基于EXCEL+VBA的電大考務編排輔助系統設計與實現

趙斌

摘要：考務編排是每所學校都會涉及的一項非常重要的教學活動，由于其涉及學生面廣，涉及到人員、時間、地點的集中調配，為了避免出現遺漏和重復編排，所有學校都會花費大量的人力和時間去組織該項目，對于集中辦學的機構和學校尚且如此，對于開放式辦學的電大教育的考試組織就更加困難。為了提高考務組織的效率，降低考務編排故障率，設計一套行之有效的考務編排輔助系統就顯的尤為重要。本文結合實際探討了基于EXCEL+VBA這種模式設計考務編排輔助系統所涉及的技術方案、設計思路和所采用的關鍵技術，實現一套技術門檻低、操作簡便有效的考務編排輔助系統，以此提高考務管理的工作效率。

關鍵詞：EXCEL；VBA；考務輔助

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）27-0020-02

為了提高考務組織的規范化，應對全國電大期末考試龐大的考務規模，中央電大已經設計并建成的了一套延伸到地區電大系統的考務編排系統，但是該系統的建設所基于的層面太宏觀，在各電大分校看來，最終生成的考場編排缺乏合理性和操作性，還需要按照統一的考試時間，并根據各個教學點教室安排的具體情況重新編排考場和安排監考人員，由于涉及數千名考生的考試組織和上百人的考務安排，因此，對各教學點的考務編排進行信息化處理就顯得很有必要。

一、統一考務系統編排結果存在的問題

中央電大設計的延伸至各個教學點的考務平臺，雖然給基層的教務部門的考務管理帶來了一定程度的便捷，但管理設計太過宏觀，確實能方便中央電大對全國考試考務的管理，但對各個教學點來說功能設計就比較薄弱，僅僅是將中央電大的考務編排結果導出，其關鍵數據僅有“考試日期、考試時間、考場號、卷號、考試科目、人數”等幾項信息（如圖1），其中的“考生考場號”僅僅是一個邏輯概念，并沒有具體到考務組織的環節，基本沒有涉及具體的考室，在結合對電大考室考務工作進行分析后，可以確認在以下兩個環節存在一定的問題。

1.邏輯考場與物理考場不可能一一對應。從對導出的編排結果的分析可以看出，對各個教學點來說經常存在某個邏輯考場僅有一兩位考生的情況。如果按照每考室對應一個考場來說，碰到一場只有一兩位考生的情況，就會造成較大的資源浪費，并且每個考場并不是專用于某一個考場號的考試，很可能多個考場號在不同時段對應于同一間考室。現在很多考點采用人工檢索的方式進行考室管理來解決這一問題，但卻面臨統計量大、出錯率高、編排時間長等問題。

2.中央電大的考試編排并不包含考務人員配置的功能，這部分操作在很多考點都是靠人工手動配置，不僅編排周期長，而且容易出現重復編排，造成一人多崗等問題，不能滿足考務組織上規模的發展要求，不適應考試周期短頻快的發展趨勢。

二、考務編排輔助處理的技術方案

結合現在常用的辦公環境，根據現階段成熟的主流技術，可以采用以下兩種策略對考務編排的數據進行處理。

1.方案一：按照湛江廣播電視大學余楊奎[1]的建議，采用ASP+ACCESS的方式對數據的規范性進行處理，將需要的數據信息比如（監考人員、存包人員、警戒人員）等寫入工作表，在講新的數據表導出到EXCEL，利用VBA進行編排。

這種處理模式對操作人員的操作能力有較高的要求，要求熟悉較多的計算機應用技術，比如ASP、VBA，還要熟悉相關的軟件以及掌握ACCESS和EXCEL，這種應用很難在技術人員缺乏的基層電大推廣。

2.方案二[2]：考慮到電大各考點的考生參考科次一般不大于30000，數量處理量在EXCEL的容納范圍內，并且在EXCEL中增加數據項等操作的難度和復雜度都低于ACCESS，并且在后期的數據校驗上可以采用VBA中成熟的操作函數進行處理，如果出現不可預期的因素，考務管理人員還可對個別數據項進行微調。

考慮到考務輔助系統的最終用戶是電大的考務管理人員，為了使開發成果具有更好的適應性，能夠被編排考務的工作人員所接受，并在相當大的范圍內進行推廣，筆者采用第二種方案設計考務編排系統。

三、考務編排輔助處理的設計策略[3]

考務編排輔助系統的設計目的是為了輔助考務管理人員進行高效的、無差錯的考場編排和人員派遣，其設計的主要部分是考場編排和人員組織這兩部分，關鍵是實現編排輔助和無差錯，所以程序中必須注重界面的直觀性和后臺數據的差錯控制。以下就該系統的設計過程進行概要的介紹。

1.處理流程。考慮到數據處理前后的一致性，將編排前后的結果分別保存到單獨的數據表，中間的處理過程對用戶來說可以看成是一個黑盒。主要操作流程：根據考試時間按照場次將原始數據表拆分為多個數據表，數據表的名稱由日期和時間組成，由于EXCEL工作表名不可包含“：”，且工作表名在此僅用作區分不同表格，所以新工作表的名稱由日期和時間的前兩個字符組成，添加工作表并設置工作表名稱采用“Set NewSheet=Worksheets.Add”、“NewSheet.name=t_na

me”操作實現，其中t_name是新工作表的名稱。拆分表格數據依據日期和時間單元格的對比實現，不論是時間還是日期，如果當前單元格的數據與其offset（1，0）單元格的數據不一致，就執行拷貝操作，為了記錄拷貝范圍，設置變量“si”保存復制的起始位置，代碼如下圖2。

2.考場編排的界面設計。為了降低考務編排人員的視覺疲勞度，該界面設計盡可能簡潔，并且同一時間只處理同一場考試的編排數據，以避免教室和人員重復編排，在選擇考場時，根據選擇的考場所包含的人次計算當前總參考人員，并與所選考室的容納量進行對比，當大于考室容納量時給出提示，符合編排條件時將編排數據放入“編排結果”列表暫存，同時將已安排考生的考場從“候選考室”列表刪除。所有的考場數據編排結束后，單擊“寫入工作表”將編排結果寫入對應的表格（如圖3）。

3.考室的人員安排。設計的基本思路和和考場編排一致，在此不再詳述。

4.合并所有編排結果的工作表。利用while循環語句，從頭至尾遍歷所有在第一步中生成的工作表，并將編輯結果寫入“編排總表”數據表，在此不用for循環的主要是考慮到合并過程中如果刪除了工作表不會引起“下標越界”的錯誤。

四、總結

在該考場編排輔助系統的設計和編制，結合了考務編排崗位的工作實際，使用excel這種易于接受的方式對復雜的大量數據進行批量處理，極大的降低考務編排工作人員的工作復雜度和出錯的幾率，完全避免了考場重復安排和人員重復分工的問題，極大的提高了工作效率，從而提高了電大教學點的考務管理水平。

參考文獻：

[1]余楊奎.教務管理系統生成考場數據進行改進的研究[J].安徽廣播電視大學學報，2011，（4）.

[2]詹斌.電大教務系統考試通知單的優化處理《軟件導刊（教育技術）》，2013，（06）.

[3]羅剛君.EXCEL VBA程序開發自學寶典[M].第三版.北京電子工業出版社，2014.endprint