試談電子檔案管理在高校檔案管理中的應用

胡羿

(荊州職業技術學院，湖北 荊州　434020)

試談電子檔案管理在高校檔案管理中的應用

胡羿

(荊州職業技術學院，湖北 荊州434020)

摘要：本文針對電子檔案管理在高校檔案管理中的應用論題，說明了電子檔案的定義及其特點；指出了高校檔案管理的現狀及問題；闡明了電子檔案管理的優勢與缺陷；論述了電子檔案管理在高校檔案管理中的應用。

關鍵詞：電子檔案;高校管理;問題;策略

以現代科技信息技術為基礎的辦公自動化和電子政務飛速發展的今天，掀開了電子文件的產生與電子檔案管理工作的新篇章。電子文件已成為高校辦公過程中的主體，也是高校政務信息管理的主體。怎樣做好電子檔案管理工作，需要不斷努力去鉆研和探索。

一、電子檔案的定義及其特點

(一)電子檔案。是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。是指利用計算機技術形成，經鑒定具有保存和利用價值的歸檔電子文件。

(二)電子檔案特點。信息的非人工識讀性。電子檔案與紙質檔案有著相同的本質,兩者都是文件存在的一種方式，是信息與載體的統一體，都具有物理實態的特征。

二、高校檔案管理的現狀及問題

(一)工作量大。由于高校的獨特環境，每年都有大量學生、教職員工的檔案數據變動，錄入或者遷出，全國每年變動的各類檔案都是以千萬計，加上就業、繼續深造等各種情況，檔案的變化呈現數量大、變動頻繁、跨區域調度等特點，加上其他檔案的維護、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

(二)電子信息化程度有待提高。信息技術是高效的信息處理手段，但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發揮其優勢。高校檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，管理工作人員對自動化軟件的選擇和使用還未能充分發揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。

(三)檔案管理操作的標準程度不夠高，由于不同的學校具有不同的情況，因此在制度與規范上存在一定的差異，導致各個學校之間的檔案管理操作不能達到一致，甚至還會出現相互抵觸的現象，這些必然給檔案管理工作帶來負面影響。

三、電子檔案管理的優勢與缺陷

(一)電子檔案管理的優勢。電子檔案的出現，給傳統檔案工作帶來了諸多的挑戰，檔案工作要適應未來的工作環境迎接新技術革命的挑戰，必須從現在開始加強對電子檔案管理問題的研究和創新，并盡快掌握現代化管理的有關知識和技術，以適應未來對檔案事業的發展要求。電子檔案管理具有高效、快捷的檔案整理速度。電子檔案管理是通過信息技術來完成，減少了紙質檔案整理過程中繁瑣的程序，同時完成了檔案資料的收集、匯總、瀏覽、統計、儲存等各個環節的工作，大大提高了檔案管理的速度，降低了勞動量，在管理效率上發揮出了明顯的優勢；電子檔案管理高效地實現了資源共享。電子檔案管理充分運用信息技術，形成檔案管理體系，更加方便、快捷地進行檔案資料的翻閱、搜索，通過網絡進行快速傳輸，實現了資源共享；電子檔案管理的儲存量大，信息穩定。電子檔案管理用數碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或移動硬盤等載體，儲存檔案資料，傳輸文件，受客觀環境的影響小，信息穩定、信息量大、儲存時間長。

(二)電子檔案管理的缺陷。電子檔案管理完全依賴于科技，電子檔案的處理、匯總、存儲等管理程序必須依靠電子管理系統完成，借助于計算機操作系統才能實現，可能因為計算機硬件更新或計算機的不兼容性等原因，在信息傳輸、處理過程中遇到操作性困難，所以，電子檔案管理系統必須及時進行新系統轉換或更新，甚至根據需要保留原來的舊管理系統，才能保證檔案信息的完整性和永久性；電子檔案保存的安全性也有待考慮。紙質檔案制定中出錯影響面較小，電子檔案管理過程中若病毒侵入導致系統出現故障，被盜取或惡意破壞，影響面則較大，并且網絡傳輸過程中也存在被修改或盜用的風險。

四、電子檔案管理在高校檔案管理中的應用

(一)建立電子檔案統一接收數據格式，推廣相關的檔案整理軟件，由當地檔案管理部門建立統一的電子檔案模板，統一文件類型，統一文件格式，并把電子檔案模板發放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對檔案形成單位的相關人員進行對策建議培訓，使他們能夠熟練運用模板和軟件。當地檔案管理部門也應定期派專業技術人員對電子檔案的形成進行指導，形成統一數據格式的電子檔案，以方便當地檔案管理部門的接收和管理；

(二)對相關規章制度進行完善，對操作流程進行規范。提高對高校檔案管理信息化的人事，要重視相關工作人員的職業道德與安全操作的意識，加強培訓，從而使檔案管理工作人員具有較高的管理技能與職業素質，能更加了解檔案管理中的要求與規范，并且具有熟練的電子檔案應用操作技巧，可以非常熟練的對計算機接收與管理，推動電子檔案管理的現代化進程。其次，在對具體的電子檔案管理實施過程中，需要對相關制度進行科學完善，并且要以實際情況為出發點。

(三)對服務方式進行優化，拓寬服務功能。高校檔案管理工作人員首先應該盡最大的努力對館藏資源進行挖掘，要重視加工、處理等環節，然后充分結合多媒體技術、信息技術、光盤制作技術，堅持快速便捷個性化服務宗旨，讓電子資源真正實現以安全為基礎的共享。其次，可以將電子文件的信息通過ZIP進行保存，也可以使用光盤進行儲存，然后實現機上的具體操作，檔案工作人員為相關用戶進行服務，堅持“以人為本”的服務準則。再次，盡可能的構建在線服務體系，為電子檔案的用戶提供在線咨詢服務。

(四)提高檔案工作人員綜合素質。隨著檔案信息進程推進和現代檔案事業的發展，對檔案工作人員的要求也越來越高，電子檔案在操作過程中存在很大隨意性，難免出現一些失誤，所以要樹立檔案工作者的風險意識，提高政治素質、職業道德水平，強化保密意識，加強對密碼、口令、機房安全管理及應用軟件、數據庫管理的維護工作，系統掌握現代管理知識和檔案專業知識，努力優化知識結構，以適應信息時代檔案工作的需要。

在高度信息化的時代，信息技術無疑為檔案管理，特別是數據量大、更新頻繁和遠程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續采用傳統的手工方式已經無法滿足高校規模發展的需要，只有把工作重點放在信息化管理，網絡資源化建設，充分利用信息高速路的優越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。

參考文獻：

[1]楊策媛 秦艷 電子檔案的特點與管理.《蘭臺內外》.2011年06期

[2]楊小華,唐日梅等.關于高校人事檔案管理工作的幾點認識[J].沈陽建筑大學學報,2006(1)

中圖分類號：G710

文獻標識碼：A

文章編號：1671-864X(2015)12-0179-01