用友ERP-U8單據核銷處理分析

2015-12-09 08:18:28段世民

財會學習 2015年16期

◎ 文/葉妍段世民

用友ERP-U8單據核銷處理分析

◎ 文/葉妍段世民

用友ERP-U8的單據核銷處理是一個重要但容易出錯的操作，本文通過對單據核銷處理的情形進行分析與總結，并對核銷處理過程常見問題查找原因和提供解決方案，以幫助用戶更好地進行相關操作。

用友；U8；核銷；單據核銷

用友ERP-U8的單據核銷處理反映的對往來賬款的核銷，即通過核銷往來單據和收付款單據實現應收、應付賬款與收付款業務的核銷。單據核銷建立收、付款與應收款、應付款的核銷記錄，幫助正確分析往來業務的賬齡情況，因此企業應及時核銷往來款項，從而加強對往來款項管理。

但是，在用友ERP-U8操作中，核銷處理容易被忽略或者操作錯誤。原因在于當核銷雙方的入賬科目相同時，無論是否進行核銷處理，對憑證的內容和科目金額變動沒有影響，所以核銷處理往往被“忘掉”了。此外，什么時候應該進行核銷也是一個令人容易混淆的問題。筆者通過對核銷的情形進行分析總結，幫助會計工作人員厘清核銷處理思路，正確進行相關處理。

一、使用單據核銷處理的情形

從核銷的含義可以看出，進行單據核銷處理的前提是需要具備兩方面的條件，一是形成應收賬款、應付賬款等，生成應收單據或應付單據；二是對相應的應收、應付賬款發生了收、付款業務，生成收款單或付款單。

企業的應收、應付款項一般在購銷業務中產生。在用友ERP-U8軟件中，應收單據、應付單據主要表現形式是銷售發票、采購發票。在供應鏈的銷售管理系統中填制銷售發票，銷售發票經復核后，傳遞至應收款管理系統，通過“應收單據處理-應收單據審核”功能進行審核，形成應收賬款；同理，在供應鏈的采購管理系統中填制收到的采購發票，采購發票傳遞至應付款管理系統，通過“應付單據處理-應付單據審核”功能進行審核后，形成應付賬款。除了銷售發票、采購發票外，基于客戶或供應商之間其他應收、付款項，如應對客戶收取的運輸費，而形成的其他應收單、其他應付單，也屬于應收、應付單據。

對客戶或供應商進行收、付款時，出納工作人員在應收款管理系統或應付款管理系統中錄入并審核收付款單據，就會產生收款單或付款單。

因此，如果一筆業務在應收款管理系統或應付款管理系統中具有了應收單據和收款單、或應付單據和付款單，那么就應該進行核銷處理。在核銷過程中，過濾選單后，在用友ERP-U8“單據核銷”窗口中，收款單、付款單出現在界面上方；應收單據、應付單據出現在界面下方。

二、使用單據核銷處理的特殊情形

（一）發生預收款、預付款的情形

用友ERP-U8的單據核銷處理對兩個條件的發生沒有順序要求。在實際業務中，一般情況下，是先形成應收、應付賬款，即先發生購銷業務，然后收、付款生成收、付款單；但是，也可能出現預先收、付款生成收、付款單，然后發生購銷業務形成應收、應付賬款，上述兩類情況均需進行單據核銷處理。后一類情況即是發生預收、預付款的情形。在用友ERP-U8中，當預收客戶款項或預付供應商款項時，直接在應收款管理系統或應付款管理系統下的收款單或付款單，等待后續發生相關購銷業務形成應收單據或應付單據后，再進行單據核銷。

（二）收付款處理使用商業票據的情形

在購銷業務中，若使用銀行承兌匯票和商業承兌匯票等商業票據進行收款或付款，會形成收款單或付款單，因此也是需要進行單據核銷。例如在銷售業務中，當收到商業匯票時，在“應收款管理-票據管理”中錄入新增票據，然后在“應收款管理-收款單據處理-收款單據審核”下通過審核形成收款單，與形成應收賬款的銷售發票等單據進行核銷處理。

