檔案館、圖書館和博物館的館際合作研究

毛文婷

（浙江大學檔案館 浙江 杭州 310028）

檔案館、圖書館和博物館的館際合作研究

毛文婷

（浙江大學檔案館 浙江 杭州 310028）

自上世紀末開始，歐美許多國家的檔案館、圖書館和博物館進行館際合作的趨勢越演越烈。這三個機構雖然各自保管的內容不同，服務公眾的方式也不同，但作為文化、教育載體的功能相近。本文介紹了三館跨機構合作的國際背景，并對建立館際合作的必要性和出現的問題進行探討，并提供了幾點建議。

檔案館；圖書館；博物館；際合作

自上世紀末開始，歐美許多國家的檔案館、圖書館和博物館進行館際合作的趨勢越演越烈。檔案館負責收集、編目和保管檔案資料，并在公眾需要利用檔案時提供服務；圖書館收集、系統整理和科學管理圖書文獻，除了提供實體借閱外，也大量開發數字化信息資源供人參考；博物館收集、保存和陳列有關藝術、科學、考古以及民俗等器物藏品并向公眾開放展示。雖然三者作為載體保管的內容有所差異，提供給公眾使用的方式也不同，但從功能上看都屬于保護和傳承世界文化歷史遺產、推動學術研究和社會教育的文化機構，三館館際合作有助于推動各項文化推廣、教育普及活動，從而維護、傳承我國珍貴歷史文化遺產，減少不必要的資源浪費，并滿足社會公眾日益多元的需求，提供更為便捷優質的服務。

一、國外檔案館、圖書館和博物館的合作趨勢

隨著信息技術的進步、網絡的普及，傳統的資料提供模式已經不能滿足廣大使用者的需求，越來越多用戶希望出現一個強大的數據庫，在搜索自己需要的資料時可以同時獲取來自不同機構的內容。目前國外許多國家在加強檔案館、圖書館和博物館合作的道路上已經邁出一大步。

美國很早意識到三館合作的重要性，國家檔案局局長David Ferriero曾在一次會議中表示“圖書館、博物館、檔案館作為人類社會文化資源的收藏單位，本身有著共同的工作目標：保護信息、收集信息、讓信息得到應用”。(1)三館合作的關鍵是深入了解使用者的需求后，實現跨機構信息共享。因此在這些文化機構任職的工作人員必須努力適應現在這個高速發展的信息社會，積極合作與分享，提供可以滿足需求越來越多元的新一代用戶的優質便捷服務。為此國家早于1996年立法，之后美國政府以及各個州政府紛紛撥款為加強三館合作的項目提供資金，如美國圖書館博物館服務協會和美國人文學科捐贈基金會聯合設立的基金就專門規定所有申請該基金的項目組必須有圖書館、博物館、檔案館中任何一個館作為其小組核心成員，每個項目可得到5—35萬美元的資金支持，基金會希望選出的項目組能夠成為檔案館、圖書館、博物館以及其它文化機構合作的代表，進而在全國范圍內推廣。此外，科羅拉多州的丹佛市公共圖書館、丹佛市藝術博物館和科羅拉多州檔案館也曾以美國西部歷史為主題展開合作，集中三所機構的珍藏在多地聯合展出。

英國于2000年成立博物館、圖書館和檔案館歷史會，其宗旨是“提供戰略指導、推動交流；成為權威的倡導者和行業的領導者；建立最好的范例，讓三館為越來越多的英國公民提供高質量的實踐活動，豐富公民的生活”(2)。它鼓勵創新項目，投入資金開發各類在線數據庫，為多元化需求的用戶提供服務，其中一個對外開放的數據平臺集中展示了超過6000件分別來自英國檔案館、圖書館和博物館的珍品。英國沃里克郡移動圖書館與英國可移動文物項目組合作，只要是該郡移動圖書館的用戶都可以在線觀看國家博物館內的藏品和檔案館里的文獻資料。這項活動廣受歡迎，非常成功地讓之前沒有機會接觸的鄉村居民也能深入了解博物館展覽和檔案查詢服務，培養他們的興趣，為檔案館和博物館帶來新的用戶。

其它各國也都有三館整合的成功例子，如加拿大合并原有的國家圖書館和國家檔案館成立新的綜合管理機構，以便集中所有資源更好提供服務；德國建立圖書館、檔案館和博物館門戶網站；丹麥多家檔案館、圖書館和博物館聯合開發綜合型在線數據庫“北日德蘭半島文化歷史數據庫項目”，檢索超過10萬條，方便用戶在線搜索各館圖書、藏品和檔案歷史文獻；2012年新加坡國家檔案館并入國家圖書館管理局，進一步完成新加坡國家檔案、圖書和博物館館藏資源整合。

