關于對人事檔案管理的創新研究

付亞南

（山東電力工程咨詢院有限公司 山東 濟南 250013）

關于對人事檔案管理的創新研究

付亞南

（山東電力工程咨詢院有限公司 山東 濟南 250013）

建國以來，人事檔案作為人事管理的重要部分，發揮著憑證和參考作用，它記載著個人發展和職業生涯選擇的，它對國家人才發展、人才安全戰略以及人才隊伍建設都起著舉足輕重的作用，人事檔案既是個人信息資源又是國家信息資源。這些檔案可以作為各級組織考察、了解和使用人員的重要依據，是黨政組織和企事業單位了解選拔人才的重要信息源。目前隨著我國各項人事制度改革的推進，人事檔案管理和服務的改革和創新勢在必行。如果一味地以傳統的管理制度和方式方法來管理流動人員人事檔案，那么人事檔案的管理以及創新成為當今國情重中之重。

人事檔案；檔案管理；創新研究

一、現階段人事檔案管理模式存在的問題

目前信息化速度的加深，市場經濟、經濟全球化速度的加快，促使人員流動比率不斷增加。這些必然使舊的檔案管理體制在適應新的政治經濟體時出現很多問題。

（一）檔案的內容更新速度緩慢

檔案的更新除了少數信息，檔案管理部門會自動獲得外，還有很大一部分需要個人將信息報送檔案管理部門進行檔案更新。可現實中除了個人檔案更新的內容關系到升學、職位變化、工資調整外，很多信息個人是不會主動進行更新的。

（二）棄檔和檔案造假現象越來越多

目前，人事檔案的管理出現了一些混亂狀況，人事檔案與社會管理職能的分離已經越來越明顯。“棄檔”現象增多，甚至已成為普遍現象。“棄檔”就是拋棄了自己的檔案，對于有關記載個人信息的檔案下落和管理不聞不問，隨意拋棄檔案在若干年前是不可思議的，但現在“棄檔”現象的出現是一個警鐘。個人攜帶檔案，隨著流動人員的日益增多，人事檔案的轉遞也日趨頻繁，容易造成檔案的丟失和損壞，或者造成了檔案中一段時間的空白；“三齡一歷”內容失真與檔案造假，嚴重影響了人事檔案的真實性和嚴肅性，檔案造假的現象不僅存在于干部檔案中，也存在于企事業單位人員和社會流動人員中，給人事工作帶來諸多麻煩。

二、人事檔案在管理的創新

（一）宏觀管理創新

宏觀管理包括人事檔案工作的目前發展方向和未來發展趨勢、人事檔案工作的宏觀決策以及人事檔案人員職業素質的培養。重點要把握：1、長遠目標的創新。把目前的工作與人事檔案工作的方針、政策、法律法規結合起來，把近期發展目標與未來發展需要的結合起來。2、大局觀念的創新。要走出人事檔案工作單純是檔案部門誤區，把人事檔案工作定位在全校各項工作需要的基礎之上。3、深層次編研加工的創新。人事檔案不但要管好，更要開發和利用好。

（二）微觀管理創新

檔案工作從收集、整理、鑒定、保管到利用，是一系列密不可分的工作程序，每一程序都有很強的規定性。人事檔案工作的實際出發，適應檔案管理現代化的需要，一改傳統的檔案管理工作方式，既兼顧計算機和手工管理，又兼顧檔案室和檔案館的有機銜接，其實質就是對檔案整理程序規定的一種創新。

（三）制度和理念的創新

細化檔案管理制度要進一步建立干部人事檔案及材料審核把關、材料接轉、檔案質量通報登記等檔案管理制度，及時發現和糾正干部人事檔案內容失真的問題，以確保檔案內容真實可靠，維護干部人事檔案工作的嚴肅性。

1、要從信息資源的角度管理干部人事檔案，用信息管理的理念創新干部人事檔案工作，如建立干部工作業績、工作能力檔案和及時更新信息，把干部人事檔案管理部門建設成為干部工作、人才工作的信息庫和參謀部。

2、提高信息服務范圍。對不屬于保密范圍并能公開的部分信息，可建立個人電子檔案，對查看個人工作履歷等基本信息設立查看權限，方便個人或用人單位查詢的同時，可減輕檔案人員的工作量，也可減少紙質案卷因磨損造成的毀壞，提高檔案信息的利用價值。

三、人事檔案在利用、開發上的創新

（一）利用現代化管理手段，發揮人事檔案的歷史作用

干部人事檔案管理也要與時俱進不斷運用現代檔案管理理論與新技術，開拓創新開發新手段，加大投入，對干部人事檔案實行動態化管理和維護。開發研制部人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統.檔案部門要充分發揮檔案的歷史效能，堅持以人事檔案為基準，以歷史材料為依據對照政策，認真核對，及時準確地為相關職能部門提供有價值的信息，為正確解決問題提供第一手資料。

（二）提高檔案管理人員素質

高校干部人事檔案管理也是一項服務性工作，檔案管理人員的職責是收集好、管理好人事檔案，在此基礎上提供檔案給利用者，為學校的教學、科研服務．檔案工作人員是檔案事業賴以生存和發展的首要條件，檔案管理人員素質的高低也是影響干部檔案管理現代化實現的因素之一． 管檔人員必須要有過硬的政治素質，良好的職業道德，較強的業務能力，還要樹立為學校各項工作服務的意識。

（三）人事檔案信息資源的開發利用是人才信息資源基礎工作，發揮干部檔案在選用干部上的基本作用

其目的為檔案利用創造有利條件，以促進檔案價值由靜態服務轉為動態服務，用改革創新的思路和措施推進工作，既注重加強基礎性工作，重抓創新性工作，運用科學發展觀分析新問題，認識新事物，研究新情況，開展新實踐，利用現代化信息技術，改造傳統的檔案管理方式和傳統的服務項目，提高干部人事檔案工作的質量和效率，利用掌握的價值擴充規律，探索人事檔案服務的方向、方式、方法，推出更加科學、規范、易行的新服務項目。

四、結語

人事檔案管理的改革創新是一個漫長的過程，需要理論結合實際、充分運用科學技術，才能造福于民，更好地為國家和社會服務，目前國情人事檔案的創新是勢在必行，只有這樣才能對社會起到推動作用。

[1]劉琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望 [J].檔案學研究，2011，05：20-23.

[2]陳炳亮.人事檔案管理研究[D].蘇州大學，2003.

[3]宋軼群.流動人員人事檔案管理[D].山東大學，2009.