衛(wèi)生計(jì)生局檔案管理模式研究

叢 丹

（齊哈爾市昂昂溪區(qū)衛(wèi)生和計(jì)劃生育局 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

衛(wèi)生計(jì)生局檔案管理模式研究

叢 丹

（齊哈爾市昂昂溪區(qū)衛(wèi)生和計(jì)劃生育局 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

本文從衛(wèi)生計(jì)生局檔案管理模式、存在的問題、改革環(huán)境分析，找到解決的措施，以加快構(gòu)建適合衛(wèi)生計(jì)生局檔案管理的發(fā)展為目標(biāo)，最終建立起滿足衛(wèi)生計(jì)生局檔案發(fā)展需要的檔案管理模式。

檔案管理；管理模式

引言

衛(wèi)生計(jì)生局檔案管理是其發(fā)展的基礎(chǔ)，我國(guó)當(dāng)前的檔案管理模式可分為三種形式，第一種是檔案室形式，第二種是檔案庫(kù)房形式，第三種是專業(yè)檔案室形式。隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理模式因其自身的局限，不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，改革勢(shì)在必行。根據(jù)衛(wèi)生檔案的特點(diǎn)，具體分類如下：

1、職業(yè)衛(wèi)生管理機(jī)構(gòu)和責(zé)任制檔案：建立的內(nèi)容一般有本檔案目錄、職業(yè)衛(wèi)生管理機(jī)構(gòu)設(shè)立、職業(yè)衛(wèi)生管理人員一覽表、職業(yè)病防治責(zé)任制文件等。

2、職業(yè)衛(wèi)生管理制度和操作規(guī)程檔案：建立的內(nèi)容一般有本檔案目錄、職業(yè)衛(wèi)生管理制度和操作規(guī)程一覽表、職業(yè)衛(wèi)生管理制度文本、崗位職業(yè)衛(wèi)生操作規(guī)程文本、職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、文件一覽表、職業(yè)衛(wèi)生法律、法規(guī)等。

3、職業(yè)病危害因素種類清單、崗位分布及作業(yè)人員接觸情況檔案：建立的內(nèi)容一般有）本檔案目錄、生產(chǎn)工藝流程圖、職業(yè)病危害因素清單、崗位分布及人員接觸情況表、人員變動(dòng)表、接觸職業(yè)病危害人員勞動(dòng)合同、產(chǎn)生職業(yè)病危害的設(shè)備、材料及警示標(biāo)識(shí)一覽表、產(chǎn)生職業(yè)病危害的設(shè)備、材料等。

4、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施、應(yīng)急救援設(shè)施檔案：建立的內(nèi)容一般有本檔案目錄、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施、應(yīng)急救援設(shè)施配置表、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施及定期檢定證書、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施、應(yīng)急救援設(shè)施檢修、維護(hù)、更換匯總表等。

5、工作場(chǎng)所職業(yè)病危害因素檢測(cè)、評(píng)價(jià)報(bào)告與記錄檔案：建立的內(nèi)容一般有本檔案目錄、職業(yè)病危害因素濃度（強(qiáng)度）日常監(jiān)測(cè)記錄、職業(yè)病危害因素檢測(cè)整改一覽表、職業(yè)病危害檢測(cè)、評(píng)價(jià)委托書、機(jī)構(gòu)資質(zhì)、職業(yè)病危害因素檢測(cè)報(bào)告與評(píng)價(jià)報(bào)告、職業(yè)病危害現(xiàn)狀評(píng)價(jià)（檢測(cè)）報(bào)告回執(zhí)表等。

1.衛(wèi)生計(jì)生局檔案室管理的模式

檔案管理的模式又單位的性質(zhì)不同、管理的方式等，有很多種模式，就現(xiàn)有的檔俺管理來(lái)看，主要有以下幾種模式：

（1）衛(wèi)生計(jì)生局內(nèi)部設(shè)立檔案室，有專職檔案管理員，有專門辦公室和檔案庫(kù)房，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案工作的行政管理和檔案保管。

（2）衛(wèi)生計(jì)生局只設(shè)立檔案庫(kù)房，沒有檔案行政管理辦公室，設(shè)專職或兼職檔案管理員，由檔案管理員負(fù)責(zé)檔案行政管理工作和檔案管理工作，稱為機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房模式。

（3）負(fù)有某一行業(yè)檔案監(jiān)管職能的專業(yè)管理機(jī)關(guān)設(shè)置的組織形式，即設(shè)有檔案保管機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)衛(wèi)生計(jì)生局的檔案管理工作，履行行業(yè)檔案行政管理工作職能，指導(dǎo)和監(jiān)督行業(yè)內(nèi)檔案工作，稱為專業(yè)檔案室模式。

2.衛(wèi)生計(jì)生局檔案管理工作存在的問題

檔案的管理工作由于檔案比較多，比較復(fù)雜，因而在管理起來(lái)也會(huì)存在著一些漏洞，隨著工作的開展，應(yīng)該及時(shí)發(fā)展，及時(shí)更改，具體歸納工作中存在的問題如下：

（1）制度建設(shè)和執(zhí)行力度不足現(xiàn)階段，不少檔案管理部門普遍存在制度建設(shè)缺位等現(xiàn)象，甚至沒有制定相應(yīng)的崗位職責(zé)，缺乏系統(tǒng)、科學(xué)的管理。

