精細(xì)化管理在醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理中的運(yùn)用

吳素珍

摘 要：簡(jiǎn)要概述了醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性，詳細(xì)分析了精細(xì)化管理在醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中的應(yīng)用，以期提高醫(yī)療設(shè)備檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理；醫(yī)療設(shè)備；檔案管理；管理制度

中圖分類(lèi)號(hào)：R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.23.040

隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備產(chǎn)品不斷推陳出新，技術(shù)日趨高端，在醫(yī)院臨床診療中發(fā)揮著越來(lái)越大的作用。但在醫(yī)療設(shè)備的實(shí)際管理工作中，存在著不少問(wèn)題，需要我們高度重視，并運(yùn)用精細(xì)化管理手段做好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的管理工作，促進(jìn)醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)的發(fā)展。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分。醫(yī)療設(shè)備檔案從申購(gòu)報(bào)告起即形成，是醫(yī)療設(shè)備的信息載體，是設(shè)備管理的奠基，包括從設(shè)備計(jì)劃采購(gòu)、使用、維修直至淘汰報(bào)廢等全過(guò)程中產(chǎn)生的所有文字、圖紙、照片等具有參考和保存價(jià)值的各種載體材料。做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理對(duì)加強(qiáng)醫(yī)院設(shè)備維修維護(hù)，提高醫(yī)療設(shè)備的使用率和經(jīng)濟(jì)效益具有十分重要的作用。建立完整的設(shè)備檔案，可以為使用科室提供準(zhǔn)確、有效的信息支持，使各科室在使用過(guò)程中有章可依、有據(jù)可查。醫(yī)療設(shè)備檔案還是設(shè)備維修人員的得力助手，能夠?yàn)樵O(shè)備的維修、保養(yǎng)提供資料和精確的數(shù)據(jù)，針對(duì)較為貴重的設(shè)備采取預(yù)防性措施，充分做好維護(hù)、維修、保養(yǎng)前的準(zhǔn)備工作。醫(yī)院在購(gòu)買(mǎi)全新的醫(yī)療設(shè)備時(shí)，醫(yī)療設(shè)備檔案為領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家提供了準(zhǔn)確的第一手?jǐn)?shù)據(jù)，是醫(yī)院科學(xué)決策的重要依據(jù)。另外，醫(yī)療設(shè)備檔案還為處理醫(yī)患糾紛提供了充足的證據(jù)，有利于醫(yī)院維護(hù)自身的利益。由此可見(jiàn)，加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理，充分發(fā)揮其在醫(yī)療、教學(xué)、科研工作中的作用，將直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2 精細(xì)化管理簡(jiǎn)介

精細(xì)化管理的理念來(lái)源于著名的“豐田生產(chǎn)系統(tǒng)（TPS）”，于1990年由美國(guó)麻省理工學(xué)院的詹姆斯·P·沃麥克、丹尼爾·羅斯和丹尼爾·瓊斯在對(duì)14個(gè)國(guó)家的汽車(chē)業(yè)進(jìn)行了5年研究后提出。“精益生產(chǎn)”綜合了大量生產(chǎn)與單件生產(chǎn)方式的最佳特征，即能降低單件成本，明顯地提升產(chǎn)品品質(zhì)，并提供更多的產(chǎn)品和更富有挑戰(zhàn)性的工作。后來(lái)精益生產(chǎn)理論又被延伸至經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程，變?yōu)椤熬?xì)化管理”，就是通過(guò)消除那些被認(rèn)為存在浪費(fèi)的活動(dòng)來(lái)為顧客創(chuàng)造更多價(jià)值的一種工具。任何活動(dòng)或過(guò)程，其核心在于最大限度地降低浪費(fèi)，最終目標(biāo)是持續(xù)改進(jìn)、追求卓越、盡善盡美。它是一種理念，一種態(tài)度，一種精神，更是一種文化的體現(xiàn)。精益生產(chǎn)沖擊了100年來(lái)工業(yè)化的生產(chǎn)和組織方式，這一思路現(xiàn)已在各行各業(yè)中得到廣泛應(yīng)用，是21世紀(jì)的主流管理模式。

