檔案管理信息化建設(shè)的問題與對(duì)策

摘 要：伴隨信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)逐漸受到人們的重視，為提高事業(yè)單位檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用，檔案管理信息化建設(shè)正在如火如荼的進(jìn)行中。然而，受某些因素影響，檔案管理信息化建設(shè)仍存在一定的問題，本文以某事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)為例，探討促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；檔案管理；事業(yè)單位；問題與對(duì)策

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2015.23.185

0 引言

隨著科技水平的不斷提升，信息技術(shù)得到了空前發(fā)展，加之各種信息系統(tǒng)的不斷推陳出新，為事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)造了良好的條件，有利于檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)。但是，由于受到某些因素制約，檔案管理信息化建設(shè)還面臨一定的問題，亟需探討有效的解決對(duì)策，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

1 檔案管理信息化建設(shè)概述

1.1 檔案管理信息化的概念內(nèi)涵

新時(shí)期，信息技術(shù)已逐漸滲入到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，促進(jìn)了各行業(yè)的快速發(fā)展，同時(shí)對(duì)于事業(yè)單位而言，也帶來了全新的管理方式和手段，提高了各項(xiàng)管理工作的實(shí)際效率。檔案管理信息化就是充分利用信息技術(shù)，借助多種現(xiàn)代信息設(shè)備，在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃下，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效利用，為所在單位及社會(huì)提供高質(zhì)量的服務(wù)[1]。

1.2 檔案管理信息化建設(shè)的主要任務(wù)

信息化建設(shè)過程較為復(fù)雜，需要經(jīng)過長(zhǎng)期的探索不斷的發(fā)展和完善，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，需要制定相應(yīng)的建設(shè)目標(biāo)，有針對(duì)性的開展建設(shè)工作，當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容主要包含如下幾個(gè)方面：第一，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，充分利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化。第二，加強(qiáng)對(duì)各種應(yīng)用軟件的開發(fā)和應(yīng)用，借助網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。第三，制定相應(yīng)的檔案管理制度，規(guī)范信息化建設(shè)中各項(xiàng)事宜，確保信息化建設(shè)的順利推行。

1.3 檔案管理息化建設(shè)的重要性

檔案管理工作關(guān)系著單位人事錄用情況，檔案管理一直是事業(yè)單位較為重視的工作，然而傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅需要耗費(fèi)較多的管理資金，同時(shí)管理人員面臨巨大的壓力，勞動(dòng)強(qiáng)度大而工作效率低。自進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代之后，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，借助信息化管理軟件，紙質(zhì)材料不再是檔案信息的唯一載體，檔案信息多由電子文件進(jìn)行保管，檔案信息錄入后，現(xiàn)代信息軟件能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化管理，不僅為事業(yè)單位檔案管理工作節(jié)省了大量的人力、物力、財(cái)力，更顯著提高了檔案管理效率。

2 當(dāng)前檔案管理信息化面臨的主要困境

（1）管理人員的信息技術(shù)水平不高。檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，需要具有高素質(zhì)的信息技術(shù)人才作支撐，如果管理人員對(duì)信息技術(shù)沒有足夠的了解，在信息化建設(shè)過程中勢(shì)必會(huì)阻礙管理工作的順利進(jìn)行。但是，事業(yè)單位的檔案管理一直是由老同志負(fù)責(zé)，由于他們年齡偏大，學(xué)習(xí)能力和學(xué)習(xí)動(dòng)力有所降低，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的掌握少之又少，其信息技術(shù)水平不高，對(duì)信息化建設(shè)有著一定的阻礙[2]。

（2）檔案管理人員的思想陳舊。受到傳統(tǒng)管理理念的影響，檔案管理人員將管理工作誤認(rèn)為保管工作，認(rèn)為只要做好重要資料的保存，對(duì)檔案信息保密就是認(rèn)真負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，缺乏現(xiàn)代管理理念和服務(wù)理念。正是由于管理人員的思想陳舊，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，因一直沿用傳統(tǒng)管理理念而帶來了各種各樣的問題，直接影響了檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程。

（3）現(xiàn)代信息設(shè)備落后。現(xiàn)代信息設(shè)備是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，只有配備完善的軟硬件設(shè)施，才能保證信息化建設(shè)的順利開展，但是由于事業(yè)單位檔案管理資金不足，相應(yīng)的設(shè)備配置受到阻礙，沒有完善的現(xiàn)代化管理設(shè)備，尤其是安全設(shè)備不足，導(dǎo)致電腦病毒橫行，威脅了檔案信息的安全。

3 促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的有效對(duì)策

（1）改變管理人員觀念。伴隨時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，改變傳統(tǒng)的管理觀念。首先，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作，摒棄傳統(tǒng)的資料保存和保密觀點(diǎn)，逐漸接受現(xiàn)代化管理的服務(wù)理念。其次，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)，及時(shí)掌握先進(jìn)的管理技術(shù)和信息技術(shù)。

（2）提高檔案管理人員技能水平。管理人員的綜合素質(zhì)，將對(duì)信息化建設(shè)質(zhì)量帶來直接影響，為保證信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，應(yīng)提高管理人員的專業(yè)技能。第一，對(duì)于檔案管理的現(xiàn)有人員，要定期展開業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，通過相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的管理技能和信息技術(shù)能力，使其對(duì)現(xiàn)代管理技術(shù)能夠充分的掌握和運(yùn)用。第二，采取一定的激勵(lì)措施，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有管理人員的管理，使其積極主動(dòng)的參與到檔案管理信息化建設(shè)中來，自主進(jìn)行技能學(xué)習(xí)，提高管理技能。第三，結(jié)合單位的實(shí)際需要，招納高素質(zhì)的信息化專業(yè)人才，為檔案管理信息化建設(shè)注入新鮮血液。

（3）建立健全安全管理制度。網(wǎng)絡(luò)條件為檔案管理的信息化建設(shè)提供了重要平臺(tái)，然而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放和共享，也為檔案管理信息化建設(shè)帶來了諸多安全隱患，建立健全安全管理制度，可為檔案管理提供重要的制度保障。一方面，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的安全管理，提高其對(duì)檔案信息的安全保密意識(shí)。另一方面，規(guī)范各項(xiàng)管理操作，通過制度相應(yīng)的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)信息化建設(shè)的安全管理[2]。

（4）完善信息設(shè)備建設(shè)。軟件和硬件設(shè)備的投入，是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，單位的高層管理人員應(yīng)從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，對(duì)現(xiàn)代信息設(shè)備合理購(gòu)買，對(duì)陳舊設(shè)備及時(shí)更新。完善的信息設(shè)備建設(shè)，既為信息化建設(shè)提供了良好的運(yùn)行環(huán)境，同時(shí)也保證了檔案信息的安全，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)具有顯著的促進(jìn)作用。

4 結(jié)語

綜上所述，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理工作中，不僅能夠節(jié)省管理費(fèi)用，同時(shí)有效提高了管理效率。但是，由于檔案管理信息化建設(shè)時(shí)間較短，當(dāng)前還存在部分管理人員思想觀念落后，專業(yè)技能水平不高等現(xiàn)象，相關(guān)單位應(yīng)針對(duì)現(xiàn)有問題，及時(shí)采取相關(guān)措施，從而保證檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

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作者簡(jiǎn)介：馮凱（1969-），女，廣西玉林人，中專，助理館員，研究方向：檔案管理 。endprint