想政治品德、科研實踐能力、獎懲情況的具有重要保存價值的文字材料，是用來全面考察了解和選拔人才的重要依據[1]。研究生檔案具有查考、憑證等不可或缺的作用，能夠為教學管理提供反饋信息，為教學研究和教學評估提供重要依據，并且具有相互學習交流的作用。高校對研究生檔案的管理水平是衡量高校研究生教學管理和教育質量的重要標志之一[2]，并且直接影響著畢業研究生的順利就業[3]。高校學生檔案管理的工作對象主體是學生，由于學校環境及研究生發展階段的特殊性，使得不同高校的學生檔案有其自身的獨特性。

1.檔案管理的集中性和周期性。每年7月份畢業生離校和9月份新生入校，伴隨著大量的檔案流出和流入學校，使得學生檔案收集整理工作主要集中在這兩個時間段。另外，一般情況下，高等院校的學生檔案隨著招生進校，又隨著學生畢業而離校，有著較強的周期流動性，而且檔案的保存時間是由學制的長短所決定的[4]。

2.檔案管理的多層次和復雜性。研究生的劃分方式不同，檔案管理方式不同。從橫向上分為全日制學術型、全日制專業型、在職專業型；而從縱向上分為碩士研究生和博士研究生[5]。全日制研究生是全脫產，在校學習的模式，其人事檔案是交由所在讀書學校保存管理的，而在職研究生則是半脫產，在校學習的模式，在入校之前其人事檔案由原單位進行管理，而在校期間該生所產生的檔案是由所在學校進行保存管理的。研究生歸檔內容相對于本科生的要繁多，每個研究生在入學前的人事檔案（不包括在職人員）至入校后報名錄取材料，除了正常的統招生之外，高校還會接受委托培訓、預科生等，由于入學情況不一樣，高校接收到的檔案類型多樣，以及在讀期間培養、獎懲材料，最后畢業、學位授予、就業離校材料。

3.檔案查詢利用率不高。在研究生培養過程中和在教學、科研活動中形成具有保存價值的研究生學位檔案[5]。眾所周知，研究生的研究工作都是在導師的指導下開展的，緊隨著各個學科的發展趨勢、發展方向。在教學、科研、學科建設過程中，檔案查詢的利用率反而不高，可能與目前電子檔案不夠完善，查詢復雜等原因有關。

二、加強高校研究生檔案信息資源共享的意義

“信息資源管理”是一種管理模式，信息資源不是管理對象，而是一種管理的手段與方法，即“檔案管理的信息資源化”[5]。加強高校研究生檔案信息資源的共享，有利于提高研究生檔案管理水平，對于研究生的培養和促進就業都具有重要性。

1.便于檢索查詢。隨著研究生檔案信息化不斷加強，相對于到檔案庫房調閱案卷的傳統檢索方式，通過借助研究生信息平臺來查詢相關信息，能給研究生的查詢和統計工作帶來很大的方便。譬如，能夠快速獲取每個在校研究生的學籍、獎懲、學位、就業等一系列信息，能快速地統計出每年各項數據的人數（招生人數、在校生人數、學籍異動人數、獲得學位人數等）的有關數據。

2.檔案信息資源共享，利于協同管理。研究生院主管部門和院系同步共享資源，中間不需要頻繁進行數據傳遞，可以更方便地提供資源共享。高校檔案貯存的珍貴信息資源只有加以利用，實現社會共享，才能使檔案與學校各部門的活動有機地聯系在一起，有助于利用者與檔案管理人員之間建立相互信任、相互依賴的關系，促進檔案的積累、存貯和開發利用的良性循環發展，從而推動整個高校檔案工作的順利健康發展[5]。

三、研究生檔案信息資源共享的現狀

高校研究生檔案信息資源共享問題反映高校學生管理工作的能力程度，然而目前，隨著研究生規模的不斷擴大，研究生檔案管理仍然存在著某些不規范的現象。

1.研究生檔案管理的投入不足，專業管理人員缺乏。目前多數高等院校，尤其是新招收研究生的高校對研究生檔案管理意識薄弱，各級管理人員重視程度不夠，沒有系統的操作學習培訓。他們簡單地認為檔案管理就是將檔案保存于柜子里：學生入校時將其檔案收好，等到畢業時把檔案發放出去，對檔案信息資源的管理工作不夠重視。

2.研究生管理系統不完善，信息化程度不高。因為技術、設備等原因，研究生檔案信息化工作開展的時間較短，各類信息平臺彼此不能共享。研究生檔案信息化工作的開展也面臨安全保密問題，倘若沒有采取很好的隔離措施將導致校園網和公共信息網在信息安全和保密等方面出現隱患。就目前來說，高校的研究生信息平臺多數是自主開發，或請專業公司開發的，導致數據無法分享，數據統計和查詢出現問題。