（2）管理模式相對(duì)落后，檔案管理的信息化、數(shù)字化水平較低。

（3）檔案管理平臺(tái)以人工管理為主，導(dǎo)致檔案信息化水平普遍不高，管理平臺(tái)的工作效率大受制約。

（4）專業(yè)人才培養(yǎng)和輸出相對(duì)較少，人才資源緊缺。

3.衛(wèi)生計(jì)生委檔案管理模式面臨的改革環(huán)境

隨著社會(huì)的發(fā)展，時(shí)代的變遷，檔案的管理工作也要跟上時(shí)代的步伐，才能服務(wù)于社會(huì)，取得經(jīng)濟(jì)效益。因此，衛(wèi)生計(jì)生委的檔案管理模式也敲響了改革的警鐘。

（1）社會(huì)經(jīng)濟(jì)的變化，檔案管理的重要性日顯突出。

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人員的構(gòu)成發(fā)展跟大的變化。不同時(shí)期，衛(wèi)生計(jì)生委需要通過檔案的管理，提供精確的數(shù)據(jù)，以便社會(huì)發(fā)展的管理。尤其是中國(guó)在轉(zhuǎn)型的時(shí)期，社會(huì)成員各個(gè)層次的比例，包括年齡、性別、學(xué)歷等等，都會(huì)影響到社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)政策的制定等等。

（2）政府信息公開推動(dòng)衛(wèi)生計(jì)生委檔案利用意識(shí)的提高

由于檔案的發(fā)展歷程不是很快，檔案的社會(huì)利用意識(shí)一直不高。政府在職能轉(zhuǎn)變的過程中，提出構(gòu)建民主、透明政府的要求，這就要求衛(wèi)生計(jì)生委的檔案也要透明化，具有提高社會(huì)對(duì)政府的監(jiān)督意識(shí)和查閱市民信息意識(shí)，以及推動(dòng)衛(wèi)生計(jì)生委檔案利用意識(shí)提高。

（3）檔案信息化發(fā)展，給檔案集約管理提供可能。

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的普及，使衛(wèi)生計(jì)生委檔案管理工作也隨之發(fā)生了相應(yīng)的變化。檔案載體從紙質(zhì)，發(fā)展到了紙質(zhì)、縮微膠片、光盤、硬盤、磁帶等多種載體并存的時(shí)代。信息化的發(fā)展以及檔案管理信息化技術(shù)的成就，給衛(wèi)生計(jì)生委檔案管理改進(jìn)，帶來(lái)了新的契機(jī)，并為檔案集約化管理提供可能。

4.改進(jìn)衛(wèi)生計(jì)生委檔案管理工作的措施

針對(duì)衛(wèi)生計(jì)生委檔案管理工作中存在的問題，現(xiàn)將整改措施如下：

（1）完善制度建設(shè)，強(qiáng)化執(zhí)行實(shí)效

在新的環(huán)境下，衛(wèi)生計(jì)生委檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)質(zhì)的突破，要實(shí)現(xiàn)科學(xué)的可持續(xù)發(fā)展，這就要求必須堅(jiān)持用制度管人管事，建立健全的機(jī)制和管理制度，使衛(wèi)生計(jì)生委的檔案管理制度完善，并具有很高的執(zhí)行效率。

（2）創(chuàng)新管理模式，提高衛(wèi)生計(jì)生委的檔案信息化水平。要積極運(yùn)用現(xiàn)代科技水平，創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理的手段，提高衛(wèi)生計(jì)生委檔案管理的信息化水平，做到提高服務(wù)質(zhì)量和效率。衛(wèi)生計(jì)生委的檔案管理信息化目的，是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，更加科學(xué)、合理、高效地輔助檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量和效率。

（3）拓展管理平臺(tái)，構(gòu)建衛(wèi)生計(jì)生委檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。衛(wèi)生計(jì)生委的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)建設(shè)是利用數(shù)字信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化，達(dá)到信息資源共享的的效果。因此，提升檔案管理水平，是推動(dòng)檔案管理向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)型的一個(gè)重要舉措。

（4）加強(qiáng)組織建設(shè)，提高檔案管理的人才素質(zhì)。作為新時(shí)期的衛(wèi)生計(jì)生外的檔案管理者，必須與時(shí)俱進(jìn)，努力提高自身的綜合素質(zhì)，適應(yīng)新時(shí)期衛(wèi)生計(jì)生委檔案管理的發(fā)展和要求。

5.結(jié)束語(yǔ)

隨著檔案管理模式的改革實(shí)踐的發(fā)展，對(duì)衛(wèi)生計(jì)生委檔案管理模式的研究，也是社會(huì)關(guān)注的熱點(diǎn)。而檔案管理模式改革的根源在于當(dāng)前的檔案室模式自身的局限性，難以應(yīng)對(duì)時(shí)代發(fā)展對(duì)衛(wèi)生計(jì)生委檔案工作的需求。因此，檔案管理模式的改革還有要漫長(zhǎng)的道路，相信，隨著逐步地晚上，一定能發(fā)揮其更大的優(yōu)勢(shì)。

[1]馮惠玲，張輯哲主編：《檔案學(xué)概論》，北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001年版。

[2]《北京檔案》評(píng)論員：《“機(jī)關(guān)檔案管理中心”好》，《北京檔案》2002年第5期。