論信息化環(huán)境下事業(yè)單位內(nèi)部控制的加強策略

文/彭 皓

論信息化環(huán)境下事業(yè)單位內(nèi)部控制的加強策略

文/彭 皓

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，信息化的管理方式在企事業(yè)單位中廣為應用。與傳統(tǒng)依靠人力來實現(xiàn)管理的方法進行比較，信息化管理體現(xiàn)出來了它的高效性和準確性。面對信息化的社會環(huán)境，事業(yè)單位也在逐步摸索適合該環(huán)境下的內(nèi)控管理方法。本文圍繞事業(yè)單位的內(nèi)部控制因素，分析信息化環(huán)境對內(nèi)部控制的影響，并提出加強事業(yè)單位內(nèi)部控制適應當前信息化環(huán)境的方法和策略。

信息化；事業(yè)單位；內(nèi)部控制

隨著電子計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應用，信息化給我們的生活帶來了翻天覆地的變化。管理方法和手段在信息化環(huán)境下實現(xiàn)了很大的進步，主要表現(xiàn)在整個管理流程上緊跟計算機技術(shù)的應用做變革性的自我完善。我國事業(yè)單位在內(nèi)部控制的自我完善過程中，通過結(jié)合信息化環(huán)境下業(yè)務流程和實施方式的改變，在內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)，資金使用，資產(chǎn)管理，財務報告等內(nèi)部管理活動方面提高單位的適應能力。隨著我國行政事業(yè)單位改革的不斷深入，社會公眾對于行政事業(yè)單位的內(nèi)部管理和服務水平提出了更高的要求，事業(yè)單位管理者應該通過加強和完善信息化環(huán)境下的內(nèi)部控制來實現(xiàn)國家的管理和服務目標，推動事業(yè)單位的健康發(fā)展。

一、信息化環(huán)境對事業(yè)單位的內(nèi)部控制的影響

（一）需要更多工作人員了解信息化的內(nèi)容，支持并且執(zhí)行內(nèi)部控制制度

信息化技術(shù)下需要對電子計算機和應用程序有很好的了解并且能正確使用。我國事業(yè)單位人員結(jié)構(gòu)復雜，由于體制和用人機制的原因，事業(yè)單位中存在很多年齡偏大的員工，在接受計算機應用上，存在很多抵觸情緒。在軟件使用上，雖然積極學習軟件操作，但是接受消化能力有限，不能很快的熟練應用或者長期堅持使用。事業(yè)單位領(lǐng)導對于在單位的內(nèi)部管理中使用信息技術(shù)也不持支持態(tài)度，對于結(jié)合信息技術(shù)的內(nèi)部控制程序所帶來的變化更有抵觸情緒，會因為嫌麻煩或者以影響效率等借口阻礙內(nèi)部控制制度的推行。這種在人員思想意識上與信息化建設(shè)觀點的不一致會十分影響信息化環(huán)境下的事業(yè)單位內(nèi)部控制制度的制定和執(zhí)行。

（二）對業(yè)務流程需要重新梳理，結(jié)合信息化環(huán)境查找控制點

信息化對事業(yè)單位的業(yè)務流程和具體業(yè)務實施有重要性的影響。事業(yè)單位內(nèi)部控制設(shè)計者應該重新對本單位的業(yè)務流程進行梳理，查找關(guān)鍵點。我國財政部門在預算、決算、政府采購，資金撥付等環(huán)節(jié)通過信息化技術(shù)的應用提高了監(jiān)管的能力。比如，在財政資金的撥付過程中，充分利用了國庫集中支付制度改變了傳統(tǒng)的財政撥付方式。在使用過程中極大的發(fā)揮了財政部門對于基層事業(yè)單位使用財政資金的合法性、合規(guī)性的監(jiān)督作用。在采購方式上加大了對政府集中采購的推廣力度，規(guī)范了采購行為。這些新政對事業(yè)單位的業(yè)務流程產(chǎn)生了很大的影響。在遵從新變化和要求的同時，事業(yè)單位需要通過重新設(shè)置崗位責任制和內(nèi)部審批結(jié)構(gòu)，來適應信息化環(huán)境下的內(nèi)控要求。

（三）信息化環(huán)境有利于降低內(nèi)控風險，提升內(nèi)控水平

信息化的一個特點就是可以應用計算機技術(shù)提高工作效率，降低人為原因帶來的內(nèi)控風險。首先單位相關(guān)人員通過使用財務等相關(guān)管理軟件可以提升會計數(shù)據(jù)處理能力，提高會計信息質(zhì)量；其次可通過管理軟件即時了解單位資產(chǎn)情況，把握本單位的預算規(guī)模與可使用額度余額，合理科學的安排資金使用進度，充分利用資金并防止超范圍的使用資金造成單位資金使用效率低下；最后通過信息系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的及時處理，實現(xiàn)業(yè)務和信息的完美統(tǒng)一，提高信息的處理時限，為單位領(lǐng)導的決策提供高質(zhì)量的信息保障。

（四）信息化環(huán)境下需要更多的監(jiān)督檢查，保證信息安全

信息化環(huán)境給事業(yè)單位內(nèi)部控制制度的設(shè)計和執(zhí)行提供了強大的技術(shù)優(yōu)勢，使得內(nèi)控活動從繁重的人工操作中解放出來，但是計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來便利的同時，計算機和網(wǎng)絡(luò)安全不容忽視，由于計算機硬件損壞或者由于網(wǎng)絡(luò)病毒引發(fā)的財務等管理信息丟失的案例不勝枚舉，集團集中管理系統(tǒng)也在網(wǎng)絡(luò)的黑客病毒的威脅中如履薄冰的發(fā)展。因此，加強信息化安全檢查是事業(yè)單位內(nèi)部控制活動的一項新任務，目的在于保障事業(yè)單位內(nèi)部控制系統(tǒng)的安全平穩(wěn)的運行。

