人力資源檔案管理存在的問題及措施

◎孫萬和

人力資源檔案管理存在的問題及措施

◎孫萬和

經濟快速發展導致知識經濟時代的到來，在激烈的市場競爭中，人才已經成為核心競爭力的源泉。在當今時代如何做到人盡其才是企業獲得持久和穩定發展的前提，當前每個企業發展面臨的一個最為迫切的問題就在于復合型人才的培養。本文對人力資源檔案管理的問題進行了闡述，研究了提升人力資源檔案管理的措施和對策。

人力資源檔案管理存在的問題

存在著人力資源檔案管理理念上的偏差。人力資源檔案管理的傳統模式已經在技術進步和知識發展下被漸漸淘汰，新型管理模式已經如火如荼發展起來。在從傳統管理模式向新型管理模式轉變的過程中，人力資源檔案管理呈現出很多不協調之處，而對人力資源檔案管理認識上的偏差是其中最為突出的問題。對人力資源檔案管理重要性的充分認識成為企業獲得生存和發展關鍵因子。很多企業對人力資源檔案管理存在很多誤解，沒有將人力資源檔案管理和企業獲得經濟利益兩件事聯系到一起，部分企業甚至錯誤地認為企業檔案管理只是機械地記載員工的工作過程，沒有任何價值和意義。企業人力資源檔案管理具有推動生產力發展的作用，在人才快速流動的社會能夠提供充分的資料和信息，企業的管理者和檔案工作人員應該意識到人力資源檔案管理的重要作用。

人力資源檔案管理水平低下。很多企業不重視人力資源檔案管理工作的根源在于人力資源檔案管理工作人員專業素質不高，沒有將工作價值體現出來，企業自然就不會重視。很多企業人力資源檔案管理工作人員沒有經過任何培訓就上崗，專業知識貧瘠，人力資源檔案管理工作的隨意性較高，工作缺乏規范性，很多工作人員想怎樣工作就怎樣工作，工作態度惡劣，工作目標完成度低，有的企業人力資源檔案管理人員甚至都是兼職。筆者調查中發現這種流于形式的人力資源檔案管理工作已經成為普遍現象，工作效率和工作質量的提升舉步維艱。

人力資源檔案管理硬件缺乏。硬件設施的匱乏也是人力資源檔案管理水準不高的重要原因之一。很多企業的檔案館基本處于廢棄的狀態，只在名義上存在，但是實際上沒有起到任何功用，這些因素嚴重阻礙著人力資源檔案管理的質量的提高。很多企業檔案管理設施落后，十幾年甚至幾十年不更新，這對于人力資源檔案管理是非常不利的。

社會影響因素較為嚴重。十八大明確提出了我國處于經濟發展的重要轉型時期，這說明我國社會主義市場經濟發展面臨著很多重要的任務，很多企業為了響應國家號召自然就將獲得經濟利益放在首位，人力資源檔案管理也就被忽視了，在這種社會大環境之下，人力資源檔案管理工作開展困難重重。一些小的企業更是不重視人力資源檔案管理工作的重要性，一味地追求經濟利益的獲得和投資研發的支出，這樣員工也就自然而然地忽視了人力資源檔案管理工作的重要性。社會大環境造成了企業過分重視經濟利益獲取而忽視了其他有助于提升管理效益的管理模式。

人力資源檔案管理體系不完善。管理體系不完善主要體現在收集人力企業資源上，人力資源檔案管理歸檔工作很不規范，也沒有明確的標準作為依據。不同行業的人力資源檔案管理都存在著內容復雜的項目，如果沒有明確的標準作為依據來明晰哪些項目才要歸檔，管理工作將模糊不清。如果人力資源檔案管理僅僅從不同企業的管理需要出發的話，那么操作性將受到很大限制。另外，人力資源信息需要經過很多部門，存在著傳輸路徑多﹑內容繁雜的缺陷，每個部門在工作中相互推諉，對自身工作職責不明確，問題出現的時候落實責任非常困難。檔案工作的效率受到嚴重波及。

人力資源檔案管理問題解決措施

完善人力資源檔案管理制度。良好的制度是良好的管理水準的前提，人力資源檔案管理工作也是如此。所以建立完善的人力資源管理制度能夠為有效的人力資源檔案管理保駕護航，可以有效避免工作人員態度不端給檔案管理工作帶來的阻礙。另外，人力資源檔案管理制度要簡明扼要，過分繁瑣的制度在執行中會加大成本，降低檔案管理工作質量，人力資源檔案管理制度要覆蓋企業方方面面，企業人力資源管理制度約束著企業的領導和員工，這樣能夠保證制度的公平性和公正性，人力資源檔案管理工作也具有效率和質量雙重提升的可能性。檔案管理制度要真正在企業扎根，就必須做到賞罰分明，維護制度的威嚴性。

提升人力資源檔案管理的功能。人力資源檔案管理的功能應該被逐漸重視起來，這樣是引起企業重視人力資源檔案管理的重要策略，也才能保證記錄到檔案中的信息都是真實并且是全面的。在激烈的市場競爭中，提升人力資源檔案管理的功能是超越競爭對手的重要戰略。

提升人力資源檔案管理人員素養。任何一項管理工作取得良好效果的核心都在于管理人員。在人力資源檔案管理人員專業素質差﹑態度不認真的情形下，檔案管理人員專業素質會呈現出較低的水準。 從這個層面來看，提升檔案管理人員的專業素養是提升檔案管理工作的必然要求。在傳統的人力資源管理漸漸別淘汰的情形下，人力資源檔案管理人員要掌握計算機知識和軟件操作，以適應信息技術發展腳步。企業可以通過提供定期的培訓和再教育實現檔案管理人員專業素質的提升。

促進人力資源管理信息化建設。人力資源檔案管理在過去一直是封閉或者半封閉的，所以開發和利用人力資源檔案信息也只是嘴上說說而已，在這樣的條件下實現上述目標也是非常有難度的事情。落后的檔案管理制度直接制約了人力資源信息的利用和共享，信息時代已經逐漸淘汰了傳統的人力資源檔案管理模式，人力資源檔案信息化建設已經勢在必行。企業在快速發展中已經越來越需要人力資源檔案管理信息化，從而提升檔案管理的效率，加大對信息的利用程度，實現全方位的信息共享。信息技術快速發展給各行各業都帶來了沖擊和挑戰，我們必須變革管理方式才能生存下去。信息化建設可以大幅度降低人力資源檔案管理的成本消耗，并實現規范化和程序化管理，更好的技術應用到企業人力資源部門和檔案管理不能，才能實現企業管理效益的提升。

（作者單位： 四平市鐵東區石嶺人力資源和社會保障所）