勞動人事檔案管理現代化的探索

張秀坤

（哈爾濱市房地產開發公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

勞動人事檔案管理現代化的探索

張秀坤

（哈爾濱市房地產開發公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

我國的人事檔案管理是經過長期的經驗積累而形成的，對社會成員的原始資料進行收集，其中對人們的學習經歷以及社會經歷、家庭情況等進行了詳細的記載，是人事管理工作中十分重要的組成部分。。本文中對勞動人事檔案管理實行現代化管理的必要性及具體措施進行了詳細分析及論述。

人事；檔案管理；現代化

現代社會的各項工作都在不斷的追求高效性，勞動人事檔案管理工作也不會例外，要想實現對勞動人事檔案的現代化管理，就要將現代化的計算機技術及網絡技術等融入到勞動人事檔案管理工作中來，實現對人事檔案的現代化收集、歸檔及整理等，在進行人事檔案調用時也能夠迅速的查詢并找出，從而有效的提高人事檔案管理工作效率及質量，降低人事檔案管理工作失誤率。實現對勞動人事檔案管理的現代化，可以更好的促進我國人事管理工作的發展及變革，加快勞動人事檔案管理轉型，并為人事管理工作注入了新的管理理念，對于從事于人事檔案管理工作的人員來說，也更加有利于其個人素質的提高及工作技術的優化，這也是未來社會勞動人事檔案得的必然發展方向。

一、人事檔案管理的現代化是形勢發展所要求的

現代社會以飛快的速度發展著，相對應的就需要更為高效的管理模式及方法來銜接，而勞動人事檔案是我國社會人才管理的重要形式，實現人事檔案管理的現代化、高效化是未來人事檔案管理工作的主流發展趨勢，也是新形勢下的必然選擇。

（一）人事檔案管理的現代化是科技發展的動力因素

在建設和管理兩個方面，隨著科技發展的日新月異，在當今社會的很多領域都將高科技的管理工具以及手段運用到其中，這樣能夠使生產力得到極大的解放，相應也能使生產效率得到了提高。人事檔案工作是人事管理工作的重中之重，也應該有著相應的社會化的內涵。信息技術的傳播也在相應地帶動起來檔案的管理方式，手法以及管理方面的思想和組織上的新的變革。

（二）人事檔案管理是經濟發展的趨勢

隨著經濟不斷發展和時代的進步，社會生產的專業化轉變以及現代化的水平的巨大力量也逐漸顯露出來，而作為管理工作，也應該相應提高水平來與之相適應。而人事檔案管理的機構，對象以及服務對象的社會性，直接決定了人事檔案管理來源的普遍的特征，內容的多樣性以及結構的復雜性。

（三）人事檔案管理現代化是經濟效益得以提升的關鍵因素之一

多年以來，我國的人事檔案管理辦法還是處在計劃經濟體的階段，并不是十分符合現代化的發展要求，沒有將人才資源有效的利用起來，并沒有起到勞動人事檔案的真正作用。而我國經濟社會要求不斷的發展，這就需人足夠的人才隊伍來做為支撐，因此提高人事檔案的利用率是提高社會經濟效益的必然前提。勞動人員檔案管理工作可以有效的實現人才檔案的全面了解，并對人才的選拔、聘用等提供最基礎的參考，同時也可以為各級領導機關部門的人員選調等提供原始參考依據等，故對人事檔案管理進行現代化建設十分的必要。

二、實現人事檔案管理工作現代化的措施

（一）利用計算機進行電子檔案管理

電子檔案比紙質檔案管理起來更容易，而且一個最大的特點就是能用最小的空間存放最大量的信息，電子檔案館能夠完成很多紙質檔案無法或者短時間內無法完成的工作。因此，建議單位盡快將計算機引進到檔案管理中，也建議國家盡快完善相關方面的法律法規。在全面推進計算機電子檔案之前，單位檔案部門要采用現代手段掃描等方式將以前紙質的材料電子化，收集整理這些材料，完成電子檔案和紙質檔案同步保管。電子檔案里不可缺少圖片、音頻、視頻等信息，還要包括人事記錄，為人才技能數據庫的建立和完善提供信息支持。

（二）健全人事檔案管理制度

健全人事檔案管理制度需要結合單位實際人事檔案管理情況和社會現實需求情況，進一步完善各項規章制度，狠抓落實。人事檔案管理人員要及時收集與檔案有關的各種材料，并及時進行科學合理的處理，對手續不全的材料要退回材料形成部門進行補辦和完善，確保材料的完整和準確。

（三）提高人事檔案管理人員的綜合素質

在進行勞動人事檔案管理時，通常要遵循相關的政策及業務流程開展工作，該工作的性質具有保密性及服務性，各檔案管理機構及單位的人事管理部門中的工作人員要具有較強的責任心，且態度端正，思想政治素質過硬，這就需要對人事檔案管理人員的綜合素質進行全面的提高。與此同時，在實現勞動人事檔案管理現代化建設過程中，要涉及到相關技術操作的使用，這就要求檔案管理人員具有一定的計算機知識，并有一定的操作基礎，且在工作中不斷的學習相關專業知識，各單位也要加強對檔案管理人員的培養及教育，從而全面的提高勞動人事檔案管理人員的綜合素質。

（四）提高人事檔案利用率

單位要想實現人事檔案管理的現代化，就必須要充分利用計算機，建立和完善人事檔案管理信息數據庫，及時更新數據庫，保持數據庫信息的動態化。編制檔案檢索帳、案卷目錄、總目錄、分目錄、專題目錄等檢索關鍵詞。

三、結語

綜上所述，我國經濟社會要想實現不間斷的發展，需要大量的不同類型的人才，而要想更好的發揮出人才的能力及潛質，并實現人才的科學管理，這是人事管理工作的機遇更是挑戰，要想更好的完成勞動人事檔案的管理工作，就要在管理方式及方法上進行不斷的創新及優化，如對勞動人事檔案進行現代化管理，將各種新的現代化技術應用到人事檔案管理中來，可以實現人事管理方式的全新轉變，避免工作失誤的發生率，提高勞動人事檔案管理的工作效率，從而使我國的勞動人事檔案管理工作向著更加先進、穩定的方向發展。

[1]李芳.淺析人事檔案管理的信息化發展趨勢[J].群文天地.2011(24).

[2]張華.試論檔案現代化管理與計算機的應用[J].東方企業文化.2011(24).

[3]張延玲.關于做好高校人事檔案管理利用工作的思考[J].工會論壇(山東省工會管理干部學院學報).2010(06).