（三）發生退貨時的情形

當購銷業務發生退貨時，如果填制了紅字發票和通過應收款、應付款管理系統錄入收、付款單，就要進行單據核銷處理。但是由于退貨形成的收、付款單比較特殊，例如銷售退貨發生的付款（退款），不是在應付款管理系統下錄入付款單，而是在應收款管理系統中填寫付款單，即紅字收款單，因此相應的核銷處理在過濾核銷條件時就略為復雜。下面以銷售退貨為例，介紹退貨時的核銷操作。

發生銷售退貨時，會計人員根據退貨數量和單價填制紅字銷售發票，紅字銷售發票經復核后，在應收款管理系統進行審核；出納人員根據退款金額填制并審核紅字收款單（付款單)，打開紅字收款單的方法為：運行“應收款管理-收款單據管理-收款單據錄入”命令，打開“收款單”窗口，點擊菜單欄的“切換”按鈕，表頭出現的紅色“付款單”即是紅字收款單。接著運行“應收款管理-核銷處理-手工處理”命令，系統彈出“核銷條件”窗口。在“核銷條件”窗口的“通用”選項卡的“客戶”項選擇退貨客戶代碼；在“收付款單”選項卡的“單據類型”下選擇“付款單”選項，在“單據”選項卡的“單據名稱”下選擇“銷售發票”，如圖1所示。然后點擊“確定”，“單據核銷”窗口就會出現相應的單據，可以進行單據核銷操作。

圖1

三、單據核銷處理中其他需注意的問題

（一）已現結或已現付的發票不進行核銷處理

在購銷業務處理中，如果對銷售發票采取現結操作，采購發票采取現付操作，那么之后無需進行核銷處理。雖然現結、現付操作也是由于發生了收、付款，但因為不用在應收款管理系統或應付款管理系統里錄入收、付款單據，沒有形成收款單或付款單；已現結的銷售發票或已現付的采購發票在應收款管理系統或應付款管理系統下沒有審核之前已經實現收、付款操作，相當于沒有生成應收賬款或應付賬款。已現結的銷售發票或已現付的采購發票在應收款管理系統或應付款管理系統下審核后直接使用“銀行存款”科目進行憑證處理，不需要進行單據核銷，可以直接制單。

（二）使用“轉賬”功能不進行核銷處理

用友ERP-U8的應收款管理系統和應付款管理系統下均含有“轉賬”功能。應收款管理系統和應付款管理系統操作比較相似，下面僅介紹應收款管理系統的“轉賬”功能。應收款管理系統的“轉賬”功能下有4項子功能，分別為：應收沖應收、預收沖應收、應收沖應付和紅票對沖。“應收沖應收”功能是指將一家客戶的應收款轉到另一家客戶中，此功能將應收款業務在不同客戶之間進行轉賬。“預收沖應收”指對同一客戶的預收款和應收款進行轉賬核銷。“應收沖應付”是指用某客戶的應收款，沖抵某供應商的應付款，將應收款業務在客戶和供應商之間進行轉賬。“紅票對沖”功能是對同一客戶的紅字發票與其藍字發票（紅色應收單與其藍字應收單）、收款單與付款單進行沖抵。

如果操作中對購銷業務中發生的往來賬款使用了“轉賬”功能，就可以立即制單，不需要再單獨進行核銷處理操作。

（三）核銷制單的常見問題

1.“核銷制單”選項不能勾選

如果已進行了核銷處理，但是制單時核銷制單選項不能選擇，那么應修改應收款、應付款管理系統業務參數設置。解決方法是，以應收款管理系統參數設置為例，具體操作如下：運行“應收款管理-設置-選項”命令，打開“賬套參數設置”窗口，選擇“憑證”選項卡，勾選“核銷生成憑證”選項，參見圖2虛線框。