3 精細(xì)化管理在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中的應(yīng)用

3.1 在醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔范圍中的應(yīng)用

將精細(xì)化管理運(yùn)用于檔案的收集整理工作中，要求檔案管理人員要隨著設(shè)備運(yùn)行狀況的變化主動(dòng)跟蹤、收集相關(guān)資料，層層把關(guān)，落實(shí)相應(yīng)責(zé)任，使檔案資料更加完整標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)規(guī)范，為醫(yī)療活動(dòng)保駕護(hù)航。醫(yī)療設(shè)備檔案的形成過(guò)程涉及到設(shè)備從立項(xiàng)申請(qǐng)到最終報(bào)廢，其時(shí)間周期長(zhǎng)、中間環(huán)節(jié)多、參與人員雜，因此很容易造成文件的破損和丟失，破壞檔案的完整性，影響檔案的利用價(jià)值。歸檔很容易走兩個(gè)極端：①對(duì)于大型醫(yī)療設(shè)備的檔案資料，設(shè)備科、使用科室和醫(yī)學(xué)工程部搶著收集，造成資料內(nèi)容多、重復(fù)歸檔；②小型設(shè)備檔案資料無(wú)人問(wèn)津，導(dǎo)致這些檔案資料雜亂不齊、丟失嚴(yán)重。運(yùn)用精細(xì)化管理改進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍，將精細(xì)化管理中的SOP（標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序）作為醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔范圍的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，貫穿于檔案收集的各個(gè)工作流程，明確歸檔范圍為一臺(tái)設(shè)備從計(jì)劃采購(gòu)到淘汰報(bào)廢的整個(gè)過(guò)程的所有資料（包括申購(gòu)過(guò)程的檔案和運(yùn)行時(shí)的技術(shù)性文件檔案兩大部分）。所有設(shè)備均建立臺(tái)賬，由設(shè)備科統(tǒng)一管理，1萬(wàn)元以上設(shè)備的臺(tái)賬均一式三份，作為維修、回訪、查閱的備份；100萬(wàn)元以上大型設(shè)備的檔案和乙類(lèi)醫(yī)用設(shè)備的檔案分別建立臺(tái)賬，由醫(yī)院專(zhuān)人保管，實(shí)行一機(jī)一檔。所有建立臺(tái)賬的設(shè)備檔案均由醫(yī)院中心檔案室統(tǒng)一集中管理，并隨時(shí)補(bǔ)充運(yùn)行中的情況和維修記錄，其他任何科室無(wú)權(quán)收集、保管醫(yī)療設(shè)備的檔案原件。通過(guò)SOP的運(yùn)用，提出了最優(yōu)歸檔范圍的操作方法和流程，大大提高了歸檔效率，并使歸檔操作程序得到有效協(xié)調(diào)，歸檔范圍也更加規(guī)范、完善，保證了檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

3.2 在檔案管理制度制訂中的應(yīng)用

醫(yī)療設(shè)備的檔案管理系統(tǒng)是檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，對(duì)此，可將精細(xì)化管理的SOP和PDCA循環(huán)工具應(yīng)用于檔案管理制度的制訂中。SOP的理念是降低成本、減少變動(dòng)和知識(shí)的積累；PDCA循環(huán)指反復(fù)運(yùn)行，保證質(zhì)量管理工作的順利開(kāi)展，包括計(jì)劃、實(shí)施、檢查、行動(dòng)4個(gè)階段。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保密法》《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)法律法規(guī)，制定了專(zhuān)門(mén)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理規(guī)章制度，明確規(guī)定了設(shè)備檔案的歸檔范圍、員工職責(zé)、服務(wù)方式、利用借閱和檔案銷(xiāo)毀等，使設(shè)備檔案管理人員清楚并遵守檔案管理制度，并使設(shè)備檔案管理有章可循。檔案歸檔后，要及時(shí)登記造冊(cè)，規(guī)范檔案移交手續(xù)；外借檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，限定借閱期限，并及時(shí)催還。根據(jù)實(shí)際情況，針對(duì)工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題補(bǔ)充改進(jìn)、修訂完善管理制度，使檔案管理工作更加制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。通過(guò)運(yùn)行檔案管理制度，使檔案工作真正步入科學(xué)、合理的現(xiàn)代化管理軌道。

