關于實現檔案管理現代化的探討

朱 丹

（齊齊哈爾市建華區環境衛生管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

關于實現檔案管理現代化的探討

朱 丹

（齊齊哈爾市建華區環境衛生管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

隨著社會的快速發展，目前我國各行各業都加快了現代化建設的進程。檔案作為社會實踐活動的真實記錄，在現代化建設過程中具有非常重要的意義，但長期以來，人們對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，對檔案管理工作的重視度不夠，再加之檔案管理人員在工作中缺乏責任感和奉獻的精神，這就更導致檔案事業在社會發展中的重要作用和意義不能有效的體現出來。在當前現代化建設程度不斷提高的新形勢下，為了能夠使檔案管理工作更好的服務于社會，則需要加快實現檔案管理現代化，使檔案工作在社會發展的重要戰略作用得以發揮出來。

檔案管理；現代化；觀念；機制；人才；服務

一、檔案管理現代化簡述

（一）檔案管理現代化的特點

檔案管理現代化就是實現檔案的數字化和網絡化管理。就是利用現代化的各種先進技術來對檔案資源進行收集、整理、加工、存儲和分析。同時利用網絡技術和計算機技術來加快推動檔案管理工作網絡化的實現，利用網絡將各檔案管理單位之間有效的聯系起來，實現檔案資源的共享，從而使檔案更好的為社會服務。

（二）檔案管理現代化的內容

首先，現代化的管理思想。在檔案管理工作中，需要利用現代化的管理思想，及時對傳統思維觀念進行轉變，及時對現代化檔案管理理念進行更新，做到與時俱進，從而在檔案管理工作中利用現代化管理方法和思想來加快推動檔案事業的健康發展，強化對現代化檔案管理的深入認識，使其更好的為社會發展提供服務。

其次，現代化的管理人才。在實現檔案管理現代化的工作中，現代化的管理人才具有不可或缺性，也是實現檔案管理現代化的重要保證。作為現代化的檔案管理人才，不僅需要扎實的掌握現代化的檔案專業知識，還要對各種現代化的技術和管理技能進行熟悉掌握。因為在科技快速發展的今天，單一的技能已無法適應社會發展的需求，所以檔案管理部門需要加快引進和培養現代化新型檔案管理人才。

再次，現代化的管理方法。在檔案現代化管理工作中，現代化管理方法是檔案管理現代化的重要組成部分部分，需要通過建立健全檔案規章制度，利用現代化的管理理念和方法來實現對檔案的現代化管理。

最后，現代化的管理手段。現代化管理手段是檔案現代化管理得以實現的重要標志，需要在檔案管理工作中，通過熟練的對現代化管理設備和軟件進行使用，從而提高檔案管理的現代化水平，加快推進檔案管理現代化的實現。

二、實現檔案管理現代化的有效措施

（一）加快對檔案管理觀念的更新

檔案管理現代化的實現，需要現代化的管理觀念，只有在現代化的管理意識下，才能從傳統的管理理念束縛下脫離開來，加快推進檔案管理的現代化進程。所以對于檔案管理人員來講，在現代化建設過程中，需要加快思想觀念的轉變，解放思想，大膽創新，不斷對自身的現代化意識進行強化，從而在檔案工作中不斷進行創新和探索。

（二）建立健全集中統一的檔案管理機制

集中統一管理機制是實現現代化管理的的重要標志，檔案管理只有朝著這個方向努力，才能真正實現現代化的管理。我國目前的檔案管理機制普遍處于比較分散的狀態，使用起來很不方便，也不便于統一管理，要從根本上解決這一難題，就必須建立健全一個集中統一的管理機制，制定出科學、合理、高效的管理制度，以制度化的管理來保證檔案管理技術的規范化與標準化，以及檔案管理各種軟件、硬件的選擇與使用，把原來分散、無序的檔案管理集中起來，統一納入到現代化的檔案管理系統中，使檔案資源能夠得到集中利用和共享。

（三）加強數據庫的建設

數據庫的建設是檔案管理現代化的基礎工作，也是實現檔案管理現代化的根本。由于檔案資源的數量不僅多而且復雜，要把檔案資源進行歸類、整理并輸入到數據庫系統中，沒有一套科學、合理的方法，是非常耗時耗力的，會嚴重影響到檔案管理的現代化進程。因此，必須要在原檔案管理的基礎上，進行分門別類的分級著錄：對于內容單一、使用價值比較低的卷宗實行案卷著錄；對于涉及內容相同的則實行組合級著錄；對于涉及到重要或龐大、復雜內容的卷宗，則實行文件級著錄。減少一些不必要的著錄環節，提高了數據庫建設的速度。

（四）加大現代化人才的培養和引進

（1）建立完善的人才引進機制

在現代化的檔案管理工作中，管理人員的素質決定了檔案管理工作的水平，通過建立完善的人才機制，加強對現代化管理人才的引進，使管理人員的素質不斷提高，把各種現代化的科學知識與技術充分運用到檔案管理工作中。

（2）加強對現有管理人員的培訓，努力提高其綜合素質?

要通過各種培訓方法，使檔案人員能夠不斷吸收、消化各種有用的知識，掌握到更多有用的現代化管理知識和技能，努力培養出具有現代化管理水平的綜合型、高層次的檔案管理人才。

（五）強化檔案管理的服務職能，不斷拓寬服務范圍

傳統的檔案管理模式一般只注重檔案資源的收集與管理，而忽略了對檔案資源使用對象的服務職能，要實現檔案管理的現代化，就必須改變這種被動、不思進取的落后模式，把檔案管理的重點放到為個人、企業單位、事業單位提供服務方面來，使檔案管理工作更好地為社會經濟的發展服務。

三、結束語

在我國現代化建設工作中，檔案管理現代化是其中非常重要的部分，而且社會主義現代化的發展也必然要求實現檔案管理的現代化。所以當前對于檔案行業來講，實現檔案管理現代化具有迫切性和必然性，只用實現檔案管理現代化，才能更好的提高檔案管理工作的效率，確保檔案管理經濟效益的實現，使其能夠在社會主義現代化建設過程中發揮積極的作用。

[1]崔愛榮.檔案管理現代化淺析[J].職業時空，2013（1）.

[2]吳后瓊.實現檔案管理現代化的對策探討[J].學理論，2011（4）.