淺析縣級檔案信息化管理存在的問題與對策

宋啟紅

（方正縣檔案局 黑龍江 方正 150800）

淺析縣級檔案信息化管理存在的問題與對策

宋啟紅

（方正縣檔案局 黑龍江 方正 150800）

檔案信息化管理作為一種新型的檔案管理模式，其依靠計算機的強大計算能力，可以快速地進行數據地整合、分析、極交提高全縣檔案管理的效率，而且還可以通過互聯網來進行資源共享，對于檔案的長期發展有著巨大的作用。就目前情況來看，縣級檔案信息化建設不存在很多問題，比如檔案管理應用系統建設滯后、檔案信息化人才隊伍亟待培養、檔案資源共享觀念淡薄等，這些問題直接影響到全縣檔案信息化建設的步伐。為了改善這些問題，筆者對檔案信息化建設過程中常見的問題進行了分析，并找準了問題的解決對策。

一、檔案信息化管理的現狀及問題

1.檔案信息化專項資金不足。自2011年起，近4年，方正縣檔案信息化每年平均投入資金5萬元，采取外包的形式對檔案進行數字化管理，由于資金有限，這直接使得全縣檔案信息化建設進展緩慢。

2.檔案管理應用系統建設滯后。當前縣級檔案管理工作存在的一個問題就是檔案應用系統建設滯后，雖然多數單位均已安裝使用泰坦2000檔案管理系統，但系統版本陳舊，功能單一，在當前信息量突飛猛漲的條件下已經不能適應當前的檔案管理工作的需要，亟待研發更新新型的檔案管理系統。另外，截止目前，我縣仍然沒有建立起全國統一的檔案管理網站平臺，也沒有構建起大規模的國家檔案數據庫，這些現實情況就使得檔案管理工作暫時仍無法為社會提供隨時隨地的檔案信息查詢、保存、提取等服務，這也成為制約檔案信息化管理的一大障礙。

3.檔案信息化人才隊伍亟待培養。人才是發展的基礎和后備力量，對于檔案的信息化工作來說也不例外。當前檔案信息化管理工作面臨的另—個現實即國內的檔案信息化人才資源與國內的檔案信息化建設及工作需求的矛盾十分嚴重，即專業的檔案管理人才無法滿足檔案信息化管理工作的缺口和需要，專業人才隊伍亟待發展壯大。檔案從業者的信息化素養總體偏低這一現實與技術型人才嚴重缺乏、“中間性”人才缺失、人才引入及激勵政策有待完善等方面原因都有著密切關系，也是人才培養的癥結所在。

4.檔案資源整合觀念淡薄。在檔案管理工作中，我國傳統的一些思想和理念一直或多或少地影響著當前的檔案管理工作。如，在管理工作中，檔案館藏一直是衡量檔案館規模和地位的重要指標，這就造成一些檔案管理部門片面的追求自我實體擁有量，但在獲得自我實體擁有量的同時卻往往忽視如何將自我主體擁有的館藏與整個社會信息體系相結合并共享，實現信息資源的最大化利用，這一現實也成為當前檔案管理工作的一大問題。

二、當前檔案信息化管理的對策

1.提高認識，統籌規劃。首先必須在思想上允分認識檔案信息化管理的重要性。積極學習和順應檔案信息化管理工作的知識和要求，為做好檔案信息化管理工作打好基礎：其次，作好統籌規劃。檔案信息化管理工作的工作量較大，要積極做好相關情況的調查，包括檔案類型、載體形態與狀態、館藏數量、檔案信息利用等基本情況。同時，根據實際情況制訂檔案信息化的科學規劃，包括硬件設施的購置計劃和軟件研發的長期規劃，使其有較強的資金支撐能力和擴展能力。

2.做好檔案數字化的全程控制。在檔案數字化過程中，要對檔案管理工作的流程、流轉過程、封存、納入數據庫等整個環節進行妥善、全面的質量控制和質量檢查，保證數據資源的準確、安全。具體來說，質量控制應包括以下幾方面內容。一是數字化前的檔案整理檢查。保持數字化檔案原件的完整性、有序性；二是做好檔案資料數字化后的數據質量控制，如圖像質量檢查等；三是數據聯接檢查。如通過系統目錄數據庫與已掃描的檔案文件資料進行聯接比對等，這些方面都需要引起從業人員的高度重視，把握其中的每個細節，做好工作。

3.加強人才隊伍建設。針對檔案信息化管理人才隊伍不能滿足工作需要的現實情況，一方面要加大相關專業的人才培養力度，不斷增加具有專業知識和較高業務能力的人才數量，另一方面要有計劃的定期對現有從業人員進行培訓，使現有從業人員接觸新時期的檔案信息化管理工作要求，轉變傳統觀念，更好的適應工作。

4.整合專業檔案目錄資源。對于當前的檔案管理工作來說，面對大量的信息資源，如何幫助查閱者快速、便捷的查詢關鍵信息是各大檔案管理單位必須面對和解決的問題。因此，檔案的目錄資源整合也逐漸成為檔案管理工作的轉變趨勢，比如將檔案按照行業.類別區分為城建檔案、房產檔案、信用檔案、人事檔案等，這都使檔案查詢得到極大便捷。不難看出，在今后的檔案管理工作中，不斷豐富和完善檔案目錄資源分類規整將成為必然選擇和趨勢。