3.3 在醫(yī)療設(shè)備檔案具體管理中的應(yīng)用

醫(yī)療設(shè)備檔案管理按照精細(xì)化管理的“ECRS”原則（E取消-Eliminate、C合并-Combine、R重排-Rearrange、S簡(jiǎn)化-Simplify），通過(guò)系統(tǒng)分析尋求改善，由原來(lái)的隨時(shí)形成、隨時(shí)移交改為由設(shè)備科專(zhuān)職檔案員完成檔案的收集、整理、初步立卷和登記造冊(cè)等工作；醫(yī)學(xué)工程部保管的設(shè)備保養(yǎng)維修檔案也一并交到設(shè)備科，確保醫(yī)療設(shè)備檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。中心檔案室由專(zhuān)人專(zhuān)機(jī)進(jìn)行管理，實(shí)行一機(jī)一檔，并堅(jiān)持“集中、統(tǒng)一和分類(lèi)”的管理原則。醫(yī)院有專(zhuān)門(mén)的分管領(lǐng)導(dǎo)，并建立起院辦、中心檔案室、設(shè)備科、操作維修人員四級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)。所有文件，包括使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的材料，在次年第一季度一并歸檔，一式三份，要求材料必須完整，并做好檔案的移交清冊(cè)工作，交接雙方需簽字。檔案的存放要遵循精細(xì)化管理中的“定置管理”原則，建檔后放入專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房和檔案柜，保持整齊、整潔，存放的位置要合理分配、標(biāo)識(shí)明確、井然有序。將精細(xì)化管理“8S”要求中的“6S”運(yùn)用于檔案管理中，檔案收檔后，首先將其歸類(lèi)為常用和不常用兩類(lèi)，然后及時(shí)處理不可用的檔案，將可用的檔案采取定容、定量、定位的方式處理，放置整齊并加以標(biāo)識(shí)。徹底清潔檔案室，保持檔案的干凈、整潔，并使所有人員養(yǎng)成隨時(shí)物歸原位的良好習(xí)慣。建立檔案安全管理制度，嚴(yán)格控制檔案的收集、整理、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)。根據(jù)“徹底消除浪費(fèi)”原則，使用六西格瑪質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)、各流程管理的科學(xué)性，使檔案布局合理、排檢科學(xué)、使用方便、管理妥善。制訂“三個(gè)零”的工作目標(biāo)，即零差錯(cuò)、零浪費(fèi)、零事故。通過(guò)以上精細(xì)化管理工具的運(yùn)用，提高了檔案管理的效率，使醫(yī)療設(shè)備檔案的保存更加清晰、完整，利用率也得到了提高，為全院對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案實(shí)施精細(xì)化管理打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.4 在檔案的服務(wù)功能和利用率中的應(yīng)用

醫(yī)療設(shè)備檔案的管理應(yīng)以提高檔案管理效率和共享度，準(zhǔn)確、快速地向社會(huì)提供有利的信息資源為宗旨。檔案管理人員應(yīng)通過(guò)多途徑、多渠道開(kāi)發(fā)檔案信息資源，持續(xù)補(bǔ)充檔案的相關(guān)信息，并以主動(dòng)、積極、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度保證檔案資料的有效性和完整性，為臨床提供最優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，為決策層提供決策依據(jù)。通過(guò)建立局域網(wǎng)，全院實(shí)現(xiàn)了醫(yī)療設(shè)備檔案的遠(yuǎn)程傳輸、查閱和保管，建立了醫(yī)療設(shè)備電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案電子信息得到重視，檔案利用率得到提高，最大程度地發(fā)揮了檔案的作用。檔案的有效利用也使檔案人員在工作中檢查和發(fā)現(xiàn)收集的檔案是否齊全、整理方法是否科學(xué)、鑒定結(jié)果是否準(zhǔn)確、保管方式是否安全等，大大提高了檔案收集的質(zhì)量和檔案管理人員的工作能力，從而更好地為醫(yī)院各使用科室服務(wù)，發(fā)揮了檔案的有效作用，完善了檔案管理的工作職能。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是醫(yī)院儀器設(shè)備管理工作中的重要環(huán)節(jié)。隨著科學(xué)技術(shù)和醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，高、精、新醫(yī)療儀器設(shè)備越來(lái)越多，對(duì)設(shè)備檔案管理提出了更高的要求。醫(yī)院只有加強(qiáng)管理意識(shí)，認(rèn)真做好醫(yī)療儀器設(shè)備檔案的管理工作，才能滿(mǎn)足醫(yī)院發(fā)展的需要，提高醫(yī)療技術(shù)水平，促進(jìn)醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]呂輝，吳筠，陳建明.醫(yī)療設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)的精細(xì)化管理[J].中國(guó)醫(yī)療設(shè)備，2013（03）.

[2]孫娟，卞希祥.醫(yī)療設(shè)備檔案的數(shù)字化管理[J].中國(guó)醫(yī)院建筑與裝備，2014（06）.

〔編輯：王霞〕

Abstract： This article briefly outlines the importance of medical equipment archives management， analyzes the application of fine management in medical equipment archives management， in order to improve the management level of medical equipment archives.

Key words： fine management； medical equipment； file management； management system