3.檔案管理模式及手段相對落后，規范化、及時性不夠。目前，在高校研究生管理模式中，基本沒有一套完整科學的檔案管理系統，很多高校使用的是最為傳統、原始的手工實體管理模式，這顯然會導致研究生檔案管理的發展相對落后。現在高校中檔案管理模式有兩種[1]：集中管理模式（檔案由人事部門或學生工作部門統一管理）和分散管理模式（檔案由學生所在院、系的專門科室進行管理）。基于研究生檔案管理的分散性，部門間不能及時有效地進行信息溝通和反饋，導致學生個人資料信息也無法及時更新。

四、加強研究生檔案資源共享的應對措施

1.深入挖掘擴大檔案歸檔范圍。雖然說目前在研究生檔案管理中，歸檔資料的研究生檔案里面的材料也包括了研究生從高考到畢業的諸多材料，但并不足以反映該生的特點，也不足以反映該生在校期間的各方面的發展情況。除了按規定的資料外，還應再添加一些其他資料，譬如在讀期間參與導師科研項目情況、獲得的各類職業資格證書及社會實踐情況等材料，也可以增添研究生的誠信記錄及創新技能檔案等[6]。

2.加強信息化資源投入提高服務效率。以傳統的、煩瑣的人工操作為主的檔案管理方式將會阻礙研究生教育的發展，也不能很好的發揮檔案的服務功能，為此，改進落后的管理模式成為必然趨勢。以紙質檔案為基礎，建立一個現代化的信息平臺，完善和加強現代化的管理手段，以此實現研究生檔案現代化管理的模式。首先，可通過建立電子檔案收集平臺，結合應用網絡技術，讓每個研究生擁有自己的個人賬戶，可以隨時隨地地登錄系統如實地完善自身部分檔案信息，這樣有利于高校及時了解每個研究生在校期間的發展狀況；再次，通過利用校園網絡平臺，將畢業生檔案信息向社會開放，檔案的開放會將有利于高校間人才的交流學習，還能及時準確地為各個用人單位提供畢業生信息，做到真正意義上的資源共享[5]。

3.堅持以人為本，建立信息化人才團隊。高等院校是人才培養的搖籃，堅持“以人為本”是高校學生管理工作的重要理念。如何更好地體現“以人為本”的管理理念，就需要高校堅持“以人為本”做好檔案資源共享工作，致力于增加檔案管理的透明度，使得每個研究生都能清楚了解檔案的內容，化被動管理為主動服務，努力爭取優秀的表現。因此，通過多渠道來提高研究生對檔案的重視程度，才能使得檔案的作用得以充分發揮，才能從源頭上確保檔案管理工作的規范性和科學性[6]。

檔案管理人員如何提高自身綜合素質，更好地適應新形勢下檔案管理工作的新要求，成為了檔案信息資源管理的關鍵因素。加強對管理人員的培訓，認真學習、定期組織相關人員座談交流，不斷提高業務水平和現代化操作技能，進而不斷提高服務意識、服務水平。同時，高校應當采納不僅懂得計算機網絡技術，而且又精通檔案管理業務的復合型人才，才能使得研究生檔案信息資源共享工作更好地服務于研究生教育和社會的健康發展[7]。

五、小結

高校研究生檔案信息資源共享是新形勢下檔案管理工作發展的必然趨勢，同時也是一項需要不斷投入、不斷拓展、不斷研究的長期、系統的工作。檔案管理工作是高校人才培養工程基礎性管理工作之一，因此，只有重視檔案信息資源的共享，推進研究生檔案資源信息化建設，努力實現高校檔案事業的跨越式發展。

參考文獻：

[1]滿保華，張秀婷.高校研究生檔案管理工作探究[J].太原理工大學學報（社會科學版），2012，30（6）：78-80.

[2]栗惠芳，王利敏.現階段高校研究生檔案管理工作的特征分析[J].中國科教創新導刊，2010，（22）：221.

[3]張家英.大學生檔案[J].檔案時空，2005，（8）：36-37.

[4]李真.高校學生檔案管理工作的現狀分析及對策[J].云南檔案，2011，（1）：46-47.

[5]許萍.加強高校檔案管理信息資源共享的必要性[J].淮南職業技術學院學報，2009，9（30）：116-118.

[6]李巖.規范和提升高校研究生檔案管理的策略探析[J].北方文學，2011，（8）：133-134.

[7]陶業濤.提高認識 努力做好研究生檔案管理工作[J].蘭臺縱橫，2010，（3）：37.