期滿會計檔案鑒定銷毀之我見

◎ 文/張紫蓓

期滿會計檔案鑒定銷毀之我見

◎ 文/張紫蓓

筆者研讀了《會計檔案管理辦法》，《辦法》中對會計檔案保管期限和過期會計檔案鑒定銷毀的工作作出了更為詳細的規定。過期會計檔案鑒定與銷毀工作比較復雜，當中對業務能力、程序能力和政策能力提出了更高的要求，不少單位都不敢輕易銷毀期滿會計檔案。筆者通過分析期滿會計檔案鑒定與銷毀工作中存在的主要問題，談談自己的建議，希望對企業在相關工作上起到一定的幫助。

會計檔案；期滿；鑒定銷毀

會計檔案的范圍也是比較廣泛的，例如我們平時所說的會計憑證、會計報表和會計賬簿等會計核算資料，其中它們都有一個共同的作用，就是對企業發生的經濟業務作出反應并記錄，成為一項重要的經濟業務證據。當前，大部分企業都對會計檔案的管理引起了足夠的重視，盡力做好收集、整理、編目等等，但是對于鑒定銷毀工作仍然沒有很好地落實到位。針對企業在期滿會計檔案鑒定銷毀上存在的問題，國家相關部門也出臺了《會計檔案管理辦法》，加強對不同種類會計檔案的保管及鑒定銷毀的管理，但是該項工作涉及的工作量較大，業務性和程序性就導致了不少企業自成立以來都沒有進行過一次鑒定銷毀工作。不少企業的過期會計檔案數量比較多，占據庫房較大空間的同時，也浪費了人力和物力，所以，筆者認為，將期滿會計檔案鑒定銷毀工作列入企業重點工作，尤為重要。

一、期滿會計檔案鑒定銷毀工作中存在的問題

（一）風險性影響期滿會計檔案鑒定銷毀工作

在《檔案法》中，有明確的規定：“損毀、丟失或者擅自作出國家所有檔案銷毀行為的”要附上刑事責任。所以，對于未到期的會計檔案或者是那已經到期但是仍然具有使用價值的會計檔案進行銷毀，也需要對相關領導或者部門追究法律責任。對于到期會計檔案的鑒定未能做到百分百準確，出于謹慎性的原因，領導會采用保守的做法，也就是從長保管或者延期保管。除此之外，《會計檔案管理班中》并沒有對不銷毀過期會計檔案的行為作出相關的追究責任規定，因此，領導會產生趨利的心理，對期滿會計檔案不進行銷毀。

（二）沒有對檔案工作經濟效益意識引起重視

綜合研究會計檔案的管理費用，主要成本產生在空間和人力管理方面，那么假如不對期滿會計檔案進行處理的話，對于企業的經濟效益來說，是相當不劃算的。在當前社會經濟不斷發展的過程中，企業經濟業務往來不斷增加，其會計檔案的數量也隨之增加，檔案的庫存容量也越來越緊張。針對會計檔案數量不斷增加和企業對其保存能力之間存在的一系列問題，本文建議最重要的手段就是將檔案管理與企業經濟效益緊密結合在一起。所以，對會計檔案進行鑒定的時候，需要重點考慮的是會計檔案的使用價值與檔案保存成本之間比重。甚至考慮某些檔案值不值得保存，保存的時間是多久。

二、對期滿會計檔案鑒定銷毀工作的建議

（一）轉變過去落后的觀念

就實際工作來說，我們要轉變過去落后的觀念，大膽創新，集合企業經濟效益來分析會計檔案鑒定銷毀工作。之所以要對檔案進行保管，為的就是利用檔案，而保管和利用檔案的最終目的就是為了實現經濟效益，如果會計檔案與企業的發展需求不相適應，那么對檔案進行保存則會引起消極的影響。尤其在當前市場經濟不斷發展的背景下，僅僅重視社會效益而放棄經濟效益的觀念與當今企業發展顯然不相適應，為此，要積極展開對期滿會計檔案的管理工作，館藏優化，實現增效。

（二）健全相關制度的建設

完善企業在期滿會計檔案鑒定銷毀方面的法律法規，運用制度來指導實踐工作。對于檔案部門來說，要對工作規范和工作標準引起足夠的重視，將期滿會計檔案鑒定銷毀工作與企業自身的生產和經營方向聯系起來，并落實到位，從根本上規范期滿會計檔案鑒定銷毀。

（三）企業內部控制制度加入檔案鑒定工作

筆者認為通過將檔案鑒定工作納入到內控制度中，除此之外，還應當每年根據內控流程對期滿會計檔案進行定期檢查，一經鑒定，可以采取銷毀的措施?？梢?，對于期滿會計檔案鑒定銷毀工作并不是可以忽視的工作。各個環節中的人員工作職責也應當有所明確，承擔自己的權利和義務，憑借合理化和科學化的管理，將有可能產生的風險降至最低。

三、結語

綜上所述，企業檔案管理工作中有一項重要內容就是對期滿會計檔案進行鑒定銷毀，可以專門設定一個專職負責期滿會計檔案鑒定銷毀工作的部門，加強存留和銷毀問題的處理，讓企業能夠充分將這項工作監督到位，成為一項日常工作，優化企業內部管理的效果。筆者建議要從企業管理戰略的層面上來完成這項工作，結合企業經濟效益分析，轉變過后落后的觀念，加大對企業期滿會計檔案鑒定銷毀工作管理的力度，從根本上來增加企業的經濟效益。

[1]謝智莉.如何做好會計檔案的銷毀工作[J].經營管理者，2013（30）.

[2]賈莉.探究如何加強會計檔案管理工作的措施分析[J].東方企業文化，2015（03）.

[3]郭豐.做好會計檔案管理工作探析[J].蘭臺內外，2014（05）.

(作者單位：蘇州大學附屬第二醫院)