醫院檔案借閱中存在的問題及優化對策

于向紅

（哈爾濱市第一專科醫院 黑龍江 哈爾濱 150056）

醫院檔案借閱中存在的問題及優化對策

于向紅

（哈爾濱市第一專科醫院 黑龍江 哈爾濱 150056）

醫院檔案作為醫院服務及科研成果的真實記錄，其在醫院發展過程中具有極為重要的意義，同時也是解決醫療糾紛的重要依據。由于醫院檔案具有極其重要的意義，所以需要加強對醫院檔案的借閱管理，確保檔案的安全。目前醫院檔案借閱管理制度還不健全，監管不到們，存在著檔案被私自外借的現象，所以需要對醫院借閱管理制度進行完善，增強檔案安全意識，通過規范借閱程序及改善借閱手段從而消費醫院檔案借閱管理工作中存在的安全隱患，確保醫院檔案能夠更好的在醫療、科學和管理工作中發揮其重要作用。

醫院檔案；借閱管理；問題；優化對策

一、目前醫院檔案借閱中存在的主要問題

（一）借閱制度不完善

目前在很大一部分醫院檔案管理工作中，對于檔案的借閱都缺乏規范性的程序，再加之管理制度不健全，醫院檔案在借閱過程中存在著丟失的現象，同時在一些科室內，部分借閱來的檔案文件隨意放置，檔案資料極易丟失，給醫院檔案的安全帶來了較大的隱患。

（二）職責不明，導致借閱無門

目前部分檔案不設置專門的檔案部門，醫院的檔案處于分散管理的狀態。醫院內不同部門管理不同的檔案資料，而且相互不隸屬，不銜接，這樣就導致歸檔職責不明確，在借閱過程中也不知應該找哪個部門，而一旦檔案丟失無法追究責任。

（三）部分檔案管理人員業務不精，缺乏借閱指導性

作為醫院檔案管理人員，需要在醫院檔案借閱中充分的發揮專業的指導作用，不僅要對檔案的分布進行熟悉，而且還要對不同專業學科的內容都要全面掌握，這樣才能為借閱人員提供專業的指導。但當前醫院檔案管理人員多為非專業人員，而且整體素質較差，普遍年齡較大，自身知識結構老化，不愿意接受新事物，觀念較為陳舊，這樣導致其在借閱管理工作中無法將參謀和指導作用充分的發揮出來。

（四）信息化程度不高

目前部分醫院信息化建設速度較為滯后，檔案信息化程度不高。即使在檔案管理工作中已普遍使用計算機，而且開始使用電子檔案，但由于受制于軟件開發和設計等方面的制約，檔案管理者在檔案借閱管理中還無法與信息化技術進行有效的銜接，缺乏具體的應用經驗。再加之目前醫院檔案數據庫建設工作相對較為滯后，這就導致醫院檔案數字化并沒有全面實現。

（五）監管不力，造成檔案丟失

醫院發展過程中，部分醫護人員和科研人員會將借閱的檔案在科研教學中隨身進行攜帶，而且檔案長期的放置在借閱人手中不歸還。個別醫院內部人員私自將醫院檔案私自外借。還有部分檔案在借出過程中存在被涂改、丟失的問題。這些問題的存在充分的說明了當前醫院檔案借閱管理工作中存在著監管不力，給檔案的安全帶來較大的隱患。

二、優化醫院檔案借閱管理的對策

（一）增強安全意識，優化借閱環境

醫院需要加強對檔案的管理工作，需要將檔案管理納入到醫院發展的重要內容，確保其與醫院的各項規劃和發展保持同步。同時還要加強醫院從上到下對檔案工作的重要性的認識，通過加大對醫院檔案的宣傳力度，強化檔案法律法規的學習，從而深入的對檔案有一個全面、正確的認識，以便于在工作中能夠更好的配合檔案管理部門的各項工作。對檔案的安全管理重視，認識到檔案對維護自身權益和服務人民群眾的重要意義，從而在日常工作中重視檔案的安全，避免人為疏忽而給檔案資料帶來的安全問題。

（二）規范借閱程序，健全管理制度

檔案借閱是一項經常發生在醫院的活動。建立完善的借閱制度，可以減少檔案借閱的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續發展。醫院要根據檔案有關的法律法規，結合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案借閱程序。同時，建立對檔案的歸檔、保管、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度，使檔案工作每個環節的運行都有章可循。

（三）整合檔案資源，提高借閱效率

建立科學的檔案管理體系，將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價。醫院應統一規劃庫館，積極促進圖書、檔案的一體化管理，減少機構的重復與人財物的浪費，最終在全院建立起嚴密、有效、快捷的查閱、借閱系統。

（四）提高管理人員素質

有計劃、分步驟地引進和培養一批具有現代科學知識和專業技能的人才。加強對現有檔案管理人員的業務培訓，通過外出進修、專家講學等方式，培養和打造技術精、業務強、效率高的醫院檔案管理隊伍。建立醫院檔案培訓長效機制，將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，建立檔案管理人才梯隊。

（五）改善借閱手段，加強硬件建設

逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，并采用檔案管理系統專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統計，優化借閱工作。通過將檔案目錄和部分內容納入局域網，利用網絡系統加強各部門之間、院際之間的資源共享，實現借閱網絡化、信息化。

（六）理清借閱源頭，消除漏洞隱患

病歷檔案借閱人員在閱完檔案后要及時歸檔，防止遺失。在病歷檔案歸檔時病歷檔案管理人員必須認真仔細清查、核對，防止錯號、重號、錯檔及漏檔的發生。如有確因工作需要，需將病歷檔案帶出檔案保管室的，必須經醫院分管領導簽字，原則上當天歸還。同時，還要加強對各級醫療保險、新農合管理機構、司法機關、醫療鑒定部門、保險公司等借閱病歷檔案的管理，防止由此引起法律糾紛和危害社會行為的發生。

三、結束語

醫院檔案在醫院發展過程中具有非常重要的意義，所以需要確保醫院檔案的

安全性，強化醫院檔案的借閱管理，通過建立健全醫院檔案借閱管理制度，規范借閱程序，提高全體員工檔案安全意識，從而確保醫院檔案的安全，使其能夠更好的為醫院的發展及利用者提供優質的服務。

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