二、加強信息化環(huán)境下的事業(yè)單位內(nèi)部控制的措施

（一）提高事業(yè)單位全員的信息化意識，促進全員熟悉軟硬件設(shè)備

推動信息化建設(shè)在事業(yè)單位中的實行，思想觀念的認同和遵守是關(guān)鍵。事業(yè)單位應該加大宣傳信息化優(yōu)勢的力度，使得全體職工在思想觀念上能夠接受和認同本單位的信息化建設(shè)。特別是單位負責人，一定要深刻理解并能夠支持內(nèi)部控制的信息化建設(shè)。在行動上給予最大的支持，這樣才會幫助內(nèi)部控制制度的順利執(zhí)行。其他員工也要加快了解信息化的內(nèi)容，單位可以通過增設(shè)培訓班和交流會，

在思想交流和動手實踐中，加快全員對內(nèi)部控制制度的熟悉和執(zhí)行的熟練程度。

（二）提高會計信息質(zhì)量，適應信息化環(huán)境下的財政管理要求

事業(yè)單位設(shè)計本單位的內(nèi)部控制制度要結(jié)合財政信息化建設(shè)的特點，重點在預算，決算和政府采購等方面遵照財政的有關(guān)規(guī)定設(shè)計本單位的內(nèi)控制度。主要在流程和關(guān)鍵控制點的權(quán)力運用和授權(quán)審批環(huán)節(jié)實現(xiàn)相互制約、相互制衡的內(nèi)部控制目標。針對預算、國庫集中支付系統(tǒng)與決算之間的相互聯(lián)系，在設(shè)置財務賬套的過程中，要按照政府支出分類科目的要求設(shè)置科目表，以方便財務主管對于日常會計核算準確性的檢查，及時發(fā)現(xiàn)錯填，漏填預算項目的情況，保證預決算數(shù)據(jù)的一致性。在政府采購等重點活動的審批流程上，對采購、簽訂合同、驗收入庫等不相容職位的崗位進行重新設(shè)置，通過訪問權(quán)限的設(shè)置防止由一個人操作全過程，造成由于監(jiān)督缺失而引發(fā)徇私舞弊等行為。

（三）重視信息化建設(shè)，充分利用信息化手段，提高內(nèi)控管理效率，提升內(nèi)控管理水平

事業(yè)單位信息化建設(shè)重點是實現(xiàn)資金的嚴格管控和管理效率的提高。所以在設(shè)計信息化系統(tǒng)的過程中，既要實現(xiàn)既定目標，也要兼顧成本效益原則，從實際工作出發(fā)，對傳統(tǒng)工作流程進行梳理，區(qū)分業(yè)務的重要程度和復雜程度，與內(nèi)控措施相結(jié)合設(shè)計出適合本單位的信息系統(tǒng)。一方面充分利用計算機的準確性提高管理效率。事業(yè)單位內(nèi)控制度關(guān)鍵在于對資金和資產(chǎn)的管理，通過使用計算機技術(shù)代替人工，防止過多的人為操作造成差錯或者舞弊。另一方面也不能過分依賴計算機，在信息輸入等方面放松對人為操作的核對檢查工作，造成數(shù)據(jù)庫信息錯誤，影響系統(tǒng)的工作質(zhì)量。總之，信息化建設(shè)中協(xié)調(diào)內(nèi)部控制制度和信息系統(tǒng)的統(tǒng)一關(guān)系，是充分利用信息化的優(yōu)勢，提高工作效率，提升內(nèi)控管理水平的核心。

（四）定期檢查內(nèi)控的安全措施，保障信息安全

網(wǎng)絡(luò)和計算機安全給信息化環(huán)境下的事業(yè)單位內(nèi)控檢查提出了新的要求。事業(yè)單位應該定期組織計算機和網(wǎng)絡(luò)專業(yè)人員對本單位的信息化硬件和軟件進行檢查，及時對網(wǎng)絡(luò)漏洞進行維護，對于硬件也應該定期查看，防止存在僥幸心理使用老化落后的計算機硬件，重視財務信息等重要管理信息的備份工作，保障信息安全。事業(yè)單位內(nèi)審部門在檢查本單位內(nèi)控效率的同時關(guān)注內(nèi)控的信息安全，保障事業(yè)單位內(nèi)部控制能夠有效平穩(wěn)安全的運行。

三、結(jié)束語

事業(yè)單位應該結(jié)合國家財政體制改革和國家信息化建設(shè)的背景，借助信息化環(huán)境給事業(yè)單位擴展管理理念和提高管理水平提供的機會，努力提高自身的內(nèi)部控制有效性，實現(xiàn)事業(yè)單位更好更快的發(fā)展，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的公共服務。

[1]朱向珺.對事業(yè)單位內(nèi)部會計監(jiān)督問題的思考[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務，2011（07）.

[2] 趙慧敏. 事業(yè)單位內(nèi)部會計控制存在的問題及措施分析[J].財經(jīng)界（學術(shù)版），2012（06）.

[3] 王瑞. 建立健全事業(yè)單位會計監(jiān)督機制的途徑[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務，2011 (16) .

（作者單位：湖南省特種設(shè)備檢驗檢測研究院）