辦公紙式檔案與電子檔案兼顧的檔案管理

董淑新

（哈爾濱市呼蘭區自來水公司 黑龍江 哈爾濱 150001）

辦公紙式檔案與電子檔案兼顧的檔案管理

董淑新

（哈爾濱市呼蘭區自來水公司 黑龍江 哈爾濱 150001）

電子檔案已經成為檔案的一種重要形式，電子檔案的形成促使檔案管理工作發生了前所未有的變化，但是很多人片面覺得電子檔案方便且節省空間，由此，論定電子檔案完全能夠取代紙質檔案。筆者通過工作的經驗總結出電子檔案和紙質檔案的優缺點，說明電子檔案不能取代紙質檔案的事實，此外，進一步提出紙式檔案與電子檔案兼顧的辦公檔案管理方案，從而達到互補共榮的檔案管理的理念。

電子檔案；紙質檔案；信息化

電子檔案是當今信息化時代誕生的檔案管理形式，電子檔案管理是時代發展的必然產物，其為檔案管理帶來了創新和發展，對檔案管理工作起到了巨大的促進作用。但電子檔案在工作中也凸顯出一些不可避免的缺點，而這些缺點有要依賴傳統的紙式檔案來擬補，可見辦公檔案管理工作不能過分的依賴于電子檔，由此，應該該形成電子檔案和紙質檔案兼顧的全新檔案管理模式，促進檔案管理工作更好的方向開展。

一、電子檔案的優點和缺點

（一）電子檔案優點

1、效率高

電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統向特定對象予以發布，節省了大量文件印發、轉送、通知等，節省了時間、人力和物力。此外，經過計算機系統整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、綠色環保

利用互聯網絡進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質的使用，節約了紙張不但能夠節省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。

3、空間占用少

電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現了便捷性、高效性和靈活性。

（二）電子檔案缺點

電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸的過程中極易發生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經過不同格式的轉換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網絡上會出現被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術難點是保障檔案的安全性。

二、紙式檔案的優點和缺點

（一）紙式檔案的優點

紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質檔案通常經人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經篡改，如果篡改也容易發現，便于確保檔案的原始性和真實性。

（二）紙式檔案的缺點

隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發現紙式檔案很容易受條件影響。紙質檔案的紙張在高溫、較潮、發霉、蟲蛀等環境下，容易對紙質檔案產生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。

三、紙式檔案與電子檔案的互補性

無論是電子檔案還是紙質檔案都是為社會發展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：

（一）重視紙式檔案向電子當轉轉化的質量

紙質檔案的內容經過掃描和轉換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質量也是由紙質檔案的質量決定的。因此，在對紙質檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質檔案的質量管理。

（二）建立電子檔案歸檔的工作制度

電子檔案與紙質檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發揮優勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規范和有章可循。

（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平

目前辦公檔案管理人員很多都是非專業出身，對檔案的管理只停留在基礎的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學的管理方法，使得檔案管理在發生重大變革上沒有應對能力，容易出現檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質并具有各方面專業技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。

四、結論

檔案管理工作中實行電子化管理方式具有便利性和可操作性，但電子檔案還存在安全性和局限性等問題，不利于檔案管理工作的開展。所以，我們既要重視電子檔案管理模式的發展，還要重視傳統紙質檔案的管理方式，形成電子檔案和紙質檔案兼顧的發展趨勢，適當利用但不過多依賴電子檔案，才能夠實現檔案管理工作的科學發展。

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[3]王帥,馬玉濱.淺析電子檔案與紙質檔案并存現狀[J].管理論壇.2013(5):256-257.