二、建立三館館際合作的必要性

首先，更好滿足越來越多元的用戶需求。目前國內的檔案館、圖書館和博物館都相對獨立，彼此缺少聯系，各自采用的整理編目方式、數據系統也有很大差異。館藏資源分散在不同機構，用戶必須耗費大量時間和精力在信息搜索上。然而這是一個講求效率、以用戶體驗為導向的大數據時代，新一代習慣快速搜索、有著多元化需求的用戶群希望打破機構限制，能夠通過一個數據平臺最大程度地獲取和利用自己需要的資料線索。同時，正如上文提到的諸多國外成功的例子，檔案館、圖書館和博物館只有進行資源整合，檔案館的檔案史料、圖書館的書刊目錄和博物館的藏品信息集中在同一個數據庫展示，減少用戶搜尋的時間，更積極主動地提供各種便利服務，才能吸引更多潛在用戶，擴大文化機構的影響力。

其次，有利于減少不必要的資源浪費、彌補信息缺漏的問題。我國圖書館、博物館和檔案館各自分工明確，信息交流并不頻繁，三館的館藏領域又有一部分重合，常出現因溝通不及時造成同一件物品被三個機構以不同命名方式重復收集的情況，導致人力、時間上的資源浪費。另一種情況是三方交流不夠，情報覆蓋不全面，信息時有缺漏。因此三館共同制定館藏發展的方向和政策，三者分工合作，減少不必要的重復工作，同時彌補之前情報有所不足的部分，推動館藏資源的建設、開發和利用。

最后，有助于保護和傳承我國文化遺產。檔案館、圖書館和博物館本質上都具有保護、研究、教育和傳承人類文化遺產的社會功能。作為社會中重要的公共文化機構，三館都有責任盡可能地引導公眾關注、學習本國的重要文化資源。目前中國第一歷史檔案館聯合中國國家圖書館和國家博物館，開展古籍修復、挖掘收集各地歷史文化遺產和民俗傳承、對各館館藏資源進行系統地整理編目和主題展覽等項目，對于保護我國珍貴文化遺產、展現中華文明的輝煌歷史和帶動文化產業進步都有積極意義。

三、館際合作中出現的問題和建議

1.提供全盤的政策支持

相較于積極對公眾開放的圖書館和博物館，檔案館有其特殊性，更重視保護檔案資料的完整和安全。大部分檔案資源來源于各黨政機關、社會組織和個人信息，涉及國家機密、企業利益或個人隱私，不宜全部對外開放。如果將全部資料放上網，將引起嚴重的道德乃至法律問題。目前我國檔案和圖書、博物館等文化機構還只限于基層往來交流，需要更高層次就哪些資源可以公開作出決定，在不損害國家利益和個人信息安全的前提下最大程度提供給用戶所需服務。所以整合檔案館、圖書館和博物館若缺少全盤規劃只會變成一盤散沙，政府部門負責提供發展方針和政策指導，并制定相應法規制度進行約束，三館在開展跨機構合作時應該統籌規劃并形成可行的合作協議，并依照協議完成項目。

2.統一各館藏資源的錄入標準

雖然檔案館、圖書館、博物館的工作流程相近，都必須“收集、加工和整理有關的文獻，進行開發傳遞，向社會提供信息服務；在信息的輸入、加工、存儲、輸出等工作中，都要經過分類、標引、編目、組織目錄等環節”[1]，但在編目錄入的時候采用的標準并不一致。這就對構建一個能夠實現一站式搜索的綜合性數據平臺造成阻礙，大大增加了搜索難度，使得用戶無法在短時間內獲取自己需要的信息。如何將分散的館藏資源成功整合，將各個館的數據庫有機聯系在一起，實現三館館藏共建和共享，成為檔案館、圖書館和博物館跨機構合作需要解決的一個難題。因此，制定統一的描述標準有助于完善館藏信息的關聯，各館的數據庫記錄所收集的資源時都應采用統一的錄入格式，才能為使用者提供最優質、最快捷的服務。

3、招募和培養具備跨機構合作能力的綜合性人才

綜合性數據平臺的構建十分復雜，需要大量跨專業人才，涉及檔案學、圖書館學和博物館學等，同時還需要精通計算機編程、數據庫設計。然而目前國內各檔案館、圖書館和博物館內部人員的崗位流動并不多，往往只掌握了自己從事的那部分工作，對本單位的其余部門乃至另外兩館的工作流程、業務內容并不熟悉，因此招募和培養跨學科、跨領域的綜合性人才就變得極為關鍵。三館館際合作應該針對館員聯合開設一些再教育的課程，提供一系列有助于培養復合型人才的專業培訓，增進三館之間的館際交流，從而推動建立一支了解各館實際工作情況、具備跨學科知識的人才隊伍，并最終服務于三館館藏資源的整合和綜合性數字化平臺項目的完成。

注釋：

(1)韓文靚.圖博檔數字化服務發展趨勢研究[D].第3頁.南京大學,2013

(2)肖希明鄭燃.國外圖書館、檔案館和博物館數字資源整合研究進展[J].第32頁.中國圖書館學報,2012(3)

[1]韓文靚.圖博檔數字化服務發展趨勢研究[D].南京大學,2013